Các doanh nghiệp, chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận hoặc các nhóm nhỏ, bất kể quy mô hay loại hình, đều tham gia vào các hoạt động tổ chức.
Các hoạt động tổ chức được cấu thành từ nhiều quy trình kinh doanh.
Các quy trình kinh doanh có thể được chia thành các nhiệm vụ. Khi các phòng ban và cá nhân trong một tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao theo vai trò của mình, quy trình kinh doanh sẽ hoạt động.
Theo cách này, khi các quy trình kinh doanh riêng lẻ hoạt động, hoạt động tổ chức tổng thể cũng sẽ hoạt động.
Phần mềm hướng đối tượng
Trong thế giới phát triển phần mềm, khái niệm phần mềm hướng đối tượng, cùng với các phương pháp thiết kế và ngôn ngữ lập trình dựa trên nó, đã được phát triển.
Trước đây, phần mềm được thiết kế với dữ liệu và xử lý riêng biệt, và trong các chương trình, định nghĩa về dữ liệu và xử lý là độc lập.
Điều này cho phép các định nghĩa dữ liệu và xử lý có liên quan chặt chẽ được đặt gần nhau hoặc ở những vị trí hoàn toàn tách biệt trong chương trình.
Bất kể chúng được đặt ở đâu, điều đó không tạo ra sự khác biệt về cách máy tính xử lý chương trình.
Tuy nhiên, khi sửa đổi hoặc thêm tính năng vào các chương trình đã phát triển, chất lượng sắp xếp của chúng đã ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả công việc và khả năng phát sinh lỗi.
Nếu các định nghĩa dữ liệu và xử lý có liên quan chặt chẽ bị phân tán trong hàng chục hoặc hàng trăm nghìn dòng mã, việc thay đổi sẽ trở nên cực kỳ khó khăn.
Phần mềm hướng đối tượng cung cấp một cách tiếp cận cơ bản để giải quyết các vấn đề như vậy.
Tức là, nó áp dụng ý tưởng phân vùng rõ ràng dữ liệu và xử lý có liên quan chặt chẽ trong chương trình và giữ chúng trong cùng một phân vùng, giúp dễ hiểu hơn khi sửa đổi chương trình sau này.
Phân vùng chứa dữ liệu và xử lý này là khái niệm được gọi là đối tượng.
Cũng rất quan trọng khi thiết kế phần mềm ngay từ đầu, tập trung vào đơn vị đối tượng.
Hơn nữa, chúng ta thường quen với việc nhận thức các sự vật khác nhau dưới dạng đối tượng.
Ví dụ, khi chúng ta đặt đồng hồ báo thức vào một thời điểm thức dậy, chuông báo thức sẽ reo vào thời điểm đó. Chúng ta hiểu rằng một chiếc đồng hồ báo thức, với tư cách là một đối tượng, sở hữu dữ liệu về thời điểm thức dậy và quá trình reo chuông báo thức.
Việc thiết kế và triển khai phần mềm theo cách phù hợp với nhận thức chung của con người này là hợp lý. Đây là lý do tại sao phần mềm hướng đối tượng trở nên phổ biến như vậy.
Phần mềm hướng quy trình kinh doanh
Tôi đã cung cấp một cái nhìn tổng quan về các hoạt động tổ chức và phần mềm hướng đối tượng.
Giờ đây, tôi muốn đề xuất phần mềm hướng quy trình kinh doanh như một cách tiếp cận mới trong phát triển phần mềm.
Như đã giải thích trong phần thảo luận về phần mềm hướng đối tượng, việc thiết kế phần mềm theo cách phù hợp với nhận thức của con người mang lại những lợi thế đáng kể khi sửa đổi hoặc thêm tính năng vào phần mềm.
Khi sử dụng phần mềm trong các hoạt động tổ chức, việc đặt thông tin và chức năng liên quan vào phân vùng khái niệm của một quy trình kinh doanh, vốn là đơn vị cơ bản của nó, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc sửa đổi và bổ sung tính năng.
Đây là khái niệm cơ bản của phần mềm hướng quy trình kinh doanh.
Sổ tay và Thông tin Đầu vào
Trong các doanh nghiệp tương đối lớn, các quy trình kinh doanh điển hình thường được tiêu chuẩn hóa bằng sổ tay. Các quy trình kinh doanh được định nghĩa đủ rõ ràng để có thể tiêu chuẩn hóa cũng được gọi là quy trình công việc.
Các hệ thống kinh doanh được triển khai bằng phần mềm thông thường là sự hệ thống hóa của các quy trình công việc này. Bằng cách để mỗi người hoặc bộ phận phụ trách nhập thông tin vào hệ thống kinh doanh theo quy trình công việc, quy trình kinh doanh được thực hiện.
Ở đây, sổ tay kinh doanh, hệ thống kinh doanh và thông tin đầu vào có mối quan hệ rất chặt chẽ.
Tuy nhiên, trong cơ chế được mô tả ở đây, ba yếu tố có mối quan hệ chặt chẽ này lại bị phân tán.
Khái niệm phần mềm hướng quy trình kinh doanh giữ quan điểm rằng chúng nên là một thực thể duy nhất.
Hãy hình dung một tài liệu trong một tệp duy nhất chứa một sổ tay kinh doanh và cả các trường để mỗi người hoặc bộ phận phụ trách nhập thông tin.
Ngoài ra, giả sử thông tin liên hệ của người phụ trách nhiệm vụ tiếp theo cũng được ghi rõ ràng.
Khi đó, bạn sẽ thấy rằng tất cả các yếu tố của quy trình kinh doanh đều được bao gồm trong tệp nhập thông tin này kèm theo sổ tay kinh doanh.
Nếu tệp này được tạo và giao cho người phụ trách nhiệm vụ đầu tiên, quy trình kinh doanh sẽ tiến hành theo sổ tay được cung cấp. Cuối cùng, khi tất cả thông tin cần thiết được nhập vào, một quy trình kinh doanh sẽ hoàn thành.
Tệp này chính là phần mềm hướng quy trình kinh doanh, áp dụng khái niệm phần mềm hướng quy trình kinh doanh.
Và khi các phần mềm hướng quy trình kinh doanh khác nhau hoạt động, toàn bộ hoạt động tổ chức sẽ hoạt động.
Bản thân phần mềm
Trước đó, tôi đã mô tả tệp nhập thông tin kèm sổ tay nghiệp vụ như là bản thân phần mềm hướng quy trình kinh doanh.
Một số người có thể đã hình dung rằng điều này sẽ dẫn đến một cuộc thảo luận về việc phát triển chương trình hoặc hệ thống.
Tuy nhiên, không phải vậy.
Bất kể chương trình hay hệ thống, bản thân tệp này vẫn hoạt động như phần mềm hướng quy trình kinh doanh.
Như đã giải thích trước đó, nếu tệp này được tạo và gửi cho người phụ trách nhiệm vụ đầu tiên, nó sẽ được chuyển tiếp đến người phụ trách từng nhiệm vụ tiếp theo, và quy trình kinh doanh được mô tả trong đó sẽ được thực thi.
Tất nhiên, có thể phát triển các chương trình và hệ thống dựa trên tệp này để triển khai quy trình làm việc được viết trong đó.
Tuy nhiên, có bao nhiêu sự khác biệt giữa việc sử dụng một hệ thống như vậy và việc chỉ đơn giản là chuyển giao tệp đó giữa các bên chịu trách nhiệm?
Ở đây, điểm cần lưu ý là việc phát triển một chương trình hoặc hệ thống sẽ tách rời sổ tay khỏi việc xử lý.
Sự tách rời này đi ngược lại cách tiếp cận hướng quy trình kinh doanh. Nói cách khác, nó làm cho việc cải thiện quy trình kinh doanh và bổ sung tính năng trở nên khó khăn.
Điều này trở nên rõ ràng ngay lập tức nếu bạn hình dung việc sửa đổi một sổ tay nghiệp vụ.
Mỗi khi một quy trình nghiệp vụ thay đổi, chương trình hoặc hệ thống phải được sửa đổi cho phù hợp.
Vì lý do này, sổ tay nghiệp vụ cần được trau chuốt kỹ lưỡng ngay từ đầu, và việc lập sổ tay tốn thời gian. Hơn nữa, ngay cả khi một sổ tay được thay đổi, nó không được phản ánh ngay lập tức trong chương trình hoặc hệ thống.
Ngoài vấn đề về thời gian cần thiết, còn có chi phí sửa đổi.
Điều này có nghĩa là các quy trình kinh doanh và sổ tay không thể dễ dàng thay đổi.
Mặt khác, nếu không phát triển chương trình hoặc hệ thống, mà thay vào đó, các tệp nhập thông tin kèm sổ tay nghiệp vụ chỉ đơn giản được trao đổi giữa các bên chịu trách nhiệm, thì thời gian phát triển và chi phí bảo trì cho các chương trình và hệ thống sẽ được loại bỏ.
Phần mềm có thể thực thi
Một số người có thể thắc mắc, vậy tại sao tệp này lại được gọi là "phần mềm".
Lý do là tệp này là một tệp có thể thực thi. Tuy nhiên, đó không phải là phần mềm được máy tính thực thi dưới dạng một chương trình, mà là phần mềm được con người thực thi.
Một sổ tay nghiệp vụ giống như một chương trình dành cho con người. Và các trường thông tin đầu vào giống như các vị trí lưu trữ dữ liệu trong bộ nhớ hoặc cơ sở dữ liệu.
Nhìn theo cách này, không sai khi coi tệp này là phần mềm được con người thực thi.
Chủ thể thực thi
Các tác vụ được ghi trong phần mềm hướng quy trình kinh doanh có thể được thực thi bởi con người hoặc trí tuệ nhân tạo.
Ngay cả đối với một tác vụ duy nhất, có thể có trường hợp trí tuệ nhân tạo và con người hợp tác thực hiện, hoặc các tác vụ chỉ do con người thực hiện, hoặc chỉ do trí tuệ nhân tạo thực hiện.
Trí tuệ nhân tạo cũng có thể đọc sổ tay nghiệp vụ trong tệp này và thực hiện xử lý thích hợp.
Điều này có nghĩa là tệp này là phần mềm có thể thực thi được cho cả con người và trí tuệ nhân tạo.
Hỗ trợ của AI
Đầu tiên, trí tuệ nhân tạo thực thi tệp. Khi làm như vậy, nó đọc sổ tay nghiệp vụ được viết trong tệp và hiểu nội dung cần xử lý.
Một số phần của quy trình có thể được trí tuệ nhân tạo thực thi trực tiếp, hoặc thông tin có thể được nhập vào các trường đầu vào.
Mặt khác, cũng có những phần yêu cầu xử lý hoặc nhập thông tin từ con người.
Đối với những phần này, trí tuệ nhân tạo sẽ thông báo cho con người và nhắc nhở họ xử lý hoặc nhập thông tin.
Trong trường hợp này, trí tuệ nhân tạo có thể thay đổi cách trình bày thông tin cho con người, tùy thuộc vào nội dung xử lý của con người và thông tin đầu vào.
Các phương pháp trình bày cơ bản cho con người có thể bao gồm truyền đạt các tác vụ cần thiết qua trò chuyện văn bản hoặc giọng nói, hoặc thu thập thông tin cần thiết.
Ngoài ra còn có tùy chọn mở trực tiếp tệp. Ví dụ, nếu tệp là văn bản, một trình soạn thảo văn bản sẽ được mở.
Một phương pháp nâng cao hơn một chút liên quan đến việc trích xuất các tác vụ cần thiết và thông tin đầu vào, sau đó, dựa trên nội dung của chúng, tạo một tệp tạm thời cho một ứng dụng mà con người dễ dàng làm việc, và sau đó thực thi tệp đó.
Ví dụ, nếu cần nhập liệu dưới dạng bảng, một tệp bảng tính sẽ được tạo để con người nhập thông tin vào. Thông tin được nhập vào tệp tạm thời sau đó sẽ được trí tuệ nhân tạo chép lại vào các trường nhập liệu của tệp gốc.
Một phương pháp thậm chí còn tiên tiến hơn là lập trình theo yêu cầu một ứng dụng có giao diện người dùng phù hợp với tệp và các tác vụ hoặc đầu vào được yêu cầu từ con người.
Bằng cách này, khi trí tuệ nhân tạo tự động xử lý hoặc hỗ trợ công việc và đầu vào của con người để hoàn thành một tác vụ, nó sẽ chuyển tệp cho người liên hệ của tác vụ tiếp theo như đã ghi trong sổ tay nghiệp vụ.
Bằng cách để trí tuệ nhân tạo hỗ trợ con người theo cách này, một cơ chế có thể được hiện thực hóa, trong đó con người chỉ cần thực hiện hiệu quả các tác vụ tối thiểu cần thiết thông qua một giao diện thân thiện với người dùng.
Tệp thân thiện với AI
Về cơ bản, phần mềm hướng quy trình nghiệp vụ có thể ở bất kỳ định dạng tệp nào.
Tuy nhiên, xét đến sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo, một định dạng tệp cơ bản dễ dàng cho AI xử lý là phù hợp. Một ví dụ điển hình là tệp văn bản định dạng Markdown.
Cũng sẽ có lợi khi định nghĩa các quy tắc cơ bản cho việc mô tả nội dung. Vì trí tuệ nhân tạo cung cấp sự hỗ trợ, các quy tắc mô tả cơ bản này có thể được sửa đổi hoặc mở rộng một cách linh hoạt.
Tích lũy tri thức và cải tiến quy trình kinh doanh
Phần mềm hướng quy trình kinh doanh cho phép các tổ chức thêm các quy trình kinh doanh mới hoặc sửa đổi các quy trình hiện có chỉ bằng cách tạo hoặc thay đổi chính tệp, kết hợp các sổ tay và trường nhập liệu, mà không cần liên quan đến việc phát triển chương trình hoặc hệ thống.
Hơn nữa, điều quan trọng là phải bao gồm thông tin liên hệ cho một kênh giao tiếp trong sổ tay kinh doanh để đặt câu hỏi hoặc yêu cầu cải tiến liên quan đến quy trình kinh doanh đó.
Điều này giảm đáng kể thời gian và nỗ lực mà trí tuệ nhân tạo và con người phải bỏ ra để vật lộn với những điều không chắc chắn hoặc tiến hành nghiên cứu. Hơn nữa, vì các câu hỏi, câu trả lời và yêu cầu cải tiến được tập trung tại một điểm liên hệ duy nhất, kiến thức quy trình kinh doanh sẽ tự nhiên tích lũy, và các quy trình kinh doanh có thể được cải thiện thường xuyên.
Các tác vụ như hệ thống hóa và tổ chức kiến thức tích lũy, hoặc sửa đổi phần mềm hướng quy trình kinh doanh để đáp ứng các yêu cầu cải tiến, cũng có thể được thực hiện tự động bởi trí tuệ nhân tạo hoặc với sự hỗ trợ của nó cho con người.
Ngoài ra, nếu cần thiết, phần mềm hướng quy trình kinh doanh mới có thể được tạo ra để bổ sung các quy trình kinh doanh mới vào tổ chức.
Tổ chức học tập nhanh
Theo cách này, thông qua khái niệm phần mềm hướng quy trình kinh doanh và sự tự động hóa cùng hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo, toàn bộ một tổ chức có thể tự nhiên tích lũy kiến thức và liên tục tự cải thiện.
Điều này có thể được mô tả là một tổ chức học tập nhanh.
Điều này cho phép các hoạt động tổ chức hiệu quả hơn nhiều so với các tổ chức truyền thống.
Trong khi đó, với sự hỗ trợ của AI cho các tác vụ cá nhân, con người chỉ cần thực hiện công việc tối thiểu thông qua các giao diện thân thiện với người dùng.
Do đó, con người không cần phải học một lượng lớn thông tin hay nắm bắt mọi quy trình kinh doanh thay đổi thường xuyên.
Không giống con người, trí tuệ nhân tạo có thể dễ dàng đọc lại tất cả các sổ tay nghiệp vụ mới ngay lập tức. Hơn nữa, nó không cần thời gian để làm quen với các quy trình kinh doanh mới và cũng không bám víu vào những quy trình cũ.
Vì lý do này, AI hấp thụ những phần mà con người gặp khó khăn, chẳng hạn như học các sổ tay mở rộng và thích nghi với những thay đổi trong quy trình kinh doanh.
Do đó, một tổ chức học tập nhanh có thể được hiện thực hóa.