Các doanh nghiệp, chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận hay các nhóm nhỏ, bất kể quy mô hay loại hình, đều tham gia vào các hoạt động tổ chức.
Các hoạt động tổ chức bao gồm nhiều quy trình kinh doanh.
Các quy trình kinh doanh có thể được chia nhỏ thành các tác vụ. Một quy trình kinh doanh hoạt động khi các phòng ban và cá nhân trong một tổ chức thực hiện các tác vụ được giao cho họ như một phần của vai trò tương ứng.
Bằng cách này, khi các quy trình kinh doanh riêng lẻ hoạt động, thì toàn bộ các hoạt động tổ chức cũng hoạt động.
Phần mềm Hướng đối tượng
Trong thế giới phát triển phần mềm, khái niệm phần mềm hướng đối tượng, cùng với các phương pháp thiết kế và ngôn ngữ lập trình dựa trên nó, đã được phát triển.
Trước đó, phần mềm được thiết kế với dữ liệu và xử lý riêng biệt, và các định nghĩa về dữ liệu và xử lý là độc lập trong chương trình.
Vì điều này, các định nghĩa về dữ liệu và xử lý có liên quan chặt chẽ có thể được đặt gần nhau trong chương trình, hoặc ở những vị trí hoàn toàn riêng biệt.
Bất kể chúng được đặt ở đâu, không có sự khác biệt nào trong cách máy tính xử lý chương trình.
Mặt khác, khi sửa đổi hoặc thêm tính năng vào một chương trình đã phát triển, hiệu quả công việc và khả năng phát sinh lỗi khác nhau đáng kể tùy thuộc vào chất lượng sắp xếp.
Nếu các định nghĩa về dữ liệu và xử lý có liên quan chặt chẽ bị phân tán trong một chương trình dài hàng chục hoặc hàng trăm nghìn dòng, việc thực hiện thay đổi trở nên cực kỳ khó khăn.
Phần mềm hướng đối tượng là một khái niệm cơ bản để giải quyết các vấn đề như vậy.
Nói cách khác, đó là ý tưởng rằng dữ liệu và xử lý có liên quan chặt chẽ nên được phân chia rõ ràng và đặt trong cùng một ngăn trong chương trình, giúp dễ hiểu hơn khi sau này sửa đổi chương trình.
Ngăn chứa dữ liệu và xử lý này là khái niệm được gọi là "đối tượng".
Điều quan trọng là phải thiết kế phần mềm xoay quanh đơn vị "đối tượng" ngay từ giai đoạn thiết kế.
Mặt khác, chúng ta thường quen với việc nhận thức các sự vật khác nhau như các đối tượng.
Ví dụ, khi chúng ta đặt thời gian báo thức trên đồng hồ báo thức, chuông sẽ reo vào thời điểm đó. Chúng ta nhận ra rằng một chiếc đồng hồ báo thức, như một đối tượng, sở hữu dữ liệu (thời gian báo thức) và xử lý (chuông báo thức reo).
Việc thiết kế và triển khai phần mềm theo cách phù hợp với nhận thức chung của con người là điều hợp lý. Đây là lý do tại sao phần mềm hướng đối tượng trở nên phổ biến.
Phần mềm Định hướng Quy trình Kinh doanh
Tôi đã cung cấp một cái nhìn tổng quan về các hoạt động tổ chức và phần mềm hướng đối tượng.
Ở đây, tôi muốn đề xuất một cách tiếp cận phát triển phần mềm mới: Phần mềm Định hướng Quy trình Kinh doanh.
Như đã giải thích trong phần thảo luận về phần mềm hướng đối tượng, việc thiết kế phần mềm theo cách phù hợp với nhận thức của con người mang lại những lợi thế đáng kể khi sửa đổi hoặc thêm tính năng vào phần mềm.
Khi tận dụng phần mềm trong các hoạt động tổ chức, việc đặt thông tin và chức năng liên quan vào ngăn khái niệm của một quy trình kinh doanh – vốn là đơn vị cơ bản của hoạt động tổ chức – sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc sửa đổi và bổ sung tính năng dễ dàng hơn.
Đây là khái niệm cơ bản đằng sau Phần mềm Định hướng Quy trình Kinh doanh.
Sổ tay và Thông tin Đầu vào
Trong các công ty tương đối lớn, các quy trình kinh doanh điển hình thường được thủ công hóa. Các quy trình kinh doanh được định nghĩa đủ rõ ràng để có thể thủ công hóa cũng được gọi là quy trình làm việc (workflows).
Các hệ thống kinh doanh được hiện thực hóa bằng phần mềm chung là những hệ thống thể hiện các quy trình làm việc này. Một quy trình kinh doanh được hiện thực hóa khi mỗi cá nhân hoặc phòng ban phụ trách nhập thông tin vào hệ thống kinh doanh theo quy trình làm việc.
Ở đây, sổ tay nghiệp vụ, hệ thống nghiệp vụ và thông tin đầu vào có mối liên hệ rất chặt chẽ.
Tuy nhiên, trong cơ chế được mô tả ở đây, ba yếu tố có liên quan chặt chẽ này lại bị phân tán.
Khái niệm phần mềm định hướng quy trình kinh doanh cho rằng những yếu tố này nên là một đơn vị gắn kết duy nhất.
Hãy tưởng tượng một tài liệu mà trong đó sổ tay nghiệp vụ được viết trong một tệp tin, và cũng có các trường để mỗi người hoặc phòng ban phụ trách nhập thông tin.
Ngoài ra, giả sử thông tin liên hệ của người phụ trách tiếp theo của mỗi tác vụ cũng được liệt kê cụ thể.
Khi đó, bạn có thể thấy rằng tất cả các yếu tố của quy trình kinh doanh đều được chứa trong tệp tin biểu mẫu thông tin đầu vào này cùng với sổ tay nghiệp vụ.
Nếu tệp tin này được tạo và giao cho người phụ trách tác vụ đầu tiên, quy trình kinh doanh sẽ tiến hành theo sổ tay đã mô tả. Và cuối cùng, khi tất cả thông tin cần nhập đã được điền đầy đủ, một quy trình kinh doanh sẽ hoàn thành.
Tệp tin này chính là phần mềm định hướng quy trình kinh doanh, với khái niệm phần mềm định hướng quy trình kinh doanh được áp dụng.
Và khi các loại phần mềm định hướng quy trình kinh doanh khác nhau hoạt động, toàn bộ hoạt động tổ chức sẽ hoạt động.
Bản thân phần mềm
Trước đó, tôi đã mô tả tệp biểu mẫu thông tin đầu vào kèm theo sổ tay nghiệp vụ là chính phần mềm định hướng quy trình kinh doanh.
Một số người có thể đã hình dung rằng điều này sẽ dẫn đến việc thảo luận về việc phát triển các chương trình hoặc hệ thống.
Tuy nhiên, điều đó không phải vậy.
Bất kể chương trình hay hệ thống, bản thân tệp này vẫn hoạt động như phần mềm định hướng quy trình kinh doanh.
Như đã giải thích trước đó, nếu tệp này được tạo và gửi cho người phụ trách đầu tiên, nó sẽ được chuyển tiếp cho người phụ trách từng tác vụ, và quy trình kinh doanh được viết trong đó sẽ được thực thi.
Tất nhiên, dựa trên tệp này, người ta có thể phát triển các chương trình hoặc hệ thống để hiện thực hóa quy trình làm việc được mô tả trong đó.
Tuy nhiên, có bao nhiêu sự khác biệt giữa việc sử dụng một hệ thống như vậy và việc chỉ đơn giản chuyển tệp này giữa các bên liên quan?
Ở đây, điều cần lưu ý là việc phát triển các chương trình hoặc hệ thống sẽ tách rời sổ tay khỏi quá trình xử lý.
Sự tách rời này đi ngược lại với cách tiếp cận định hướng quy trình kinh doanh. Nói cách khác, nó làm cho việc cải tiến và bổ sung tính năng cho các quy trình kinh doanh trở nên khó khăn hơn.
Điều này trở nên rõ ràng ngay lập tức nếu bạn hình dung một kịch bản mà sổ tay nghiệp vụ bị thay đổi.
Mỗi khi quy trình của một quy trình kinh doanh thay đổi, các chương trình và hệ thống cần được sửa đổi tương ứng.
Vì lý do này, sổ tay nghiệp vụ cần được tinh chỉnh kỹ lưỡng ngay từ đầu, điều này làm cho việc thủ công hóa trở nên tốn thời gian. Hơn nữa, ngay cả khi sổ tay được thay đổi, nó cũng không được phản ánh ngay lập tức trong các chương trình hoặc hệ thống.
Ngoài vấn đề đòi hỏi thời gian như vậy, còn có chi phí cải tạo.
Điều này có nghĩa là các quy trình kinh doanh và sổ tay không thể dễ dàng thay đổi.
Mặt khác, nếu các chương trình và hệ thống không được phát triển, và thay vào đó, các tệp biểu mẫu thông tin đầu vào kèm theo sổ tay nghiệp vụ được trao đổi giữa các bên liên quan, thì thời gian phát triển và chi phí bảo trì/vận hành cho các chương trình và hệ thống sẽ không còn cần thiết.
Phần mềm có thể thực thi
Một số người có thể thắc mắc tại sao tệp này lại được gọi là "phần mềm".
Lý do là vì tệp này là một tệp có thể thực thi. Tuy nhiên, nó không được thực thi như một chương trình trên máy tính; đúng hơn, nó là phần mềm được thực thi bởi con người.
Một sổ tay nghiệp vụ giống như một chương trình dành cho con người. Và các trường thông tin đầu vào giống như các vị trí lưu trữ dữ liệu trong bộ nhớ hoặc cơ sở dữ liệu.
Nhìn theo cách này, việc coi tệp này là phần mềm được thực thi bởi con người là không sai.
Tác nhân thực thi
Các tác vụ được viết trong phần mềm định hướng quy trình kinh doanh có thể được thực thi bởi con người hoặc bởi trí tuệ nhân tạo.
Ngay cả đối với một tác vụ duy nhất, có thể có những trường hợp AI và con người hợp tác, hoặc chỉ con người hoặc chỉ AI thực hiện tác vụ đó.
Trí tuệ nhân tạo cũng có thể đọc sổ tay nghiệp vụ trong tệp này và thực hiện xử lý thích hợp.
Do đó, tệp này trở thành phần mềm có thể thực thi cho cả con người và trí tuệ nhân tạo.
Hỗ trợ của AI
Đầu tiên, trí tuệ nhân tạo thực thi tệp. Khi làm như vậy, nó đọc sổ tay nghiệp vụ được viết trong tệp và hiểu nội dung cần được xử lý.
Một số phần của quá trình xử lý này có thể được AI thực thi trực tiếp, hoặc thông tin có thể được AI nhập vào các trường nhập liệu.
Mặt khác, một số phần yêu cầu xử lý hoặc nhập thông tin từ con người.
Đối với những phần này, AI sẽ thông báo cho con người và nhắc nhở họ thực hiện xử lý hoặc nhập thông tin.
Tại thời điểm này, AI có thể thay đổi phương pháp trình bày cho con người dựa trên nội dung xử lý hoặc thông tin đầu vào của con người.
Các phương pháp cơ bản để trình bày cho con người có thể bao gồm truyền đạt các tác vụ cần thiết thông qua trò chuyện văn bản hoặc trò chuyện thoại, hoặc gợi ý thông tin cần nhập.
Ngoài ra còn có phương pháp trực tiếp mở tệp. Ví dụ, nếu tệp là văn bản, một trình soạn thảo văn bản sẽ được mở.
Một phương pháp nâng cao hơn là trích xuất các tác vụ và thông tin đầu vào cần thiết, sau đó tạo một tệp tạm thời cho một ứng dụng dễ sử dụng cho con người, dựa trên nội dung đó và thực thi nó.
Ví dụ, nếu yêu cầu nhập dữ liệu dưới dạng bảng, một tệp bảng tính có thể được tạo để con người nhập thông tin. Thông tin được nhập vào tệp tạm thời sau đó sẽ được AI sao chép vào các trường nhập liệu của tệp gốc.
Một phương pháp thậm chí còn nâng cao hơn là lập trình một ứng dụng theo yêu cầu với giao diện người dùng phù hợp với tệp và các tác vụ/thông tin đầu vào được yêu cầu từ con người.
Bằng cách này, khi một tác vụ được hoàn thành, dù là bằng tự động hóa AI hay bằng AI hỗ trợ công việc và nhập liệu của con người, AI sẽ chuyển tệp đến địa chỉ liên hệ của người phụ trách tác vụ tiếp theo được ghi trong sổ tay nghiệp vụ.
Bằng cách để AI hỗ trợ con người theo cách này, một hệ thống có thể được hiện thực hóa, trong đó con người chỉ cần thực hiện các tác vụ tối thiểu cần thiết một cách hiệu quả thông qua giao diện người dùng dễ sử dụng.
Tệp thân thiện với AI
Về cơ bản, phần mềm định hướng quy trình kinh doanh có thể ở bất kỳ định dạng tệp nào.
Tuy nhiên, xét đến sự hỗ trợ của AI, định dạng tệp dễ xử lý cho AI là phù hợp làm định dạng tệp cơ bản. Các tệp văn bản định dạng Markdown là một ví dụ điển hình.
Cũng sẽ tốt nếu thiết lập các quy tắc cơ bản cho nội dung. Vì AI cung cấp sự hỗ trợ, các quy tắc viết cơ bản này cũng có thể được sửa đổi hoặc mở rộng một cách linh hoạt.
Tích lũy kiến thức và Cải thiện quy trình kinh doanh
Phần mềm định hướng quy trình kinh doanh cho phép các tổ chức thêm các quy trình kinh doanh mới hoặc sửa đổi các quy trình hiện có chỉ bằng cách tạo hoặc thay đổi các tệp kết hợp sổ tay và trường nhập liệu, mà không cần liên quan đến việc phát triển chương trình hoặc hệ thống.
Hơn nữa, điều quan trọng là phải bao gồm thông tin liên hệ cho một điểm liên lạc trong sổ tay nghiệp vụ để giải đáp thắc mắc hoặc yêu cầu cải tiến liên quan đến quy trình kinh doanh đó.
Điều này giảm đáng kể thời gian và công sức mà AI hoặc con người phải bỏ ra để xử lý những điều không chắc chắn hoặc tìm kiếm thông tin. Hơn nữa, khi các câu hỏi, câu trả lời và yêu cầu cải tiến được tập trung tại một điểm liên lạc, kiến thức quy trình kinh doanh sẽ tự nhiên tích lũy, và các quy trình kinh doanh có thể được cải thiện với tần suất cao.
Các tác vụ hệ thống hóa và tổ chức kiến thức đã tích lũy, hoặc sửa đổi phần mềm định hướng quy trình kinh doanh theo yêu cầu cải tiến, cũng có thể được AI tự động thực hiện hoặc hỗ trợ.
Ngoài ra, nếu cần thiết, phần mềm định hướng quy trình kinh doanh mới có thể được tạo để thêm các quy trình kinh doanh mới vào tổ chức.
Tổ chức học hỏi nhanh chóng
Bằng cách này, thông qua khái niệm phần mềm định hướng quy trình kinh doanh và sự tự động hóa/hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo, toàn bộ tổ chức có thể tự nhiên tích lũy kiến thức và liên tục tự cải thiện.
Điều này có thể được mô tả là một tổ chức học hỏi nhanh chóng.
Điều này cho phép các hoạt động tổ chức hiệu quả hơn nhiều so với các tổ chức truyền thống.
Trong khi đó, với sự hỗ trợ của AI cho các tác vụ riêng lẻ, con người chỉ cần thực hiện công việc tối thiểu thông qua các giao diện thân thiện với người dùng.
Do đó, con người không cần phải học một lượng lớn thông tin hoặc nắm bắt mọi chi tiết của các quy trình kinh doanh thay đổi thường xuyên.
Không giống như con người, trí tuệ nhân tạo có thể ngay lập tức và dễ dàng đọc lại tất cả các sổ tay nghiệp vụ mới. Hơn nữa, nó không cần thời gian để làm quen với các quy trình kinh doanh mới và không bám víu vào các quy trình cũ.
Do đó, những phần mà con người gặp khó khăn, như học khối lượng lớn sổ tay và thích nghi với những thay đổi trong quy trình kinh doanh, sẽ được trí tuệ nhân tạo hấp thụ.
Đây là cách một tổ chức học hỏi nhanh chóng có thể được thực hiện.