İşletmeler, hükümetler, sivil toplum kuruluşları veya küçük ekipler, boyutları veya türleri ne olursa olsun, organizasyonel faaliyetlerde bulunurlar.
Organizasyonel faaliyetler, birden fazla iş sürecinden oluşur.
İş süreçleri görevlere ayrılabilir. Bir organizasyon içindeki departmanlar ve bireyler, kendilerine atanan görevleri yerine getirdiğinde, iş süreci işler.
Bu şekilde, bireysel iş süreçleri işledikçe, genel organizasyonel faaliyet de işler.
Nesne Yönelimli Yazılım
Yazılım geliştirme dünyasında, nesne yönelimli yazılım kavramı, buna dayalı tasarım metodolojileri ve programlama dilleri ile birlikte geliştirilmiştir.
Bundan önce yazılımlar, veri ve işlem ayrı ayrı tasarlanır, programlar içinde veri tanımları ve işlem tanımları birbirinden bağımsız olurdu.
Bu durum, birbiriyle yakından ilişkili veri ve işlem tanımlarının program içinde ister birbirine yakın, isterse tamamen ayrı yerlerde konumlandırılmasına olanak tanırdı.
Yerleştirildikleri yerden bağımsız olarak, bilgisayarın programı işlemesinde hiçbir fark yaratmazdı.
Ancak, geliştirilen programlarda değişiklik yapılırken veya yeni özellikler eklenirken, bu düzenlemenin kalitesi iş verimliliğini ve hata olasılığını önemli ölçüde etkilerdi.
Yakından ilişkili veri ve işlem tanımları, on binlerce veya yüz binlerce satır kodun içine dağılmışsa, değişiklik yapmak son derece zor hale gelirdi.
Nesne yönelimli yazılım, bu tür sorunları çözmek için temel bir yaklaşım sunar.
Yani, yakından ilişkili veri ve işlemleri program içinde açıkça bölümlere ayırarak aynı bölüm içinde tutma fikrini benimser; bu, programda daha sonra değişiklik yaparken anlamayı kolaylaştırır.
Veri ve işlemleri barındıran bu bölüme nesne adı verilen kavram denir.
Yazılımı en başından itibaren, bir nesne birimi etrafında tasarlamak da kritik öneme sahiptir.
Ayrıca, genellikle çeşitli şeyleri nesneler olarak algılamaya alışkınızdır.
Örneğin, bir çalar saate bir uyanma zamanı ayarladığımızda, alarm o zaman çalar. Bir çalar saatin, bir nesne olarak, uyanma zamanı verisini ve alarm çalma sürecini içerdiği anlayışına sahibiz.
Yazılımı, bu yaygın insan algısıyla uyumlu bir şekilde tasarlamak ve uygulamak mantıklıdır. Nesne yönelimli yazılımın bu kadar yaygınlaşmasının nedeni budur.
İş Süreci Odaklı Yazılım
Organizasyonel faaliyetler ve nesne yönelimli yazılım hakkında genel bir bakış sundum.
Şimdi ise, yazılım geliştirmeye yeni bir yaklaşım olarak iş süreci odaklı yazılımı önermek istiyorum.
Nesne yönelimli yazılım tartışmasında açıklandığı gibi, yazılımı insan algısıyla uyumlu bir şekilde tasarlamak, yazılımda değişiklik yaparken veya özellik eklerken önemli avantajlar sunar.
Organizasyonel faaliyetlerde yazılımı kullanırken, ilgili bilgi ve işlevleri, temel birimi olan bir iş sürecinin kavramsal bölmesine yerleştirmek, değişiklikleri ve özellik eklemeyi kolaylaştırmalıdır.
İş süreci odaklı yazılımın temel konsepti budur.
Kılavuzlar ve Girdi Bilgileri
Nispeten büyük işletmelerde, tipik iş süreçleri genellikle kılavuz haline getirilmiştir. Kılavuz haline getirilebilecek kadar net tanımlanmış iş süreçlerine iş akışları da denir.
Genel yazılımlarla uygulanan iş sistemleri, bu iş akışlarının sistemleştirilmiş halidir. Sorumlu her bir kişi veya departmanın, iş akışına göre iş sistemine bilgi girmesiyle iş süreci gerçekleşir.
Burada iş kılavuzları, iş sistemleri ve girdi bilgileri birbirleriyle çok yakından ilişkilidir.
Ancak, burada açıklanan mekanizmada, birbiriyle yakından ilişkili olan bu üç öğe dağınıktır.
İş süreci odaklı yazılım kavramı, bunların tek bir bütün olması gerektiği görüşünü benimser.
Tek bir dosyada, bir iş kılavuzu içeren ve ayrıca sorumlu her bir kişi veya departmanın bilgi gireceği alanları da barındıran bir belge hayal edin.
Ek olarak, her görevin bir sonraki sorumlusunun iletişim bilgilerinin de özel olarak yazıldığını varsayın.
Bu durumda, iş kılavuzlu bu girdi bilgisi giriş dosyasında iş sürecinin tüm unsurlarının bulunduğunu göreceksiniz.
Bu dosya oluşturulup ilk görevin sorumlusuna teslim edildiğinde, iş süreci sağlanan kılavuza göre ilerleyecektir. Sonunda, gerekli tüm bilgiler girildiğinde, bir iş süreci tamamlanmış olacaktır.
Bu dosya, iş süreci odaklı yazılım kavramının uygulandığı iş süreci odaklı yazılımın kendisidir.
Ve çeşitli iş süreci odaklı yazılımlar işlev gördükçe, tüm organizasyonel faaliyet de işleyecektir.
Yazılımın Kendisi
Daha önce, iş kılavuzuyla birlikte girdi bilgi giriş dosyasını iş süreci odaklı yazılımın kendisi olarak tanımlamıştım.
Bazıları bunun program veya sistem geliştirme hakkında bir tartışmaya yol açacağını hayal etmiş olabilir.
Ancak durum böyle değil.
Program veya sistemlerden bağımsız olarak, bu dosyanın kendisi iş süreci odaklı yazılım olarak işlev görür.
Daha önce açıklandığı gibi, bu dosya oluşturulup ilk sorumlu kişiye gönderilirse, daha sonra her bir sonraki görevin sorumlusuna iletilecek ve içinde açıklanan iş süreci yürütülecektir.
Elbette, bu dosyayı temel alarak içinde yazılı iş akışını uygulayacak programlar ve sistemler geliştirmek mümkündür.
Ancak, böyle bir sistemi kullanmakla, dosyayı sorumlu taraflar arasında basitçe iletmek arasında ne kadar fark vardır?
Burada dikkat edilmesi gereken nokta, bir program veya sistem geliştirmenin, kılavuzu işlemden ayırmasıdır.
Bu ayrım, iş süreci odaklı yaklaşıma aykırıdır. Başka bir deyişle, iş süreçlerinin iyileştirilmesini ve özellik eklemeyi zorlaştırır.
Bir iş kılavuzunu değiştirmeyi hayal ederseniz bu durum hemen anlaşılır.
Her iş süreci prosedürü değiştirildiğinde, program veya sistem de buna göre değiştirilmelidir.
Bu nedenle, iş kılavuzlarının baştan itibaren iyice gözden geçirilmesi gerekir ve kılavuzlaştırma zaman alır. Dahası, bir kılavuz değiştirilse bile, programa veya sisteme hemen yansımaz.
Gereken süre sorununa ek olarak, değişiklik maliyetleri de vardır.
Bu, iş süreçlerinin ve kılavuzlarının kolayca değiştirilemeyeceği anlamına gelir.
Öte yandan, programlar veya sistemler geliştirilmezse ve bunun yerine iş kılavuzlarıyla birlikte girdi bilgi giriş dosyaları sorumlu taraflar arasında basitçe değiştirilirse, programlar ve sistemler için geliştirme süresi ve bakım maliyetleri ortadan kalkar.
Yürütülebilir Yazılım
Bazıları, o zaman bu dosyaya neden "yazılım" dendiğini merak edebilir.
Sebebi, bu dosyanın yürütülebilir bir dosya olmasıdır. Ancak, bir bilgisayar tarafından program olarak çalıştırılan bir yazılım değil, insanlar tarafından çalıştırılan bir yazılımdır.
Bir iş kılavuzu, insanlar için bir program gibidir. Girdi bilgi alanları ise bellek veya veritabanındaki veri depolama konumları gibidir.
Bu şekilde bakıldığında, bu dosyayı insanlar tarafından çalıştırılan bir yazılım olarak görmek yanlış değildir.
Yürütücü
İş süreci odaklı yazılıma yazılmış görevler, insanlar veya yapay zeka tarafından yürütülebilir.
Tek bir görev için bile, yapay zeka ve insanların işbirliği yaparak yürütmesi veya sadece insanlar ya da sadece yapay zeka tarafından yürütülen görevler olabilir.
Yapay zeka da bu dosya içindeki iş kılavuzunu okuyarak uygun işlemi gerçekleştirebilir.
Bu, bu dosyanın hem insanlar hem de yapay zeka için yürütülebilir bir yazılım olduğu anlamına gelir.
Yapay Zeka Desteği
İlk olarak, yapay zeka dosyayı yürütür. Bunu yaparken, dosya içinde yazılı iş kılavuzunu okur ve işlenmesi gereken içeriği anlar.
Sürecin bazı kısımları yapay zeka tarafından doğrudan yürütülebilir veya bilgi giriş alanlarına bilgi girilebilir.
Öte yandan, insan tarafından işleme veya bilgi girişi gerektiren kısımlar da vardır.
Bu kısımlar için yapay zeka, insanı bilgilendirir ve onu işleme veya bilgi girişi için yönlendirir.
Bu durumda, yapay zeka, insanın işlem içeriğine ve girdi bilgisine bağlı olarak, bilgiyi insana sunuş şeklini değiştirebilir.
İnsanlara temel sunum yöntemleri arasında, gerekli görevleri metin veya sesli sohbet aracılığıyla iletmek veya gerekli bilgileri almak yer alabilir.
Dosyanın kendisini doğrudan açma seçeneği de vardır. Örneğin, dosya metin ise, bir metin düzenleyici açılır.
Biraz daha gelişmiş bir yöntem, gerekli görevleri ve girdi bilgilerini çıkarmak ve ardından, içeriklerine göre, insanların çalışması için kolay olan bir uygulama için geçici bir dosya oluşturmak ve bu dosyayı yürütmektir.
Örneğin, tablo formatında giriş gerekiyorsa, insanların bilgi girmesi için bir e-tablo dosyası oluşturulur. Geçici dosyaya girilen bilgiler daha sonra yapay zeka tarafından orijinal dosyanın giriş alanlarına aktarılır.
Daha da gelişmiş bir yöntem ise, dosya ve insanlardan beklenen görevler veya girişlerle uyumlu bir kullanıcı arayüzüne sahip bir uygulamayı isteğe bağlı olarak programlamayı içerir.
Bu şekilde, yapay zeka ya otomatik olarak işler ya da insan çalışmasına ve girdisine yardımcı olarak bir görevi tamamladığında, dosyayı iş kılavuzunda yazılı bir sonraki görevin ilgili kişisine aktarır.
Yapay zekanın insanlara bu şekilde yardımcı olmasıyla, insanların yalnızca kullanıcı dostu bir arayüz aracılığıyla minimum gerekli görevleri verimli bir şekilde yerine getirmesi gereken bir mekanizma gerçekleştirilebilir.
Yapay Zeka Dostu Dosya
Temel olarak, iş süreci odaklı yazılım herhangi bir dosya formatında olabilir.
Ancak, yapay zeka desteği düşünüldüğünde, yapay zekanın kolayca işleyebileceği temel bir dosya formatı uygundur. Başlıca örnek, Markdown formatında bir metin dosyasıdır.
İçerik açıklaması için temel kurallar tanımlamak da faydalı olacaktır. Yapay zeka destek sağladığı için, bu temel açıklama kuralları esnek bir şekilde değiştirilebilir veya genişletilebilir.
Bilgi Birikimi ve İş Süreci İyileştirme
İş süreci odaklı yazılım, organizasyonların program veya sistem geliştirme süreci gerektirmeden, sadece kılavuzları ve girdi alanlarını birleştiren dosyanın kendisini oluşturarak veya değiştirerek yeni iş süreçleri eklemesine veya mevcutları değiştirmesine olanak tanır.
Ayrıca, iş kılavuzu içinde, o iş süreciyle ilgili sorular veya iyileştirme talepleri için bir iletişim kanalının iletişim bilgilerini eklemek önemlidir.
Bu, yapay zeka ve insanların belirsizliklerle boğuşarak veya araştırma yaparak harcadığı zamanı ve çabayı önemli ölçüde azaltır. Dahası, sorular, cevaplar ve iyileştirme talepleri tek bir iletişim noktasında toplandığı için, iş süreci bilgisi doğal olarak birikir ve iş süreçleri sık sık iyileştirilebilir.
Birikmiş bilginin sistemleştirilmesi ve düzenlenmesi veya iyileştirme taleplerine yanıt olarak iş süreci odaklı yazılımın değiştirilmesi gibi görevler de yapay zeka tarafından otomatik olarak veya insanlara destekle gerçekleştirilebilir.
Ek olarak, gerekirse, organizasyona yeni iş süreçleri eklemek için yeni iş süreci odaklı yazılım oluşturulabilir.
Hızlı Öğrenen Organizasyon
Bu şekilde, iş süreci odaklı yazılım kavramı ve yapay zekanın otomasyonu ve desteği sayesinde, bir organizasyon bir bütün olarak doğal bir şekilde bilgi biriktirebilir ve sürekli olarak kendini geliştirebilir.
Bu, hızlı öğrenen bir organizasyon olarak tanımlanabilir.
Bu, geleneksel organizasyonlara göre çok daha verimli organizasyonel faaliyetleri mümkün kılar.
Bu arada, bireysel görevler için yapay zeka desteği sayesinde, insanların kullanıcı dostu arayüzler aracılığıyla yalnızca minimum düzeyde iş yapması yeterlidir.
Bu nedenle, insanların çok miktarda bilgi öğrenmesine veya sık sık değişen her iş sürecini kavramasına gerek yoktur.
İnsanlardan farklı olarak, yapay zeka tüm yeni iş kılavuzlarını zahmetsizce anında yeniden okuyabilir. Ayrıca, yeni iş süreçlerine alışmak için zamana ihtiyaç duymaz ve önceki süreçlere bağlı kalmaz.
Bu nedenle, yapay zeka, insanların kapsamlı kılavuzları öğrenme ve iş süreçlerindeki değişikliklere adapte olma gibi zorlayıcı bulduğu kısımları üstlenir.
Böylece, hızlı öğrenen bir organizasyon gerçekleştirilebilir.