İşletmeler, hükümetler, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar veya küçük ekipler, boyutları veya türleri ne olursa olsun, örgütsel faaliyetlerde bulunurlar.
Örgütsel faaliyetler, birden fazla iş sürecinden oluşur.
İş süreçleri görevlere ayrılabilir. Bir iş süreci, bir kuruluş içindeki departmanlar ve bireyler kendilerine atanmış görevleri ilgili rollerinin bir parçası olarak yerine getirdiğinde işler.
Bu şekilde, bireysel iş süreçleri işledikçe, örgütsel faaliyetler bir bütün olarak da işler.
Nesne Odaklı Yazılım
Yazılım geliştirme dünyasında, nesne odaklı yazılım kavramı ve buna dayalı tasarım metodolojileri ve programlama dilleri geliştirilmiştir.
Bundan önce, yazılım veri ve işleme ayrı ayrı tasarlanır ve veri ile işleme tanımları program içinde bağımsızdı.
Bu nedenle, birbiriyle yakından ilişkili veri ve işleme tanımları program içinde birbirine yakın veya tamamen ayrı yerlere yerleştirilebilirdi.
Nereye yerleştirilmiş olursa olsun, bilgisayarın programı işlemesinde hiçbir fark yoktu.
Öte yandan, geliştirilmiş bir programa özellikler eklerken veya değiştirirken, işin verimliliği ve hata olasılığı, yerleşimin kalitesine göre önemli ölçüde farklılık gösterir.
Birbiriyle yakından ilişkili veri ve işleme tanımları, on binlerce veya yüz binlerce satırı kapsayan bir programa dağılmışsa, değişiklik yapmak son derece zor hale gelir.
Nesne odaklı yazılım, bu tür sorunları çözmek için temel bir kavramdır.
Başka bir deyişle, birbiriyle yakından ilişkili veri ve işlemenin program içinde açıkça bölümlere ayrılması ve aynı bölüme yerleştirilmesi fikridir, bu da programı daha sonra değiştirirken anlaşılmasını kolaylaştırır.
Veri ve işleme için kullanılan bu bölüm, "nesne" adı verilen kavramdır.
Yazılımı, tasarım aşamasından itibaren "nesneler" birimi etrafında tasarlamak da önemlidir.
Öte yandan, genellikle çeşitli şeyleri nesne olarak algılamaya alışkınız.
Örneğin, bir çalar saate uyanma saati ayarladığımızda, alarm o saatte çalar. Bir çalar saatin, bir nesne olarak, veri (uyanma saati) ve işleme (alarm çalması) içerdiğini fark ederiz.
Yazılımı bu yaygın insan algısına uygun şekilde tasarlamak ve uygulamak mantıklıdır. Nesne odaklı yazılımın yaygınlaşmasının nedeni budur.
İş Süreci Odaklı Yazılım
Örgütsel faaliyetler ve nesne odaklı yazılım hakkında genel bir bakış sundum.
Burada, yeni bir yazılım geliştirme yaklaşımı önermek istiyorum: İş Süreci Odaklı Yazılım.
Nesne odaklı yazılım tartışmasında açıklandığı gibi, yazılımı insan algısıyla uyumlu bir şekilde tasarlamak, yazılıma özellik eklerken veya değiştirirken önemli avantajlar sunar.
Örgütsel faaliyetlerde yazılımdan yararlanırken, ilgili bilgi ve işlevleri örgütsel faaliyetin temel birimi olan bir iş sürecinin kavramsal bölümüne yerleştirmek, değişiklik yapmayı ve özellik eklemeyi kolaylaştırmalıdır.
İş Süreci Odaklı Yazılım'ın temel konsepti budur.
Kılavuzlar ve Giriş Bilgileri
Nispeten büyük şirketlerde, tipik iş süreçleri genellikle manuel hale getirilir. Yeterince net tanımlanmış ve manuel hale getirilebilen iş süreçlerine iş akışları da denir.
Genel yazılımlar tarafından gerçekleştirilen iş sistemleri, bu iş akışlarını somutlaştıran sistemlerdir. Bir iş süreci, ilgili her kişi veya departmanın iş akışına göre iş sistemine bilgi girmesiyle gerçekleştirilir.
Burada, iş kılavuzu, iş sistemi ve giriş bilgileri birbiriyle çok yakından ilişkilidir.
Ancak, burada açıklanan mekanizmada, bu üçbiriyle yakından ilişkili öğe dağınıktır.
İş süreci odaklı yazılım kavramı, bunların tek ve tutarlı bir birim olması gerektiğini savunur.
İş kılavuzunun bir dosyada yazıldığı ve ayrıca her ilgili kişi veya departmanın bilgi girebileceği alanların bulunduğu bir belge düşünün.
Ayrıca, her görevin bir sonraki sorumlusunun iletişim bilgilerinin de özel olarak listelendiğini varsayalım.
O zaman, iş sürecinin tüm unsurlarının bir iş kılavuzu içeren bu giriş bilgi formu dosyasında yer aldığını görebilirsiniz.
Bu dosya oluşturulup ilk görevin sorumlusuna teslim edilirse, iş süreci açıklanan kılavuza göre ilerleyecektir. Ve son olarak, girilecek tüm bilgiler doldurulduğunda, bir iş süreci tamamlanmış olacaktır.
Bu dosya, iş süreci odaklı yazılım kavramının uygulandığı iş süreci odaklı yazılımın kendisidir.
Ve çeşitli türlerdeki iş süreci odaklı yazılımlar işledikçe, tüm örgütsel faaliyetler de işleyecektir.
Yazılımın Kendisi
Daha önce, iş kılavuzu içeren giriş bilgi formu dosyasını, iş süreci odaklı yazılımın kendisi olarak tanımladım.
Bazıları bunun, program veya sistem geliştirme tartışmasına yol açacağını hayal etmiş olabilir.
Ancak durum böyle değildir.
Programlar veya sistemlerden bağımsız olarak, bu dosya kendisi iş süreci odaklı yazılım olarak işlev görür.
Daha önce açıklandığı gibi, bu dosya oluşturulup ilk sorumlu kişiye gönderilirse, daha sonra her görevin sorumlusuna iletilecek ve içinde yazılı olan iş süreci yürütülecektir.
Elbette, bu dosyadan yola çıkarak, içinde açıklanan iş akışını gerçekleştirecek programlar veya sistemler geliştirilebilir.
Ancak, böyle bir sistemi kullanmakla, bu dosyanın kendisini ilgili taraflar arasında dolaştırmak arasında ne kadar fark vardır?
Burada dikkat edilmesi gereken nokta, program veya sistem geliştirmenin, kılavuzu işleme sürecinden ayırmasıdır.
Bu ayrılık, iş süreci odaklı yaklaşıma aykırıdır. Başka bir deyişle, iş süreçlerine iyileştirmeler ve özellik eklemeyi zorlaştırır.
İş kılavuzunun değiştirildiği bir senaryo hayal ederseniz, bu durum hemen belli olur.
Bir iş sürecinin prosedürü her değiştiğinde, programlar ve sistemler buna göre değiştirilmelidir.
Bu nedenle, iş kılavuzunun baştan itibaren iyice düzenlenmesi gerekir, bu da manuel hale getirmeyi zaman alıcı hale getirir. Dahası, kılavuz değiştirilse bile, programlara veya sistemlere hemen yansımaz.
Bu tür zaman gereksiniminin yanı sıra, yenileme maliyetleri de vardır.
Bu, iş süreçlerinin ve kılavuzların kolayca değiştirilemeyeceği anlamına gelir.
Öte yandan, programlar ve sistemler geliştirilmezse ve bunun yerine iş kılavuzları içeren giriş bilgi formu dosyaları sorumlu taraflar arasında değiştirilirse, programlar ve sistemler için geliştirme süresi ve bakım/işletme maliyetleri gereksiz hale gelir.
Çalıştırılabilir Yazılım
Bazıları o zaman bu dosyanın neden "yazılım" olarak adlandırıldığını merak edebilir.
Sebebi, bu dosyanın çalıştırılabilir bir dosya olmasıdır. Ancak, bir bilgisayarda bir program olarak yürütülmez; daha ziyade, insanlar tarafından yürütülen bir yazılımdır.
Bir iş kılavuzu, insanlar için bir program gibidir. Ve giriş bilgi alanları, bellekteki veya bir veritabanındaki veri depolama konumları gibidir.
Bu şekilde bakıldığında, bu dosyayı insanlar tarafından yürütülen bir yazılım olarak kabul etmek yanlış değildir.
Yürütücü Temsilci
İş süreci odaklı yazılımda yazılan görevler insanlar veya yapay zeka tarafından yürütülebilir.
Tek bir görev için bile, yapay zeka ve insanların işbirliği yaptığı veya yalnızca insanların veya yalnızca yapay zekanın görevi yürüttüğü durumlar olabilir.
Yapay zeka, bu dosyadaki iş kılavuzunu da okuyabilir ve uygun işlemeyi gerçekleştirebilir.
Bu nedenle, bu dosya hem insanlar hem de yapay zeka için yürütülebilir yazılım haline gelir.
Yapay Zeka Desteği
İlk olarak, yapay zeka dosyayı yürütür. Bunu yaparken, dosyada yazılı olan iş kılavuzunu okur ve işlenmesi gereken içeriği anlar.
Bu işlemenin bazı kısımları doğrudan yapay zeka tarafından yürütülebilir veya yapay zeka tarafından giriş alanlarına bilgi girilebilir.
Öte yandan, bazı kısımlar insan müdahalesi veya bilgi girişi gerektirir.
Bu kısımlar için yapay zeka insanı bilgilendirir ve işleme veya bilgi girişini gerçekleştirmesi için teşvik eder.
Bu noktada, yapay zeka, insanın işleme veya giriş bilgilerinin içeriğine göre insana sunum yöntemini değiştirebilir.
İnsanlara sunum için temel yöntemler, metin sohbeti veya sesli sohbet aracılığıyla gerekli görevleri iletmek veya girilecek bilgileri almak olabilir.
Doğrudan dosyayı açma yöntemi de vardır. Örneğin, dosya metin ise, bir metin düzenleyici açılacaktır.
Daha gelişmiş bir yöntem, gerekli görevleri ve giriş bilgilerini çıkarmak ve ardından bu içeriğe dayanarak insanların çalışması için kolay olan bir uygulama için geçici bir dosya oluşturup bunu yürütmektir.
Örneğin, tablo formatında giriş gerekiyorsa, insanın bilgi girmesi için bir elektronik tablo dosyası oluşturulabilir. Geçici dosyaya girilen bilgiler daha sonra yapay zeka tarafından orijinal dosyanın giriş alanlarına aktarılacaktır.
Daha da gelişmiş bir yöntem, dosyaya ve insandan istenen görevlere/giriş bilgilerine uygun bir kullanıcı arayüzüne sahip, isteğe bağlı bir uygulama programlamaktır.
Bu şekilde, bir görev tamamlandığında, ister yapay zeka otomasyonuyla ister yapay zekanın insan işine ve girişine yardımcı olmasıyla olsun, yapay zeka dosyayı iş kılavuzunda yazılı olan bir sonraki görevin sorumlusunun iletişim adresine aktarır.
Yapay zekanın insanlara bu şekilde yardımcı olmasıyla, insanların sadece minimum gerekli görevleri kolay kullanımlı bir kullanıcı arayüzü aracılığıyla verimli bir şekilde gerçekleştirmesi gereken bir sistem gerçekleştirilebilir.
Yapay Zeka Dostu Dosyalar
Temel olarak, iş süreci odaklı yazılım herhangi bir dosya biçiminde olabilir.
Ancak, yapay zeka desteği göz önüne alındığında, yapay zekanın kolayca işleyebileceği bir dosya formatı temel dosya formatı için uygundur. Markdown formatlı metin dosyaları tipik bir örnektir.
İçerik için temel kurallar belirlemek de iyi olacaktır. Yapay zeka destek sağladığı için, bu temel yazım kuralları esnek bir şekilde değiştirilebilir veya genişletilebilir.
Bilgi Birikimi ve İş Süreci Geliştirme
İş süreci odaklı yazılım, kuruluşların program veya sistem geliştirme gerektirmeden, sadece kılavuzları ve giriş alanlarını birleştiren dosyaları oluşturarak veya değiştirerek yeni iş süreçleri eklemesine veya mevcut olanları değiştirmesine olanak tanır.
Ayrıca, iş kılavuzuna, ilgili iş süreciyle ilgili sorular veya iyileştirme talepleri için bir iletişim noktasının iletişim bilgilerini dahil etmek çok önemlidir.
Bu, yapay zekanın veya insanların belirsizliklerle mücadele ederken veya bilgi ararken harcadığı zaman ve çabayı önemli ölçüde azaltır. Dahası, sorular, cevaplar ve iyileştirme talepleri tek bir iletişim noktasında toplandıkça, iş süreci bilgisi doğal olarak birikir ve iş süreçleri yüksek sıklıkta iyileştirilebilir.
Birikmiş bilgiyi sistemleştirme ve organize etme veya iyileştirme taleplerine yanıt olarak iş süreci odaklı yazılımı değiştirme görevleri de yapay zeka tarafından otomatik olarak gerçekleştirilebilir veya desteklenebilir.
Ek olarak, gerekirse, kuruluşa yeni iş süreçleri eklemek için yeni iş süreci odaklı yazılım oluşturulabilir.
Hızlı Öğrenen Organizasyon
Bu şekilde, iş süreci odaklı yazılım konsepti ve yapay zeka tarafından sağlanan otomasyon/destek sayesinde, organizasyon bir bütün olarak doğal bir şekilde bilgi biriktirebilir ve sürekli olarak kendini geliştirebilir.
Bu durum, hızlı öğrenen bir organizasyon olarak tanımlanabilir.
Bu, geleneksel organizasyonlardan çok daha verimli örgütsel faaliyetler sağlar.
Bu arada, bireysel görevler için yapay zeka desteği ile insanların kullanıcı dostu arayüzler aracılığıyla minimum düzeyde iş yapması yeterlidir.
Bu nedenle, insanların çok fazla bilgi öğrenmesine veya sık sık değişen iş süreçlerinin her detayını kavramasına gerek yoktur.
İnsanların aksine, yapay zeka tüm yeni iş kılavuzlarını anında ve zahmetsizce tekrar okuyabilir. Dahası, yeni iş süreçlerine alışmak için zamana ihtiyaç duymaz ve önceki süreçlere takılıp kalmaz.
Böylece, insanların zorlandığı, örneğin çok sayıda kılavuzu öğrenme ve iş süreçlerindeki değişikliklere adapte olma gibi kısımlar yapay zeka tarafından üstlenilir.
Hızlı öğrenen bir organizasyon işte bu şekilde elde edilebilir.