การแนะนำซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจ

องค์กรธุรกิจ หน่วยงานรัฐ องค์กรไม่แสวงหาผลกำไร หรือทีมขนาดเล็ก ไม่ว่าจะมีขนาดหรือประเภทใดก็ตาม ล้วนดำเนินกิจกรรมขององค์กร

กิจกรรมขององค์กรประกอบด้วยกระบวนการทางธุรกิจหลายส่วน

กระบวนการทางธุรกิจสามารถแบ่งย่อยเป็นงานได้ เมื่อแผนกและบุคคลากรภายในองค์กรปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายตามบทบาทของตน กระบวนการทางธุรกิจก็จะทำงาน

ด้วยวิธีนี้ เมื่อกระบวนการทางธุรกิจแต่ละส่วนทำงาน กิจกรรมขององค์กรโดยรวมก็จะทำงานได้

ซอฟต์แวร์เชิงวัตถุ

ในโลกของการพัฒนาซอฟต์แวร์ แนวคิดของซอฟต์แวร์เชิงวัตถุ พร้อมด้วยระเบียบวิธีออกแบบและภาษาโปรแกรมที่อิงตามแนวคิดนี้ ได้รับการพัฒนาขึ้นมา

ก่อนหน้านี้ ซอฟต์แวร์ถูกออกแบบโดยแยกข้อมูลและการประมวลผลออกจากกัน และภายในโปรแกรม คำนิยามของข้อมูลและการประมวลผลก็เป็นอิสระต่อกัน

สิ่งนี้ทำให้สามารถจัดวางคำนิยามข้อมูลและการประมวลผลที่เกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิด ให้อยู่ใกล้กันหรืออยู่ในตำแหน่งที่แยกจากกันอย่างสิ้นเชิงภายในโปรแกรมก็ได้

ไม่ว่าพวกมันจะถูกจัดวางที่ใด ก็ไม่มีความแตกต่างใดๆ ต่อวิธีการที่คอมพิวเตอร์ประมวลผลโปรแกรม

อย่างไรก็ตาม เมื่อทำการแก้ไขหรือเพิ่มคุณสมบัติให้กับโปรแกรมที่พัฒนาไปแล้ว คุณภาพของการจัดเรียงของพวกมันส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อประสิทธิภาพการทำงานและความน่าจะเป็นที่จะเกิดข้อผิดพลาด

หากคำนิยามข้อมูลและการประมวลผลที่เกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิด กระจัดกระจายอยู่ทั่วโค้ดนับหมื่นหรือแสนบรรทัด การเปลี่ยนแปลงก็จะกลายเป็นเรื่องที่ยากลำบากอย่างยิ่ง

ซอฟต์แวร์เชิงวัตถุจึงเป็นแนวทางพื้นฐานในการแก้ปัญหาดังกล่าว

กล่าวคือ มันนำแนวคิดของการแบ่งข้อมูลและการประมวลผลที่เกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิดให้เป็นส่วนๆ อย่างชัดเจนภายในโปรแกรม และเก็บไว้ในส่วนเดียวกัน เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นเมื่อแก้ไขโปรแกรมในภายหลัง

ส่วนที่เก็บข้อมูลและการประมวลผลนี้คือแนวคิดที่เรียกว่า อ็อบเจกต์ (Object)

นอกจากนี้ การออกแบบซอฟต์แวร์ตั้งแต่เริ่มต้น โดยมีหน่วยของอ็อบเจกต์เป็นศูนย์กลาง ก็เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

ยิ่งไปกว่านั้น เรามักจะคุ้นเคยกับการรับรู้สิ่งต่างๆ เป็นอ็อบเจกต์

ตัวอย่างเช่น เมื่อเราตั้งนาฬิกาปลุกให้เป็นเวลาตื่นนอน นาฬิกาจะปลุกตามเวลานั้น เรามีความเข้าใจว่านาฬิกาปลุกในฐานะอ็อบเจกต์ มีข้อมูลของเวลาตื่นนอนและกระบวนการของการปลุก

การออกแบบและพัฒนาซอฟต์แวร์ในลักษณะที่สอดคล้องกับการรับรู้ทั่วไปของมนุษย์นี้เป็นสิ่งที่มีเหตุผล นี่คือสาเหตุที่ซอฟต์แวร์เชิงวัตถุแพร่หลายอย่างมาก

ซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจ

ผมได้ให้ภาพรวมของกิจกรรมองค์กรและซอฟต์แวร์เชิงวัตถุไปแล้ว

บัดนี้ ผมขอเสนอซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจในฐานะแนวทางใหม่ในการพัฒนาซอฟต์แวร์

ดังที่ได้อธิบายไว้ในการอภิปรายเกี่ยวกับซอฟต์แวร์เชิงวัตถุ การออกแบบซอฟต์แวร์ในลักษณะที่สอดคล้องกับการรับรู้ของมนุษย์นั้นให้ข้อได้เปรียบที่สำคัญเมื่อมีการแก้ไขหรือเพิ่มคุณสมบัติให้กับซอฟต์แวร์

เมื่อนำซอฟต์แวร์มาใช้ในกิจกรรมขององค์กร การจัดวางข้อมูลและฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องให้อยู่ภายในส่วนแนวคิดของกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งเป็นหน่วยพื้นฐานของมัน จะช่วยอำนวยความสะดวกในการแก้ไขและเพิ่มคุณสมบัติ

นี่คือแนวคิดพื้นฐานของซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจ

คู่มือและข้อมูลนำเข้า

ในองค์กรขนาดใหญ่ กระบวนการทางธุรกิจโดยทั่วไปมักจะถูกทำเป็นคู่มือ ซึ่งกระบวนการทางธุรกิจที่ได้รับการนิยามอย่างชัดเจนเพียงพอที่จะทำเป็นคู่มือได้นั้น เรายังเรียกว่าเวิร์กโฟลว์

ระบบธุรกิจที่ถูกนำไปใช้โดยซอฟต์แวร์ทั่วไปคือการทำให้เวิร์กโฟลว์เหล่านี้เป็นระบบ โดยการให้แต่ละบุคคลหรือแผนกที่รับผิดชอบป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบธุรกิจตามเวิร์กโฟลว์ กระบวนการทางธุรกิจก็จะถูกทำให้เป็นจริงขึ้นมาได้

ในที่นี้ คู่มือธุรกิจ ระบบธุรกิจ และข้อมูลนำเข้า มีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิดมาก

อย่างไรก็ตาม ในกลไกที่อธิบายไว้ข้างต้น องค์ประกอบทั้งสามที่มีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิดเหล่านี้กลับกระจัดกระจาย

แนวคิดของซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจนั้นยึดถือว่าสิ่งเหล่านี้ควรรวมเป็นหน่วยเดียวกัน

ลองนึกภาพเอกสารในไฟล์เดียวที่มีคู่มือธุรกิจและมีช่องสำหรับให้แต่ละบุคคลหรือแผนกที่รับผิดชอบป้อนข้อมูลลงไป

นอกจากนี้ สมมติว่ามีข้อมูลติดต่อสำหรับผู้รับผิดชอบงานถัดไปของแต่ละงานระบุไว้อย่างชัดเจนด้วย

แล้วคุณจะเห็นว่าองค์ประกอบทั้งหมดของกระบวนการทางธุรกิจถูกรวมอยู่ในไฟล์ป้อนข้อมูลนี้พร้อมกับคู่มือธุรกิจ

หากไฟล์นี้ถูกสร้างขึ้นและมอบให้ผู้รับผิดชอบงานแรก กระบวนการทางธุรกิจก็จะดำเนินไปตามคู่มือที่ให้ไว้ และในที่สุด เมื่อป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว กระบวนการทางธุรกิจหนึ่งก็จะเสร็จสมบูรณ์

ไฟล์นี้คือซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจนั่นเอง โดยเป็นการนำแนวคิดของซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจมาประยุกต์ใช้

และเมื่อซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ ทำงาน กิจกรรมขององค์กรโดยรวมก็จะทำงานได้เช่นกัน

ตัวซอฟต์แวร์เอง

ก่อนหน้านี้ ผมได้อธิบายไฟล์ป้อนข้อมูลพร้อมคู่มือธุรกิจว่าเป็นซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจด้วยตัวมันเอง

บางคนอาจจะจินตนาการว่าสิ่งนี้จะนำไปสู่การอภิปรายเกี่ยวกับการพัฒนาโปรแกรมหรือระบบ

แต่ไม่ใช่เช่นนั้น

ไม่ว่าจะมีโปรแกรมหรือระบบหรือไม่ ไฟล์นี้ก็ทำหน้าที่เป็นซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจได้ด้วยตัวมันเอง

ดังที่ได้อธิบายไปก่อนหน้านี้ หากไฟล์นี้ถูกสร้างขึ้นและส่งไปยังผู้รับผิดชอบงานแรก มันก็จะถูกส่งต่อไปยังผู้รับผิดชอบงานถัดไปแต่ละงาน และกระบวนการทางธุรกิจที่อธิบายไว้ในนั้นก็จะถูกดำเนินการ

แน่นอนว่า เป็นไปได้ที่จะพัฒนาโปรแกรมและระบบโดยอิงจากไฟล์นี้ เพื่อนำเวิร์กโฟลว์ที่เขียนไว้ในนั้นไปใช้จริง

อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างกันมากน้อยเพียงใดระหว่างการใช้ระบบดังกล่าวกับการเพียงแค่ส่งต่อไฟล์นั้นเองระหว่างผู้รับผิดชอบ?

ประเด็นที่ควรสังเกตคือ การพัฒนาโปรแกรมหรือระบบเป็นการแยกคู่มือออกจากกระบวนการประมวลผล

การแยกนี้ขัดแย้งกับแนวทางเชิงกระบวนการทางธุรกิจ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ มันทำให้การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและการเพิ่มคุณสมบัติเป็นเรื่องยาก

สิ่งนี้จะชัดเจนขึ้นทันทีหากคุณลองนึกภาพการแก้ไขคู่มือธุรกิจ

ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนกระบวนการทางธุรกิจ โปรแกรมหรือระบบจะต้องถูกปรับเปลี่ยนตามไปด้วย

ด้วยเหตุนี้ คู่มือธุรกิจจึงจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงอย่างละเอียดตั้งแต่เริ่มต้น และการจัดทำคู่มือก็ต้องใช้เวลา ยิ่งไปกว่านั้น แม้ว่าคู่มือจะถูกเปลี่ยนแปลง แต่ก็ไม่สามารถสะท้อนผลในโปรแกรมหรือระบบได้ทันที

นอกเหนือจากปัญหาเรื่องเวลาที่ต้องใช้แล้ว ยังมีค่าใช้จ่ายในการแก้ไขอีกด้วย

นี่หมายความว่ากระบวนการทางธุรกิจและคู่มือไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่ายๆ

ในทางกลับกัน หากไม่มีการพัฒนาโปรแกรมหรือระบบ และเพียงแค่มีการแลกเปลี่ยนไฟล์ป้อนข้อมูลพร้อมคู่มือธุรกิจระหว่างผู้รับผิดชอบ ก็จะช่วยลดระยะเวลาการพัฒนาและค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาสำหรับโปรแกรมและระบบไปได้

ซอฟต์แวร์ที่สามารถดำเนินการได้

บางคนอาจสงสัยว่า แล้วทำไมไฟล์นี้ถึงถูกเรียกว่า "ซอฟต์แวร์"

เหตุผลก็คือ ไฟล์นี้เป็นไฟล์ที่สามารถดำเนินการได้ อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ซอฟต์แวร์ที่ถูกประมวลผลโดยคอมพิวเตอร์ในฐานะโปรแกรม แต่เป็นซอฟต์แวร์ที่ดำเนินการโดยมนุษย์ต่างหาก

คู่มือธุรกิจก็เปรียบเสมือนโปรแกรมสำหรับมนุษย์ และช่องป้อนข้อมูลก็เปรียบเสมือนพื้นที่จัดเก็บข้อมูลในหน่วยความจำหรือฐานข้อมูล

เมื่อมองในแง่นี้ การพิจารณาว่าไฟล์นี้เป็นซอฟต์แวร์ที่ดำเนินการโดยมนุษย์ก็ไม่ใช่เรื่องที่ผิดพลาดแต่อย่างใด

ผู้ปฏิบัติงาน

งานที่ระบุในซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจสามารถดำเนินการได้โดยทั้งมนุษย์หรือปัญญาประดิษฐ์

แม้แต่งานเดียวก็อาจมีกรณีที่ปัญญาประดิษฐ์และมนุษย์ทำงานร่วมกันเพื่อดำเนินการ หรือเป็นงานที่ดำเนินการโดยมนุษย์เพียงอย่างเดียว หรือโดยปัญญาประดิษฐ์เพียงอย่างเดียว

ปัญญาประดิษฐ์ยังสามารถอ่านคู่มือธุรกิจภายในไฟล์นี้และดำเนินการประมวลผลที่เหมาะสมได้

ซึ่งหมายความว่าไฟล์นี้เป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถดำเนินการได้สำหรับทั้งมนุษย์และปัญญาประดิษฐ์

การช่วยเหลือจาก AI

ขั้นแรก ปัญญาประดิษฐ์จะดำเนินการไฟล์ ในการทำเช่นนั้น มันจะอ่านคู่มือธุรกิจที่เขียนอยู่ในไฟล์และทำความเข้าใจเนื้อหาที่จะต้องประมวลผล

บางส่วนของกระบวนการสามารถดำเนินการได้โดยปัญญาประดิษฐ์โดยตรง หรือสามารถป้อนข้อมูลลงในช่องป้อนข้อมูลได้

ในทางกลับกัน ก็ยังมีบางส่วนที่ต้องอาศัยการประมวลผลหรือการป้อนข้อมูลจากมนุษย์

สำหรับส่วนเหล่านี้ ปัญญาประดิษฐ์จะแจ้งเตือนมนุษย์และกระตุ้นให้ทำการประมวลผลหรือป้อนข้อมูล

ในกรณีนี้ ปัญญาประดิษฐ์สามารถเปลี่ยนวิธีการนำเสนอข้อมูลต่อมนุษย์ได้ ขึ้นอยู่กับเนื้อหาการประมวลผลของมนุษย์และข้อมูลที่ป้อนเข้ามา

วิธีการนำเสนอพื้นฐานต่อมนุษย์อาจรวมถึงการแจ้งงานที่จำเป็นผ่านการแชทข้อความหรือเสียง หรือการสอบถามข้อมูลที่ต้องการ

นอกจากนี้ ยังมีตัวเลือกในการเปิดไฟล์โดยตรงอีกด้วย หากไฟล์เป็นข้อความ ตัวอย่างเช่น ก็จะเปิดโปรแกรมแก้ไขข้อความขึ้นมา

วิธีการที่ก้าวหน้าขึ้นเล็กน้อยคือการดึงงานที่จำเป็นและข้อมูลที่ป้อนเข้ามา จากนั้น โดยอิงตามเนื้อหา จะสร้างไฟล์ชั่วคราวสำหรับแอปพลิเคชันที่มนุษย์ใช้งานได้ง่าย แล้วจึงดำเนินการไฟล์นั้น

ตัวอย่างเช่น หากต้องการป้อนข้อมูลในรูปแบบตาราง ก็จะสร้างไฟล์สเปรดชีตเพื่อให้มนุษย์ป้อนข้อมูลลงไป จากนั้นข้อมูลที่ป้อนในไฟล์ชั่วคราวจะถูกปัญญาประดิษฐ์ถอดความลงในช่องป้อนข้อมูลของไฟล์ต้นฉบับ

วิธีการที่ก้าวหน้ายิ่งกว่านั้นคือการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชันตามความต้องการพร้อมกับส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่เหมาะสมกับไฟล์และงานหรือข้อมูลที่ต้องการจากมนุษย์

ด้วยวิธีนี้ เมื่อปัญญาประดิษฐ์ประมวลผลโดยอัตโนมัติหรือช่วยเหลือการทำงานและการป้อนข้อมูลของมนุษย์เพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ มันจะโอนไฟล์ไปยังผู้ติดต่อสำหรับงานถัดไปตามที่ระบุในคู่มือธุรกิจ

ด้วยการให้ปัญญาประดิษฐ์ช่วยเหลือมนุษย์ในลักษณะนี้ กลไกที่มนุษย์เพียงแค่ต้องทำงานที่จำเป็นขั้นต่ำอย่างมีประสิทธิภาพผ่านส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่เป็นมิตรก็สามารถเกิดขึ้นได้

ไฟล์ที่เป็นมิตรกับ AI

โดยพื้นฐานแล้ว ซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจสามารถอยู่ในรูปแบบไฟล์ใดก็ได้

อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาถึงการช่วยเหลือโดยปัญญาประดิษฐ์ รูปแบบไฟล์พื้นฐานที่ AI จัดการได้ง่ายนั้นเหมาะสม ตัวอย่างสำคัญคือไฟล์ข้อความที่จัดรูปแบบด้วย Markdown

นอกจากนี้ การกำหนดกฎพื้นฐานสำหรับการอธิบายเนื้อหาจะเป็นประโยชน์ เนื่องจากปัญญาประดิษฐ์ให้ความช่วยเหลือ กฎการอธิบายพื้นฐานเหล่านี้จึงสามารถปรับเปลี่ยนหรือขยายได้อย่างยืดหยุ่น

การสะสมความรู้และการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

ซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มกระบวนการทางธุรกิจใหม่ๆ หรือปรับเปลี่ยนกระบวนการที่มีอยู่ได้ง่ายๆ เพียงแค่สร้างหรือแก้ไขไฟล์ซึ่งรวมคู่มือและช่องป้อนข้อมูลเข้าด้วยกัน โดยไม่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาโปรแกรมหรือระบบ

นอกจากนี้ การระบุข้อมูลติดต่อสำหรับช่องทางการสื่อสารภายในคู่มือธุรกิจสำหรับคำถามหรือคำขอปรับปรุงที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจนั้นเป็นสิ่งสำคัญ

สิ่งนี้ช่วยลดเวลาและความพยายามที่ปัญญาประดิษฐ์และมนุษย์ต้องใช้ในการแก้ไขปัญหาความไม่แน่นอนหรือทำการวิจัยลงได้อย่างมาก ยิ่งไปกว่านั้น เนื่องจากคำถาม คำตอบ และคำขอปรับปรุงถูกรวมศูนย์อยู่ที่จุดติดต่อเดียว ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจจึงสะสมขึ้นเองตามธรรมชาติ และกระบวนการทางธุรกิจสามารถปรับปรุงได้บ่อยครั้ง

งานต่างๆ เช่น การจัดระบบและจัดระเบียบความรู้ที่สะสม หรือการปรับเปลี่ยนซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจเพื่อตอบสนองต่อคำขอปรับปรุง ก็สามารถดำเนินการโดยอัตโนมัติโดยปัญญาประดิษฐ์ หรือด้วยความช่วยเหลือจาก AI แก่มนุษย์

นอกจากนี้ หากจำเป็น ซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจใหม่ก็สามารถสร้างขึ้นเพื่อเพิ่มกระบวนการทางธุรกิจใหม่ๆ ให้กับองค์กรได้

องค์กรแห่งการเรียนรู้ที่รวดเร็ว

ด้วยวิธีนี้ ผ่านแนวคิดของซอฟต์แวร์เชิงกระบวนการทางธุรกิจ และระบบอัตโนมัติพร้อมการช่วยเหลือจากปัญญาประดิษฐ์ องค์กรโดยรวมจะสามารถสะสมความรู้และพัฒนาตนเองได้อย่างต่อเนื่องตามธรรมชาติ

สิ่งนี้สามารถอธิบายได้ว่าเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ที่รวดเร็ว

ซึ่งจะช่วยให้กิจกรรมขององค์กรมีประสิทธิภาพมากกว่าองค์กรแบบดั้งเดิมอย่างมาก

ในขณะเดียวกัน ด้วยการช่วยเหลือจาก AI สำหรับงานแต่ละอย่าง มนุษย์เพียงแค่ต้องทำงานให้น้อยที่สุดผ่านส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่เป็นมิตร

ดังนั้น มนุษย์จึงไม่จำเป็นต้องเรียนรู้ข้อมูลจำนวนมาก หรือทำความเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งทั้งหมด

ต่างจากมนุษย์ ปัญญาประดิษฐ์สามารถอ่านคู่มือธุรกิจใหม่ทั้งหมดได้อย่างง่ายดายในชั่วพริบตา นอกจากนี้ ยังไม่จำเป็นต้องใช้เวลาในการปรับตัวให้เข้ากับกระบวนการทางธุรกิจใหม่ๆ และไม่ยึดติดกับกระบวนการเดิมๆ

ด้วยเหตุผลนี้ AI จึงสามารถรับภาระในส่วนที่มนุษย์พบว่าเป็นเรื่องยาก เช่น การเรียนรู้คู่มือจำนวนมากและการปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการทางธุรกิจ

ดังนั้น องค์กรแห่งการเรียนรู้ที่รวดเร็วจึงสามารถเกิดขึ้นได้จริง