Makampuni, serikali, mashirika yasiyo ya faida, au timu ndogo, bila kujali ukubwa au aina yao, hujihusisha na shughuli za shirika.
Shughuli za shirika zinaundwa na taratibu nyingi za biashara.
Taratibu za biashara zinaweza kugawanywa katika kazi. Utaratibu wa biashara hufanya kazi wakati idara na watu binafsi ndani ya shirika wanapotekeleza kazi walizopewa kama sehemu ya majukumu yao husika.
Kwa njia hii, taratibu za biashara binafsi zinapofanya kazi, shughuli za shirika kwa ujumla pia hufanya kazi.
Programu Inayozingatia Vipengele (Object-Oriented Software)
Katika ulimwengu wa usanifu wa programu, dhana ya programu inayozingatia vipengele (object-oriented software), pamoja na mbinu za usanifu na lugha za programu zinazotokana nayo, zimeendelezwa.
Kabla ya hapo, programu ziliundwa zikiwa na data na usindikaji kando, na ufafanuzi wa data na usindikaji ulikuwa huru ndani ya programu.
Kwa sababu hiyo, ufafanuzi wa data na usindikaji unaohusiana kwa karibu ungeweza kuwekwa karibu katika programu, au katika sehemu tofauti kabisa.
Bila kujali zilivyowekwa, hakukuwa na tofauti katika jinsi kompyuta ilivyosindika programu.
Kwa upande mwingine, wakati wa kurekebisha au kuongeza vipengele kwenye programu iliyoendelezwa, ufanisi wa kazi na uwezekano wa hitilafu hutofautiana sana kulingana na ubora wa uwekaji.
Ikiwa ufafanuzi wa data na usindikaji unaohusiana kwa karibu umetawanyika katika programu yenye makumi au mamia ya maelfu ya mistari, kufanya mabadiliko inakuwa ngumu sana.
Programu inayozingatia vipengele ni dhana ya msingi ya kutatua matatizo kama hayo.
Kwa maneno mengine, ni wazo kwamba data na usindikaji unaohusiana kwa karibu unapaswa kugawanywa waziwazi na kuwekwa ndani ya sehemu moja katika programu, na hivyo kurahisisha kuelewa wakati wa kurekebisha programu baadaye.
Sehemu hii ya data na usindikaji ndiyo dhana inayoitwa "kipengele" (object).
Pia ni muhimu kuunda programu kwa kuzingatia "vipengele" tangu hatua ya usanifu.
Kwa upande mwingine, kwa ujumla tumezoea kuona vitu mbalimbali kama vipengele.
Kwa mfano, tunapoweka muda wa kuamka kwenye saa ya kengele, kengele hulira kwa wakati huo. Tunatambua kwamba saa ya kengele, kama kipengele, ina data (muda wa kuamka) na usindikaji (kengele kulira).
Inaleta maana kuunda na kutekeleza programu kwa njia inayolingana na mtazamo huu wa kawaida wa binadamu. Ndiyo maana programu inayozingatia vipengele ilienea sana.
Programu Inayozingatia Taratibu za Biashara
Nimeelezea kwa ufupi shughuli za shirika na programu inayozingatia vipengele.
Hapa, ningependa kupendekeza mbinu mpya ya kuunda programu: Programu Inayozingatia Taratibu za Biashara.
Kama ilivyoelezwa katika mjadala wa programu inayozingatia vipengele, kuunda programu kwa njia inayolingana na mtazamo wa binadamu kunatoa faida kubwa wakati wa kurekebisha au kuongeza vipengele kwenye programu.
Wakati wa kutumia programu katika shughuli za shirika, kuweka habari na kazi zinazohusiana ndani ya sehemu ya dhana ya utaratibu wa biashara—ambayo ni kitengo cha msingi cha shughuli za shirika—kunapaswa kurahisisha marekebisho na nyongeza ya vipengele.
Huu ndio dhana ya msingi nyuma ya Programu Inayozingatia Taratibu za Biashara.
Miongozo na Taarifa za Kuingiza
Katika makampuni makubwa kiasi, taratibu za kawaida za biashara mara nyingi huwekwa kwenye miongozo (manualized). Taratibu za biashara ambazo zimefafanuliwa wazi kiasi cha kuweza kuwekwa kwenye miongozo pia huitwa mtiririko wa kazi (workflows).
Mifumo ya biashara inayotekelezwa na programu za jumla ni mifumo inayojumuisha mtiririko huu wa kazi. Utaratibu wa biashara unatekelezwa kila mtu au idara husika inapoingiza habari kwenye mfumo wa biashara kulingana na mtiririko wa kazi.
Hapa, mwongozo wa biashara, mfumo wa biashara, na taarifa za kuingiza zina uhusiano wa karibu sana.
Hata hivyo, katika utaratibu ulioelezwa hapa, vipengele hivi vitatu vilivyounganishwa kwa karibu vimetawanyika.
Dhana ya programu inayozingatia taratibu za biashara inashikilia msimamo kwamba hivi vinapaswa kuwa kitengo kimoja chenye mshikamano.
Fikiria hati ambapo mwongozo wa biashara umeandikwa katika faili moja, na pia kuna sehemu za kila mtu au idara husika kuingiza taarifa.
Kwa kuongeza, tuseme taarifa za mawasiliano kwa mtu anayefuata anayehusika na kila kazi pia zimeorodheshwa waziwazi.
Kisha, unaweza kuona kwamba vipengele vyote vya utaratibu wa biashara vimo ndani ya faili hii ya fomu ya kuingiza taarifa yenye mwongozo wa biashara.
Ikiwa faili hii itaundwa na kukabidhiwa kwa mtu anayehusika na kazi ya kwanza, utaratibu wa biashara utaendelea kulingana na mwongozo ulioelezwa. Na hatimaye, taarifa zote zitakazoingizwa zitakapojazwa, utaratibu mmoja wa biashara utakamilika.
Faili hii ndiyo programu inayozingatia taratibu za biashara yenyewe, ikiwa na dhana ya programu inayozingatia taratibu za biashara iliyotumika.
Na kadiri aina mbalimbali za programu zinazozingatia taratibu za biashara zinavyofanya kazi, shughuli nzima ya shirika itafanya kazi.
Programu Yenyewe
Hapo awali, nilielezea faili ya fomu ya kuingiza taarifa yenye mwongozo wa biashara kama programu yenyewe inayolenga michakato ya biashara.
Wengine wanaweza kuwa wamefikiria kuwa hii ingepelekea mjadala wa kuunda programu au mifumo.
Hata hivyo, sivyo ilivyo.
Bila kujali programu au mifumo, faili hii yenyewe hufanya kazi kama programu inayolenga michakato ya biashara.
Kama ilivyoelezwa hapo awali, ikiwa faili hii itaundwa na kutumwa kwa mtu wa kwanza anayehusika, itapitishwa kwa mtu anayehusika na kila kazi, na mchakato wa biashara ulioandikwa ndani yake utatekelezwa.
Bila shaka, kwa kutumia faili hii kama msingi, mtu anaweza kuunda programu au mifumo ili kutekeleza mtiririko wa kazi ulioelezwa ndani yake.
Hata hivyo, kuna tofauti gani kati ya kutumia mfumo kama huo na kupitisha faili hii yenyewe kati ya wahusika?
Hapa, kinachopaswa kuzingatiwa ni kwamba kuunda programu au mifumo hutenganisha mwongozo na usindikaji.
Utenganisho huu unapingana na mbinu inayolenga michakato ya biashara. Kwa maneno mengine, inafanya uboreshaji na nyongeza za vipengele kwenye michakato ya biashara kuwa ngumu zaidi.
Hii itaonekana mara moja ukifikiria hali ambapo mwongozo wa biashara unabadilishwa.
Kila wakati utaratibu wa mchakato wa biashara unabadilika, programu na mifumo zinahitaji kurekebishwa ipasavyo.
Kwa sababu hii, mwongozo wa biashara unahitaji kuboreshwa kikamilifu tangu mwanzo, jambo ambalo hufanya utengenezaji wa mwongozo kutumia muda mwingi. Zaidi ya hayo, hata kama mwongozo utabadilishwa, haionekani mara moja kwenye programu au mifumo.
Mbali na tatizo la kuhitaji muda kama huo, pia kuna gharama za ukarabati.
Hii inamaanisha kuwa michakato ya biashara na miongozo haiwezi kubadilishwa kwa urahisi.
Kwa upande mwingine, ikiwa programu na mifumo hazitaendekezwa, na badala yake, faili za fomu za kuingiza taarifa zenye miongozo ya biashara zitabadilishwa kati ya wahusika, basi muda wa kuendeleza na gharama za matengenezo/uendeshaji wa programu na mifumo zitakuwa zisizo za lazima.
Programu Inayotekelezeka
Baadhi wanaweza kujiuliza kwa nini faili hii inaitwa "programu."
Sababu ni kwamba faili hii ni faili inayotekelezeka. Hata hivyo, haitekelezwi kama programu kwenye kompyuta; badala yake, ni programu inayotekelezwa na wanadamu.
Mwongozo wa biashara ni kama programu kwa wanadamu. Na sehemu za kuingiza taarifa ni kama maeneo ya kuhifadhi data kwenye kumbukumbu au hifadhidata.
Kwa mtazamo huu, si makosa kuichukulia faili hii kama programu inayotekelezwa na wanadamu.
Wakala wa Kutekeleza
Kazi zilizoandikwa katika programu inayozingatia michakato ya biashara zinaweza kutekelezwa na wanadamu au akili bandia (AI).
Hata kwa kazi moja, kunaweza kuwa na hali ambapo AI na wanadamu wanashirikiana, au ambapo wanadamu pekee au AI pekee ndiyo inayotekeleza kazi hiyo.
Akili bandia pia inaweza kusoma mwongozo wa biashara ndani ya faili hii na kufanya usindikaji unaofaa.
Kwa hiyo, faili hii inakuwa programu inayotekelezeka kwa wanadamu na akili bandia.
Usaidizi wa AI
Kwanza, akili bandia (AI) inatekeleza faili. Katika kufanya hivyo, inasoma mwongozo wa biashara ulioandikwa kwenye faili na kuelewa maudhui yanayohitaji kuchakatwa.
Baadhi ya sehemu za usindikaji huu zinaweza kutekelezwa moja kwa moja na AI, au habari inaweza kuingizwa kwenye sehemu za kuingiza na AI.
Kwa upande mwingine, baadhi ya sehemu zinahitaji usindikaji wa binadamu au uingizaji wa habari.
Kwa sehemu hizi, AI inamjulisha binadamu na kumhimiza kufanya usindikaji au kuingiza habari.
Katika hatua hii, AI inaweza kubadilisha njia yake ya kuwasilisha kwa binadamu kulingana na maudhui ya usindikaji wa binadamu au habari iliyoingizwa.
Njia za msingi za kuwasilisha kwa binadamu zinaweza kujumuisha kufikisha kazi muhimu kupitia gumzo la maandishi au gumzo la sauti, au kutoa habari za kuingiza.
Pia kuna njia ya kufungua faili moja kwa moja. Ikiwa faili ni maandishi, kwa mfano, kihariri cha maandishi kingefunguliwa.
Njia ya hali ya juu zaidi inahusisha kutoa kazi muhimu na habari za kuingiza, na kisha kutoa faili ya muda kwa programu ambayo ni rahisi kwa wanadamu kufanya kazi nayo, kulingana na maudhui hayo, na kuitekeleza.
Kwa mfano, ikiwa uingizaji unahitajika katika muundo wa jedwali, faili ya lahajedwali inaweza kuzalishwa kwa binadamu kuingiza habari. Habari iliyoingizwa kwenye faili ya muda ingeandikwa na AI kwenye sehemu za kuingiza za faili asili.
Njia ya hali ya juu zaidi ni kuunda programu ya ombi na kiolesura cha mtumiaji kinacholingana na faili na kazi/habari za kuingiza zinazohitajika kutoka kwa binadamu.
Kwa njia hii, kazi inapotekelezwa, iwe kwa otomatiki ya AI au kwa AI kusaidia kazi na uingizaji wa binadamu, AI huhamisha faili kwa anwani ya mawasiliano ya mtu anayehusika na kazi inayofuata iliyoandikwa kwenye mwongozo wa biashara.
Kwa kuwa na AI kusaidia binadamu kwa namna hii, mfumo unaweza kutekelezwa ambapo wanadamu wanahitaji tu kufanya kazi ndogo muhimu kwa ufanisi kupitia kiolesura cha mtumiaji rahisi kutumia.
Faili Rafiki kwa AI
Kimsingi, programu inayozingatia michakato ya biashara inaweza kuwa katika umbizo lolote la faili.
Hata hivyo, kwa kuzingatia usaidizi wa AI, umbizo la faili ambalo ni rahisi kwa AI kushughulikia linafaa kwa umbizo la msingi la faili. Faili za maandishi zenye umbizo la Markdown ni mfano halisi.
Pia itakuwa vizuri kuanzisha sheria za msingi za maudhui. Kwa kuwa AI inatoa usaidizi, sheria hizi za msingi za uandishi pia zinaweza kurekebishwa au kupanuliwa kwa urahisi.
Mkusanyiko wa Maarifa na Uboreshaji wa Michakato ya Biashara
Programu inayolenga michakato ya biashara huwezesha mashirika kuongeza michakato mipya ya biashara au kurekebisha iliyopo kwa urahisi tu kwa kuunda au kubadilisha faili zinazochanganya miongozo na sehemu za kuingizia data, bila kuhusisha ukuzaji wa programu au mifumo.
Zaidi ya hayo, ni muhimu kujumuisha taarifa za mawasiliano kwa ajili ya mahali pa kuwasiliana ndani ya mwongozo wa biashara kwa maswali au maombi ya uboreshaji yanayohusiana na mchakato huo wa biashara.
Hii inapunguza kwa kiasi kikubwa muda na juhudi zinazotumiwa na AI au wanadamu wakihangaika na kutokuwa na uhakika au kutafuta habari. Aidha, maswali, majibu, na maombi ya uboreshaji yanapokusanywa katika sehemu moja ya mawasiliano, maarifa ya mchakato wa biashara hujikusanya kiasili, na michakato ya biashara inaweza kuboreshwa mara kwa mara.
Kazi za kuratibu na kupanga maarifa yaliyokusanywa, au kurekebisha programu inayolenga michakato ya biashara kujibu maombi ya uboreshaji, zinaweza pia kufanywa kiotomatiki na AI au kusaidiwa nayo.
Kwa kuongeza, ikiwa ni lazima, programu mpya inayolenga michakato ya biashara inaweza kuundwa ili kuongeza michakato mipya ya biashara kwenye shirika.
Shirika Linalojifunza Haraka
Kwa njia hii, kupitia dhana ya programu inayozingatia michakato ya biashara na otomatiki/usaidizi wa akili bandia, shirika zima linaweza kujikusanyia maarifa kiasili na kujiendeleza yenyewe mfululizo.
Hili linaweza kuelezwa kama shirika linalojifunza haraka.
Hii huwezesha shughuli za shirika kuwa na ufanisi zaidi kuliko mashirika ya kitamaduni.
Wakati huo huo, kwa msaada wa AI kwa kazi binafsi, wanadamu wanahitaji tu kufanya kazi ndogo kupitia miingiliano rafiki kwa mtumiaji.
Kwa hiyo, wanadamu hawahitaji kujifunza habari nyingi au kuelewa kila undani wa michakato ya biashara inayobadilika mara kwa mara.
Tofauti na wanadamu, akili bandia inaweza kusoma upya miongozo yote mipya ya biashara papo hapo na bila shida. Zaidi ya hayo, haihitaji muda wa kuzoea michakato mipya ya biashara na haishikilii ile ya awali.
Hivyo, sehemu ambazo wanadamu hujitahidi nazo, kama vile kujifunza kiasi kikubwa cha miongozo na kuzoea mabadiliko katika michakato ya biashara, huchukuliwa na akili bandia.
Hivi ndivyo shirika linalojifunza haraka linaweza kufikiwa.