Przedsiębiorstwa, rządy, organizacje non-profit czy małe zespoły, niezależnie od ich rozmiaru czy typu, angażują się w działalność organizacyjną.
Działalność organizacyjna składa się z wielu procesów biznesowych.
Procesy biznesowe można podzielić na zadania. Kiedy działy i osoby w organizacji wykonują zadania przypisane do ich ról, proces biznesowy działa.
W ten sposób, gdy funkcjonują poszczególne procesy biznesowe, działa cała działalność organizacyjna.
Oprogramowanie zorientowane obiektowo
W świecie tworzenia oprogramowania opracowano koncepcję oprogramowania zorientowanego obiektowo, wraz z metodologiami projektowania i językami programowania na niej opartymi.
Wcześniej oprogramowanie było projektowane z oddzielnymi danymi i przetwarzaniem, a w programach definicje danych i przetwarzania były niezależne.
Pozwalało to na umieszczanie ściśle powiązanych definicji danych i przetwarzania albo blisko siebie, albo w całkowicie oddzielnych miejscach w programie.
Niezależnie od miejsca ich umieszczenia, nie miało to żadnego wpływu na sposób przetwarzania programu przez komputer.
Jednakże, podczas modyfikowania lub dodawania funkcji do opracowanych programów, jakość ich rozmieszczenia znacząco wpływała na efektywność pracy i prawdopodobieństwo wystąpienia błędów.
Gdyby ściśle powiązane definicje danych i przetwarzania były rozproszone na dziesiątki lub setki tysięcy linii kodu, wprowadzanie zmian stałoby się niezwykle trudne.
Oprogramowanie zorientowane obiektowo stanowi podstawowe podejście do rozwiązywania takich problemów.
Przyjmuje ono mianowicie ideę wyraźnego podziału ściśle powiązanych danych i przetwarzania w programie oraz przechowywania ich w tej samej sekcji, co ułatwia zrozumienie podczas późniejszych modyfikacji programu.
Ta sekcja, która przechowuje dane i przetwarzanie, to koncepcja nazywana obiektem.
Kluczowe jest również projektowanie oprogramowania od samego początku, koncentrując się na jednostce obiektu.
Co więcej, jesteśmy zazwyczaj przyzwyczajeni do postrzegania różnych rzeczy jako obiektów.
Na przykład, gdy ustawiamy budzik na godzinę pobudki, alarm dzwoni o tej porze. Rozumiemy, że budzik, jako obiekt, posiada dane dotyczące godziny pobudki i proces dzwonienia alarmu.
Projektowanie i implementowanie oprogramowania w sposób zgodny z tym powszechnym ludzkim postrzeganiem jest logiczne. Dlatego oprogramowanie zorientowane obiektowo stało się tak powszechne.
Oprogramowanie zorientowane na procesy biznesowe
Przedstawiłem przegląd działalności organizacyjnej i oprogramowania zorientowanego obiektowo.
Teraz chciałbym zaproponować oprogramowanie zorientowane na procesy biznesowe jako nowe podejście do tworzenia oprogramowania.
Jak wyjaśniono w dyskusji o oprogramowaniu zorientowanym obiektowo, projektowanie oprogramowania w sposób zgodny z ludzkim postrzeganiem oferuje znaczące korzyści przy modyfikowaniu lub dodawaniu funkcji do oprogramowania.
Przy wykorzystywaniu oprogramowania w działalności organizacyjnej, umieszczenie powiązanych informacji i funkcji w koncepcyjnej sekcji procesu biznesowego, która jest jego podstawową jednostką, powinno ułatwić modyfikacje i dodawanie funkcji.
To jest podstawowa koncepcja oprogramowania zorientowanego na procesy biznesowe.
Instrukcje i informacje wejściowe
W stosunkowo dużych przedsiębiorstwach typowe procesy biznesowe są często usystematyzowane w formie instrukcji. Procesy biznesowe na tyle jasno zdefiniowane, by mogły być ujęte w instrukcjach, nazywane są również przepływami pracy (workflows).
Systemy biznesowe implementowane przez ogólne oprogramowanie to usystematyzowanie tych przepływów pracy. Poprzez wprowadzanie informacji do systemu biznesowego przez każdą osobę lub dział odpowiedzialny, zgodnie z przepływem pracy, realizuje się proces biznesowy.
W tym miejscu instrukcje biznesowe, systemy biznesowe i informacje wejściowe są ze sobą bardzo ściśle powiązane.
Jednak w opisanym tu mechanizmie te trzy ściśle powiązane elementy są rozproszone.
Koncepcja oprogramowania zorientowanego na procesy biznesowe zakłada, że powinny one stanowić jedną spójną całość.
Wyobraźmy sobie dokument w jednym pliku, który zawiera instrukcję biznesową, a także pola dla każdej osoby lub działu odpowiedzialnego do wprowadzania informacji.
Ponadto załóżmy, że podane są również konkretne dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za następne zadanie.
Wówczas okaże się, że wszystkie elementy procesu biznesowego są zawarte w tym pliku do wprowadzania informacji z instrukcją biznesową.
Jeśli ten plik zostanie utworzony i przekazany osobie odpowiedzialnej za pierwsze zadanie, proces biznesowy będzie przebiegał zgodnie z dostarczoną instrukcją. Ostatecznie, po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji, jeden proces biznesowy zostanie zakończony.
Ten plik jest samym oprogramowaniem zorientowanym na procesy biznesowe, stosującym koncepcję oprogramowania zorientowanego na procesy biznesowe.
A gdy funkcjonuje różnorodne oprogramowanie zorientowane na procesy biznesowe, funkcjonuje cała działalność organizacyjna.
Samo Oprogramowanie
Wcześniej opisałem plik do wprowadzania informacji z instrukcją biznesową jako samo oprogramowanie zorientowane na procesy biznesowe.
Niektórzy mogli sobie wyobrazić, że to doprowadzi do dyskusji o tworzeniu programów lub systemów.
Jednak tak nie jest.
Niezależnie od programów czy systemów, ten plik sam w sobie funkcjonuje jako oprogramowanie zorientowane na procesy biznesowe.
Jak wyjaśniono wcześniej, jeśli ten plik zostanie utworzony i wysłany do pierwszej osoby odpowiedzialnej, zostanie on następnie przekazany osobie odpowiedzialnej za każde kolejne zadanie, a opisany w nim proces biznesowy zostanie wykonany.
Oczywiście, możliwe jest opracowanie programów i systemów opartych na tym pliku w celu zaimplementowania zawartego w nim przepływu pracy.
Jednakże, jaka jest różnica między użyciem takiego systemu a prostym przekazywaniem samego pliku między odpowiedzialnymi stronami?
W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że tworzenie programu lub systemu oddziela instrukcję od przetwarzania.
To oddzielenie jest sprzeczne z podejściem zorientowanym na procesy biznesowe. Innymi słowy, utrudnia to usprawnianie procesów biznesowych i dodawanie nowych funkcji.
Staje się to natychmiast oczywiste, jeśli wyobrazimy sobie modyfikowanie instrukcji biznesowej.
Za każdym razem, gdy zmieniana jest procedura procesu biznesowego, program lub system musi zostać odpowiednio zmodyfikowany.
Z tego powodu instrukcje biznesowe muszą być od początku dokładnie dopracowane, a ich manualizacja zajmuje czas. Ponadto, nawet jeśli instrukcja zostanie zmieniona, nie jest to natychmiast odzwierciedlone w programie lub systemie.
Oprócz problemu wymaganego czasu, występują również koszty modyfikacji.
Oznacza to, że procesów biznesowych i instrukcji nie można łatwo zmieniać.
Z drugiej strony, jeśli programy lub systemy nie są rozwijane, a zamiast tego pliki do wprowadzania informacji z instrukcjami biznesowymi są po prostu wymieniane między odpowiedzialnymi stronami, wówczas okres rozwoju i koszty utrzymania programów i systemów są eliminowane.
Oprogramowanie Wykonywalne
Niektórzy mogą się zastanawiać, dlaczego ten plik nazywamy „oprogramowaniem”.
Powodem jest to, że ten plik jest plikiem wykonywalnym. Nie jest to jednak oprogramowanie wykonywane przez komputer jako program, lecz oprogramowanie wykonywane przez ludzi.
Instrukcja biznesowa jest dla człowieka czymś w rodzaju programu. A pola do wprowadzania informacji są jak miejsca przechowywania danych w pamięci lub bazie danych.
W ten sposób, nie jest błędem postrzeganie tego pliku jako oprogramowania wykonywanego przez ludzi.
Wykonawca
Zadania zapisane w oprogramowaniu zorientowanym na procesy biznesowe mogą być wykonywane zarówno przez ludzi, jak i przez sztuczną inteligencję.
Nawet w przypadku pojedynczego zadania mogą wystąpić sytuacje, w których sztuczna inteligencja i ludzie współpracują przy jego realizacji, lub zadania wykonywane wyłącznie przez ludzi, lub wyłącznie przez sztuczną inteligencję.
Sztuczna inteligencja może również odczytać instrukcję biznesową zawartą w tym pliku i wykonać odpowiednie przetwarzanie.
Oznacza to, że ten plik jest oprogramowaniem wykonywalnym zarówno dla ludzi, jak i dla sztucznej inteligencji.
Wsparcie ze strony AI
Po pierwsze, sztuczna inteligencja wykonuje plik. W ten sposób odczytuje instrukcję biznesową zapisaną w pliku i rozumie treść, która ma zostać przetworzona.
Niektóre części procesu mogą być bezpośrednio wykonywane przez sztuczną inteligencję, lub informacje mogą być wprowadzane do pól wejściowych.
Z drugiej strony, istnieją również części, które wymagają przetwarzania przez człowieka lub wprowadzania informacji.
W przypadku tych części, sztuczna inteligencja powiadamia człowieka i zachęca go do przetworzenia lub wprowadzenia informacji.
W tym przypadku sztuczna inteligencja może zmieniać sposób prezentacji informacji człowiekowi, w zależności od treści przetwarzania przez człowieka i wprowadzanych informacji.
Podstawowe metody prezentacji dla ludzi mogą obejmować przekazywanie niezbędnych zadań za pośrednictwem czatu tekstowego lub głosowego, lub uzyskiwanie wymaganych informacji.
Istnieje również opcja bezpośredniego otwarcia samego pliku. Jeśli plik jest tekstowy, na przykład, zostanie otwarty edytor tekstu.
Nieco bardziej zaawansowana metoda polega na wyodrębnieniu niezbędnych zadań i informacji wejściowych, a następnie, w oparciu o ich zawartość, wygenerowaniu tymczasowego pliku dla aplikacji, która jest łatwa do pracy dla ludzi, a następnie wykonaniu tego pliku.
Na przykład, jeśli dane wejściowe są wymagane w formacie tabelarycznym, zostanie wygenerowany plik arkusza kalkulacyjnego, do którego ludzie wprowadzą informacje. Informacje wprowadzone do pliku tymczasowego zostaną następnie przepisane przez sztuczną inteligencję do pól wejściowych oryginalnego pliku.
Jeszcze bardziej zaawansowana metoda obejmuje programowanie na żądanie aplikacji z interfejsem użytkownika, który pasuje do pliku i zadań lub danych wejściowych wymaganych od człowieka.
W ten sposób, gdy sztuczna inteligencja automatycznie przetwarza lub wspomaga pracę i wprowadzanie danych przez człowieka w celu wykonania zadania, przekazuje plik do osoby kontaktowej odpowiedzialnej za następne zadanie, zgodnie z zapisem w instrukcji biznesowej.
Dzięki temu, że sztuczna inteligencja wspomaga ludzi w ten sposób, można zrealizować mechanizm, w którym ludzie muszą jedynie efektywnie wykonywać minimalne niezbędne zadania za pośrednictwem przyjaznego interfejsu użytkownika.
Plik Przyjazny AI
Zasadniczo, oprogramowanie zorientowane na procesy biznesowe może być w dowolnym formacie pliku.
Jednakże, biorąc pod uwagę wsparcie ze strony sztucznej inteligencji, odpowiedni jest podstawowy format pliku, który jest łatwy w obsłudze dla AI. Doskonałym przykładem jest plik tekstowy w formacie Markdown.
Korzystne byłoby również zdefiniowanie podstawowych zasad opisu treści. Ponieważ sztuczna inteligencja zapewnia wsparcie, te podstawowe zasady opisu mogą być elastycznie modyfikowane lub rozszerzane.
Gromadzenie wiedzy i usprawnianie procesów biznesowych
Oprogramowanie zorientowane na procesy biznesowe umożliwia organizacjom dodawanie nowych procesów biznesowych lub modyfikowanie istniejących poprzez samo tworzenie lub zmienianie pliku, który łączy instrukcje i pola wejściowe, bez angażowania w rozwój programów lub systemów.
Ponadto ważne jest, aby w instrukcji biznesowej zawrzeć informacje kontaktowe do kanału komunikacji w celu zgłaszania pytań lub próśb o ulepszenia związane z danym procesem biznesowym.
To znacząco redukuje czas i wysiłek, jaki sztuczna inteligencja i ludzie poświęcają na borykanie się z niepewnościami lub prowadzenie badań. Co więcej, ponieważ pytania, odpowiedzi i prośby o ulepszenia są scentralizowane w jednym punkcie kontaktowym, wiedza o procesach biznesowych naturalnie się gromadzi, a same procesy biznesowe mogą być często usprawniane.
Zadania takie jak systematyzowanie i organizowanie zgromadzonej wiedzy, czy modyfikowanie oprogramowania zorientowanego na procesy biznesowe w odpowiedzi na prośby o ulepszenia, mogą być również wykonywane automatycznie przez sztuczną inteligencję lub z jej pomocą dla ludzi.
Dodatkowo, w razie potrzeby, można stworzyć nowe oprogramowanie zorientowane na procesy biznesowe, aby dodać nowe procesy biznesowe do organizacji.
Szybko Ucząca się Organizacja
W ten sposób, dzięki koncepcji oprogramowania zorientowanego na procesy biznesowe oraz automatyzacji i wsparciu ze strony sztucznej inteligencji, cała organizacja może naturalnie gromadzić wiedzę i nieustannie się doskonalić.
Można to określić jako szybko uczącą się organizację.
Umożliwia to znacznie bardziej efektywne działania organizacyjne niż w przypadku tradycyjnych organizacji.
Tymczasem, dzięki wsparciu AI w przypadku poszczególnych zadań, ludzie muszą wykonywać jedynie minimalną pracę za pośrednictwem przyjaznych dla użytkownika interfejsów.
Dlatego ludzie nie muszą uczyć się ogromnej ilości informacji ani przyswajać wszystkich często zmieniających się procesów biznesowych.
W przeciwieństwie do ludzi, sztuczna inteligencja może bez wysiłku natychmiast ponownie odczytać wszystkie nowe instrukcje biznesowe. Ponadto nie potrzebuje czasu na przyzwyczajenie się do nowych procesów biznesowych i nie trzyma się poprzednich.
Z tego powodu sztuczna inteligencja absorbuje te części, które ludzie uważają za wyzwanie, takie jak uczenie się obszernych instrukcji i adaptacja do zmian w procesach biznesowych.
W ten sposób można zrealizować szybko uczącą się organizację.