Bedrijven, overheden, non-profitorganisaties of kleine teams, ongeacht hun omvang of type, ontplooien organisatorische activiteiten.
Organisatorische activiteiten zijn samengesteld uit meerdere bedrijfsprocessen.
Bedrijfsprocessen kunnen worden onderverdeeld in taken. Wanneer afdelingen en individuen binnen een organisatie taken uitvoeren die aan hun respectievelijke rollen zijn toegewezen, functioneert het bedrijfsproces.
Op deze manier, naarmate individuele bedrijfsprocessen functioneren, functioneert de algehele organisatorische activiteit.
Objectgeoriënteerde software
In de wereld van softwareontwikkeling is het concept van objectgeoriënteerde software ontwikkeld, samen met de bijbehorende ontwerpmethodologieën en programmeertalen.
Voordat dit concept bestond, werd software ontworpen met een scheiding tussen gegevens en verwerking, waarbij de definities van gegevens en verwerking binnen programma's onafhankelijk van elkaar waren.
Dit maakte het mogelijk om nauw verwante gegevens- en verwerkingsdefinities zowel dicht bij elkaar als op geheel gescheiden plaatsen binnen het programma te plaatsen.
Ongeacht de plaatsing maakte het geen verschil voor de manier waarop de computer het programma verwerkte.
Bij het wijzigen of toevoegen van functies aan ontwikkelde programma's had de kwaliteit van de rangschikking echter een aanzienlijke invloed op de werkefficiëntie en de kans op bugs.
Als nauw verwante gegevens- en verwerkingsdefinities verspreid lagen over tienduizenden of honderdduizenden regels code, werd het aanbrengen van wijzigingen buitengewoon moeilijk.
Objectgeoriënteerde software biedt een fundamentele benadering om dergelijke problemen op te lossen.
Het hanteert het idee om nauw verwante gegevens en verwerking duidelijk te compartimenteren binnen het programma en ze in hetzelfde compartiment te bewaren, wat het gemakkelijker maakt om het programma later te begrijpen bij het aanpassen.
Dit compartiment dat gegevens en verwerking bevat, is het concept dat een object wordt genoemd.
Het is ook cruciaal om software vanaf het begin te ontwerpen, gecentreerd rond de eenheid van een object.
Bovendien zijn we doorgaans gewend om diverse zaken als objecten waar te nemen.
Wanneer we bijvoorbeeld een wekker instellen op een wektijd, gaat het alarm op dat tijdstip af. We begrijpen dat een wekker, als object, de gegevens van de wektijd en het proces van het afgaan van het alarm bezit.
Het ontwerpen en implementeren van software op een manier die overeenkomt met deze algemene menselijke perceptie is logisch. Dit is de reden waarom objectgeoriënteerde software zo wijdverbreid is geworden.
Bedrijfsprocesgerichte Software
Ik heb zojuist een overzicht gegeven van organisatorische activiteiten en objectgeoriënteerde software.
Nu wil ik bedrijfsprocesgerichte software voorstellen als een nieuwe benadering van softwareontwikkeling.
Zoals uitgelegd in de discussie over objectgeoriënteerde software, biedt het ontwerpen van software op een manier die aansluit bij de menselijke perceptie aanzienlijke voordelen bij het aanpassen of toevoegen van functies aan software.
Bij het gebruik van software in organisatorische activiteiten, zou het plaatsen van gerelateerde informatie en functies binnen het conceptuele compartiment van een bedrijfsproces – de fundamentele eenheid ervan – aanpassingen en functie-uitbreidingen moeten vergemakkelijken.
Dit is het basisconcept van bedrijfsprocesgerichte software.
Handleidingen en invoergegevens
In relatief grote ondernemingen zijn typische bedrijfsprocessen vaak gedocumenteerd in handleidingen. Bedrijfsprocessen die duidelijk genoeg zijn gedefinieerd om in handleidingen vast te leggen, worden ook wel workflows genoemd.
Bedrijfssystemen die met algemene software worden geïmplementeerd, zijn systematiseringen van deze workflows. Door elke verantwoordelijke persoon of afdeling informatie in het bedrijfssysteem in te voeren volgens de workflow, wordt het bedrijfsproces gerealiseerd.
Hier zijn bedrijfshandleidingen, bedrijfssystemen en invoergegevens zeer nauw met elkaar verbonden.
Echter, in het hier beschreven mechanisme zijn deze drie nauw verwante elementen verspreid.
Het concept van bedrijfsprocesgerichte software gaat ervan uit dat deze een enkele entiteit zouden moeten vormen.
Stel u een document voor in één bestand dat een bedrijfshandleiding bevat en tevens velden heeft voor elke verantwoordelijke persoon of afdeling om informatie in te voeren.
Veronderstel bovendien dat de contactgegevens van de volgende verantwoordelijke voor elke taak ook specifiek zijn vermeld.
Dan zult u zien dat alle elementen van het bedrijfsproces zijn omvat in dit invoerinformatiebestand met een bedrijfshandleiding.
Als dit bestand wordt aangemaakt en overhandigd aan de persoon die verantwoordelijk is voor de eerste taak, zal het bedrijfsproces verlopen volgens de meegeleverde handleiding. Uiteindelijk, wanneer alle benodigde informatie is ingevoerd, zal één bedrijfsproces zijn voltooid.
Dit bestand is de bedrijfsprocesgerichte software zelf, die het concept van bedrijfsprocesgerichte software toepast.
En naarmate diverse bedrijfsprocesgerichte software functioneert, zal de gehele organisatorische activiteit functioneren.
De software zelf
Eerder beschreef ik het invoerbestand met een bedrijfshandleiding als de bedrijfsprocesgerichte software zelf.
Sommigen hadden misschien gedacht dat dit zou leiden tot een discussie over het ontwikkelen van programma's of systemen.
Dat is echter niet het geval.
Ongeacht programma's of systemen functioneert dit bestand zelf als bedrijfsprocesgerichte software.
Zoals eerder uitgelegd, als dit bestand wordt aangemaakt en naar de eerste verantwoordelijke wordt gestuurd, zal het vervolgens worden doorgegeven aan de verantwoordelijke voor elke volgende taak, en zal het daarin beschreven bedrijfsproces worden uitgevoerd.
Natuurlijk is het mogelijk om op basis van dit bestand programma's en systemen te ontwikkelen om de daarin beschreven workflow te implementeren.
Maar hoeveel verschil is er tussen het gebruik van zo'n systeem en het simpelweg doorgeven van het bestand zelf tussen de verantwoordelijke partijen?
Hierbij is het belangrijk op te merken dat het ontwikkelen van een programma of systeem de handleiding scheidt van de verwerking.
Deze scheiding is in strijd met de bedrijfsprocesgerichte benadering. Met andere woorden, het bemoeilijkt de verbetering van bedrijfsprocessen en de toevoeging van functies.
Dit wordt onmiddellijk duidelijk als u zich voorstelt een bedrijfshandleiding aan te passen.
Elke keer dat een bedrijfsprocesprocedure wordt gewijzigd, moet het programma of systeem dienovereenkomstig worden aangepast.
Om deze reden moeten bedrijfshandleidingen vanaf het begin grondig worden verfijnd, en kost het opstellen van handleidingen tijd. Bovendien, zelfs als een handleiding wordt gewijzigd, wordt dit niet onmiddellijk in het programma of systeem weerspiegeld.
Naast het probleem van benodigde tijd, zijn er ook aanpassingskosten.
Dit betekent dat bedrijfsprocessen en handleidingen niet gemakkelijk kunnen worden gewijzigd.
Aan de andere kant, als er geen programma's of systemen worden ontwikkeld, en in plaats daarvan invoerbestanden met bedrijfshandleidingen eenvoudigweg tussen verantwoordelijke partijen worden uitgewisseld, dan worden de ontwikkelingsperiode en onderhoudskosten voor programma's en systemen geëlimineerd.
Uitvoerbare software
Sommigen vragen zich dan misschien af waarom dit bestand "software" wordt genoemd.
De reden is dat dit bestand een uitvoerbaar bestand is. Het is echter geen software die door een computer als programma wordt uitgevoerd, maar eerder software die door mensen wordt uitgevoerd.
Een bedrijfshandleiding is als een programma voor mensen. En de invoervelden voor informatie zijn als opslaglocaties voor gegevens in het geheugen of een database.
Op deze manier bekeken is het niet onjuist om dit bestand te beschouwen als software die door mensen wordt uitgevoerd.
Uitvoerder
Taken die zijn vastgelegd in bedrijfsprocesgerichte software kunnen zowel door mensen als door kunstmatige intelligentie worden uitgevoerd.
Zelfs voor een enkele taak kan het voorkomen dat kunstmatige intelligentie en mensen samenwerken om deze uit te voeren, of dat taken uitsluitend door mensen, dan wel uitsluitend door kunstmatige intelligentie worden uitgevoerd.
Kunstmatige intelligentie kan ook de bedrijfshandleiding in dit bestand lezen en de juiste verwerking uitvoeren.
Dit betekent dat dit bestand uitvoerbare software is voor zowel mensen als kunstmatige intelligentie.
AI-assistentie
Allereerst voert de kunstmatige intelligentie het bestand uit. Hierbij leest het de bedrijfshandleiding die in het bestand is geschreven en begrijpt het de te verwerken inhoud.
Sommige delen van het proces kunnen direct door de kunstmatige intelligentie worden uitgevoerd, of informatie kan in de invoervelden worden ingevoerd.
Aan de andere kant zijn er ook delen die menselijke verwerking of informatie-invoer vereisen.
Voor deze delen stelt de kunstmatige intelligentie de mens op de hoogte en spoort deze aan tot verwerking of informatie-invoer.
In dit geval kan de kunstmatige intelligentie de manier veranderen waarop het informatie aan de mens presenteert, afhankelijk van de inhoud van de menselijke verwerking en de ingevoerde informatie.
Basispresentatiemethoden voor mensen kunnen onder meer zijn: het overbrengen van benodigde taken via tekst- of spraakchat, of het uitvragen van benodigde informatie.
Er is ook de mogelijkheid om het bestand zelf direct te openen. Als het bestand bijvoorbeeld tekst is, wordt een teksteditor geopend.
Een iets geavanceerdere methode omvat het extraheren van de benodigde taken en invoerinformatie, en vervolgens, gebaseerd op de inhoud daarvan, het genereren van een tijdelijk bestand voor een applicatie die voor mensen gemakkelijk te gebruiken is, en het vervolgens uitvoeren van dat bestand.
Als bijvoorbeeld invoer in tabelvorm vereist is, wordt een spreadsheetbestand gegenereerd waarin mensen informatie kunnen invoeren. De informatie die in het tijdelijke bestand is ingevoerd, wordt vervolgens door de kunstmatige intelligentie overgeschreven naar de invoervelden van het originele bestand.
Een nog geavanceerdere methode omvat het on-demand programmeren van een applicatie met een gebruikersinterface die past bij het bestand en de taken of invoer die van de mens worden gevraagd.
Op deze manier, wanneer kunstmatige intelligentie ofwel automatisch verwerkt ofwel menselijk werk en invoer assisteert om een taak te voltooien, draagt het het bestand over aan de contactpersoon voor de volgende taak zoals beschreven in de bedrijfshandleiding.
Door kunstmatige intelligentie de mensen op deze manier te laten assisteren, kan een mechanisme worden gerealiseerd waarbij mensen alleen de minimaal noodzakelijke taken efficiënt hoeven uit te voeren via een gebruiksvriendelijke interface.
AI-vriendelijk Bestand
In principe kan bedrijfsprocesgerichte software elk bestandsformaat hebben.
Echter, met het oog op assistentie door kunstmatige intelligentie, is een basis bestandsformaat dat gemakkelijk door AI te verwerken is, geschikt. Een uitstekend voorbeeld is een tekstbestand in Markdown-formaat.
Het zou ook gunstig zijn om basisregels voor inhoudsbeschrijving te definiëren. Aangezien kunstmatige intelligentie assistentie biedt, kunnen deze basisbeschrijvingsregels flexibel worden aangepast of uitgebreid.
Kennisaccumulatie en bedrijfsprocesverbetering
Bedrijfsprocesgerichte software stelt organisaties in staat om nieuwe bedrijfsprocessen toe te voegen of bestaande te wijzigen door simpelweg het bestand zelf – dat handleidingen en invoervelden combineert – te creëren of te wijzigen, zonder de ontwikkeling van programma's of systemen.
Bovendien is het belangrijk om binnen de bedrijfshandleiding contactgegevens op te nemen voor een communicatiekanaal voor vragen of verzoeken tot verbetering met betrekking tot dat bedrijfsproces.
Dit vermindert aanzienlijk de tijd en moeite die kunstmatige intelligentie en mensen besteden aan het worstelen met onzekerheden of het uitvoeren van onderzoek. Bovendien, aangezien vragen, antwoorden en verbeteringsverzoeken worden gecentraliseerd op één contactpunt, accumuleert bedrijfsproceskennis op natuurlijke wijze en kunnen bedrijfsprocessen frequent worden verbeterd.
Taken zoals het systematiseren en organiseren van geaccumuleerde kennis, of het wijzigen van bedrijfsprocesgerichte software als reactie op verbeteringsverzoeken, kunnen ook automatisch door kunstmatige intelligentie of met haar assistentie aan mensen worden uitgevoerd.
Bovendien kan, indien nodig, nieuwe bedrijfsprocesgerichte software worden gecreëerd om nieuwe bedrijfsprocessen aan de organisatie toe te voegen.
Snel Lerende Organisatie
Op deze manier, door het concept van bedrijfsprocesgerichte software en automatisering en assistentie door kunstmatige intelligentie, kan een organisatie als geheel op natuurlijke wijze kennis accumuleren en zichzelf continu verbeteren.
Dit kan worden omschreven als een snel lerende organisatie.
Dit maakt veel efficiëntere organisatorische activiteiten mogelijk dan bij traditionele organisaties.
Ondertussen, met AI-assistentie voor individuele taken, hoeven mensen slechts minimale taken uit te voeren via gebruiksvriendelijke interfaces.
Daarom hoeven mensen niet een enorme hoeveelheid informatie te leren of elk frequent veranderend bedrijfsproces te doorgronden.
In tegenstelling tot mensen kan kunstmatige intelligentie moeiteloos in een oogwenk alle nieuwe bedrijfshandleidingen herlezen. Bovendien heeft het geen tijd nodig om te wennen aan nieuwe bedrijfsprocessen en klampt het zich niet vast aan vorige.
Om deze reden absorbeert AI de delen die mensen uitdagend vinden, zoals het leren van uitgebreide handleidingen en het aanpassen aan veranderingen in bedrijfsprocessen.
Zo kan een snel lerende organisatie worden gerealiseerd.