व्यवसाय प्रक्रिया अभिमुखतेसाठी आमंत्रण

उद्योग, सरकार, ना-नफा संस्था, किंवा लहान संघ, त्यांच्या आकार किंवा प्रकाराची पर्वा न करता, संघटनात्मक कामांमध्ये गुंतलेले असतात.

संघटनात्मक कामे अनेक व्यवसाय प्रक्रियांच्या संयोगाने बनलेली असतात.

व्यवसाय प्रक्रिया कार्यांमध्ये (tasks) विभागल्या जाऊ शकतात. जेव्हा संस्थेतील विभाग आणि व्यक्तींना त्यांच्या संबंधित भूमिकेचा भाग म्हणून नेमून दिलेली कार्ये (tasks) पूर्ण करतात, तेव्हा व्यवसाय प्रक्रिया कार्य करते.

अशा प्रकारे, वैयक्तिक व्यवसाय प्रक्रिया कार्यान्वित झाल्यामुळे, संपूर्ण संघटनात्मक कामे देखील कार्य करतात.

ऑब्जेक्ट-ओरिएंटेड सॉफ्टवेअर

सॉफ्टवेअर विकासाच्या जगात, ऑब्जेक्ट-ओरिएंटेड सॉफ्टवेअरची संकल्पना, तसेच त्यावर आधारित डिझाइन कार्यपद्धती आणि प्रोग्रामिंग भाषा विकसित केल्या गेल्या आहेत.

यापूर्वी, सॉफ्टवेअरची रचना डेटा आणि प्रोसेसिंग वेगळे ठेवून केली जात होती, आणि प्रोग्राममध्ये डेटा आणि प्रोसेसिंगची व्याख्या स्वतंत्र होती.

यामुळे, जवळून संबंधित डेटा आणि प्रोसेसिंगच्या व्याख्या प्रोग्राममध्ये जवळ ठेवता येत होत्या, किंवा पूर्णपणे वेगवेगळ्या ठिकाणी ठेवता येत होत्या.

त्या कुठेही ठेवल्या असल्या तरी, संगणक प्रोग्रामवर प्रक्रिया कशी करतो यात कोणताही फरक पडत नव्हता.

दुसरीकडे, विकसित प्रोग्राममध्ये बदल करताना किंवा वैशिष्ट्ये (features) जोडताना, कार्याची कार्यक्षमता आणि बग्सची शक्यता स्थापनेच्या (placement) गुणवत्तेनुसार लक्षणीयरीत्या भिन्न असते.

जर जवळून संबंधित डेटा आणि प्रोसेसिंगच्या व्याख्या हजारो किंवा लाखो ओळींच्या प्रोग्राममध्ये विखुरलेल्या असतील, तर बदल करणे अत्यंत कठीण होते.

अशा समस्या सोडवण्यासाठी ऑब्जेक्ट-ओरिएंटेड सॉफ्टवेअर ही एक मूलभूत संकल्पना आहे.

दुसऱ्या शब्दांत, ही कल्पना आहे की जवळून संबंधित डेटा आणि प्रोसेसिंग स्पष्टपणे विभागले जावे आणि प्रोग्राममधील एकाच कंपार्टमेंटमध्ये ठेवले जावे, ज्यामुळे नंतर प्रोग्राममध्ये बदल करताना ते समजून घेणे सोपे होईल.

डेटा आणि प्रोसेसिंगसाठी असलेल्या या कंपार्टमेंटला "ऑब्जेक्ट" ही संकल्पना म्हणतात.

डिझाइन टप्प्यापासूनच "ऑब्जेक्ट्स" च्या एककाभोवती सॉफ्टवेअरची रचना करणे देखील महत्त्वाचे आहे.

दुसरीकडे, आपण सामान्यतः विविध गोष्टींना ऑब्जेक्ट म्हणून समजून घेण्यास सरावलो आहोत.

उदाहरणार्थ, जेव्हा आपण अलार्म घड्याळात उठण्याची वेळ सेट करतो, तेव्हा त्या वेळी अलार्म वाजतो. अलार्म घड्याळ, एक ऑब्जेक्ट म्हणून, डेटा (उठण्याची वेळ) आणि प्रोसेसिंग (अलार्म वाजणे) दोन्ही धारण करते हे आपण ओळखतो.

मानवी सामान्य समजाशी जुळेल अशा प्रकारे सॉफ्टवेअरची रचना आणि अंमलबजावणी करणे तर्कसंगत आहे. यामुळेच ऑब्जेक्ट-ओरिएंटेड सॉफ्टवेअर सर्वत्र पसरले.

व्यवसाय प्रक्रिया-अभिवृत्त सॉफ्टवेअर

मी संघटनात्मक उपक्रम आणि ऑब्जेक्ट-ओरिएंटेड सॉफ्टवेअर यांचे विहंगावलोकन दिले आहे.

येथे, मी एक नवीन सॉफ्टवेअर विकास दृष्टिकोन मांडू इच्छितो: व्यवसाय प्रक्रिया-अभिवृत्त सॉफ्टवेअर (Business Process-Oriented Software).

ऑब्जेक्ट-ओरिएंटेड सॉफ्टवेअरच्या चर्चेत स्पष्ट केल्याप्रमाणे, मानवी दृष्टिकोनाशी जुळेल अशा प्रकारे सॉफ्टवेअरची रचना केल्याने सॉफ्टवेअरमध्ये बदल करताना किंवा वैशिष्ट्ये जोडताना महत्त्वपूर्ण फायदे मिळतात.

संघटनात्मक उपक्रमांमध्ये सॉफ्टवेअरचा वापर करताना, संबंधित माहिती आणि कार्ये व्यवसाय प्रक्रियेच्या संकल्पनात्मक कप्प्यात ठेवल्यास—जी संघटनात्मक उपक्रमाची मूलभूत एकक आहे—बदल करणे आणि वैशिष्ट्ये जोडणे सोपे होईल.

ही व्यवसाय प्रक्रिया-अभिवृत्त सॉफ्टवेअरमागील मूलभूत संकल्पना आहे.

नियमावली (Manuals) आणि इनपुट माहिती

तुलनात्मकदृष्ट्या मोठ्या कंपन्यांमध्ये, विशिष्ट व्यवसाय प्रक्रिया अनेकदा नियमावलीत (manualized) असतात. ज्या व्यवसाय प्रक्रिया इतक्या स्पष्टपणे परिभाषित केलेल्या असतात की त्यांना नियमावलीत करता येते, त्यांना वर्कफ्लो (workflows) असेही म्हणतात.

सामान्य सॉफ्टवेअरद्वारे साकार झालेल्या व्यवसाय प्रणाली अशा प्रणाली असतात ज्या या वर्कफ्लोला मूर्त स्वरूप देतात. प्रत्येक प्रभारी व्यक्ती किंवा विभाग वर्कफ्लोनुसार व्यवसाय प्रणालीमध्ये माहिती प्रविष्ट करतो, तेव्हा एक व्यवसाय प्रक्रिया साकार होते.

येथे, व्यवसाय नियमावली (business manual), व्यवसाय प्रणाली (business system) आणि इनपुट माहिती (input information) हे एकमेकांशी खूप जवळून संबंधित आहेत.

तथापि, येथे वर्णन केलेल्या यंत्रणेमध्ये, हे तीन जवळून संबंधित घटक विखुरलेले आहेत.

व्यवसाय प्रक्रिया-केंद्रित सॉफ्टवेअरची संकल्पना असे मानते की हे सर्व एकाच एकसंध युनिटमध्ये असले पाहिजेत.

एका दस्तऐवजाची कल्पना करा जिथे व्यवसाय नियमावली एका फाइलमध्ये लिहिलेली आहे आणि प्रत्येक प्रभारी व्यक्ती किंवा विभागासाठी माहिती प्रविष्ट करण्यासाठी फील्ड्स (fields) देखील आहेत.

याव्यतिरिक्त, प्रत्येक कार्यासाठी पुढील प्रभारी व्यक्तीची संपर्क माहिती देखील विशेषतः सूचीबद्ध केलेली आहे असे गृहीत धरा.

मग, तुम्हाला दिसेल की व्यवसाय प्रक्रियेचे सर्व घटक व्यवसाय नियमावली असलेल्या या इनपुट माहिती फॉर्म फाइलमध्ये समाविष्ट आहेत.

जर ही फाइल तयार करून पहिल्या कार्यासाठी जबाबदार असलेल्या व्यक्तीला दिली गेली, तर वर्णन केलेल्या नियमावलीनुसार व्यवसाय प्रक्रिया पुढे जाईल. आणि शेवटी, जेव्हा प्रविष्ट करायची सर्व माहिती भरली जाईल, तेव्हा एक व्यवसाय प्रक्रिया पूर्ण होईल.

ही फाइल स्वतः व्यवसाय प्रक्रिया-केंद्रित सॉफ्टवेअर आहे, ज्यावर व्यवसाय प्रक्रिया-केंद्रित सॉफ्टवेअरची संकल्पना लागू केली आहे.

आणि विविध प्रकारच्या व्यवसाय प्रक्रिया-केंद्रित सॉफ्टवेअरच्या कार्यामुळे, संपूर्ण संघटनात्मक कार्य कार्य करेल.

सॉफ्टवेअर स्वतःच

यापूर्वी, मी व्यवसाय मॅन्युअल असलेली इनपुट माहिती फॉर्म फाइल ही व्यवसाय प्रक्रिया-केंद्रित सॉफ्टवेअर असल्याचे वर्णन केले आहे.

काहींनी अशी कल्पना केली असेल की यामुळे प्रोग्राम किंवा सिस्टम विकसित करण्याच्या चर्चेला सुरुवात होईल.

परंतु, तसे नाही.

प्रोग्राम किंवा सिस्टमची पर्वा न करता, ही फाइल स्वतः व्यवसाय प्रक्रिया-केंद्रित सॉफ्टवेअर म्हणून कार्य करते.

पूर्वी स्पष्ट केल्याप्रमाणे, जर ही फाइल तयार करून पहिल्या जबाबदार व्यक्तीकडे पाठवली, तर ती त्यानंतर प्रत्येक कार्यासाठी जबाबदार व्यक्तीकडे दिली जाईल आणि त्यात लिहिलेली व्यवसाय प्रक्रिया अंमलात आणली जाईल.

अर्थात, या फाइलच्या आधारे, त्यात वर्णन केलेला वर्कफ्लो प्रत्यक्षात आणण्यासाठी प्रोग्राम किंवा सिस्टम विकसित करता येतात.

परंतु, अशी सिस्टम वापरण्यात आणि जबाबदार पक्षांमध्ये ही फाइल केवळ पास करण्यात किती फरक आहे?

येथे, हे लक्षात घेणे आवश्यक आहे की प्रोग्राम किंवा सिस्टम विकसित केल्याने मॅन्युअल प्रक्रियापासून वेगळे होते.

हे वेगळेपण व्यवसाय प्रक्रिया-केंद्रित दृष्टिकोनाच्या विरुद्ध जाते. दुसऱ्या शब्दांत, ते व्यवसाय प्रक्रियांमध्ये सुधारणा आणि वैशिष्ट्ये जोडणे अधिक कठीण करते.

जर तुम्ही व्यवसाय मॅन्युअलमध्ये बदल केल्याची कल्पना केली तर हे लगेच स्पष्ट होते.

व्यवसाय प्रक्रियेच्या प्रत्येक वेळी कार्यपद्धती बदलल्यास, त्यानुसार प्रोग्राम आणि सिस्टममध्ये बदल करणे आवश्यक असते.

या कारणास्तव, व्यवसाय मॅन्युअलला सुरुवातीपासूनच पूर्णपणे परिष्कृत करणे आवश्यक आहे, ज्यामुळे मॅन्युअल तयार करण्यास वेळ लागतो. शिवाय, मॅन्युअल बदलले तरी ते लगेच प्रोग्राम किंवा सिस्टममध्ये प्रतिबिंबित होत नाही.

अशा वेळेची आवश्यकता असण्याच्या समस्येव्यतिरिक्त, नूतनीकरण खर्च (renovation costs) देखील आहेत.

याचा अर्थ असा की व्यवसाय प्रक्रिया आणि मॅन्युअल सहजपणे बदलता येत नाहीत.

दुसरीकडे, जर प्रोग्राम आणि सिस्टम विकसित केले नाहीत, आणि त्याऐवजी, व्यवसाय मॅन्युअल असलेल्या इनपुट माहिती फॉर्म फाइल्स जबाबदार पक्षांमध्ये देवाणघेवाण केल्या गेल्या, तर प्रोग्राम आणि सिस्टमसाठी विकास कालावधी आणि देखभाल/ऑपरेशन खर्च अनावश्यक ठरतात.

एक्झिक्यूटेबल सॉफ्टवेअर

काहींना असा प्रश्न पडेल की या फाइलला "सॉफ्टवेअर" का म्हणतात.

याचे कारण असे की ही फाइल एक एक्झिक्यूटेबल फाइल (executable file) आहे. तथापि, ती संगणकावर प्रोग्राम म्हणून कार्यान्वित होत नाही; त्याऐवजी, ती मानवाद्वारे कार्यान्वित केली जाणारी सॉफ्टवेअर आहे.

व्यवसाय मॅन्युअल हे मानवांसाठी एका प्रोग्रामसारखे आहे. आणि इनपुट माहिती फील्ड्स (input information fields) ही मेमरी किंवा डेटाबेसमध्ये डेटा साठवण्याच्या ठिकाणांसारखी आहेत.

या दृष्टिकोनातून पाहिल्यास, या फाइलला मानवाद्वारे कार्यान्वित केले जाणारे सॉफ्टवेअर मानणे चुकीचे नाही.

कार्यान्वित करणारा घटक

व्यवसाय प्रक्रिया-केंद्रित सॉफ्टवेअरमध्ये लिहिलेली कार्ये मनुष्य किंवा कृत्रिम बुद्धिमत्ता (artificial intelligence) द्वारे कार्यान्वित केली जाऊ शकतात.

एकाच कार्यासाठी देखील, असे प्रसंग असू शकतात जिथे AI आणि मनुष्य सहकार्य करतात, किंवा जिथे केवळ मनुष्य किंवा केवळ AI कार्य कार्यान्वित करतात.

कृत्रिम बुद्धिमत्ता या फाइलमधील व्यवसाय मॅन्युअल वाचू शकते आणि योग्य प्रक्रिया करू शकते.

म्हणून, ही फाइल मनुष्य आणि कृत्रिम बुद्धिमत्ता या दोघांसाठीही कार्यान्वित होणारे सॉफ्टवेअर बनते.

कृत्रिम बुद्धिमत्तेची मदत (AI Assistance)

प्रथम, कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) फाइल कार्यान्वित करते. असे करताना, ती फाइलमध्ये लिहिलेले व्यवसाय मॅन्युअल वाचते आणि प्रक्रिया करण्याची आवश्यकता असलेली सामग्री समजून घेते.

या प्रक्रियेतील काही भाग थेट AI द्वारे कार्यान्वित केले जाऊ शकतात, किंवा AI द्वारे इनपुट फील्डमध्ये माहिती प्रविष्ट केली जाऊ शकते.

दुसरीकडे, काही भागांना मानवी प्रक्रिया किंवा माहिती इनपुटची आवश्यकता असते.

या भागांसाठी, AI मानवाला सूचित करते आणि त्यांना प्रक्रिया करण्यास किंवा माहिती प्रविष्ट करण्यास प्रवृत्त करते.

या टप्प्यावर, AI मानवाच्या प्रक्रिया किंवा इनपुट माहितीच्या सामग्रीनुसार मानवाला सादर करण्याची पद्धत बदलू शकते.

मानवांना सादर करण्याच्या मूलभूत पद्धतींमध्ये टेक्स्ट चॅट किंवा व्हॉइस चॅटद्वारे आवश्यक कार्ये पोहोचवणे, किंवा इनपुट करायची माहिती मिळवणे यांचा समावेश असू शकतो.

फाइल थेट उघडण्याची पद्धत देखील आहे. उदाहरणार्थ, जर फाइल टेक्स्ट असेल, तर टेक्स्ट एडिटर उघडला जाईल.

अधिक प्रगत पद्धतीमध्ये आवश्यक कार्ये आणि इनपुट माहिती काढणे, आणि नंतर त्या सामग्रीच्या आधारावर मानवासाठी काम करण्यास सोपे असलेल्या ॲप्लिकेशनसाठी एक तात्पुरती फाइल तयार करणे आणि ती कार्यान्वित करणे समाविष्ट आहे.

उदाहरणार्थ, जर सारणी स्वरूपात इनपुट आवश्यक असेल, तर मानवासाठी माहिती प्रविष्ट करण्यासाठी स्प्रेडशीट फाइल तयार केली जाऊ शकते. तात्पुरत्या फाइलमध्ये प्रविष्ट केलेली माहिती नंतर AI द्वारे मूळ फाइलच्या इनपुट फील्डमध्ये प्रतिलेखीत केली जाईल.

याहूनही अधिक प्रगत पद्धत म्हणजे फाइल आणि मानवाकडून आवश्यक असलेल्या कार्ये/इनपुट माहितीला अनुरूप असा वापरकर्ता इंटरफेस असलेला ऑन-डिमांड ॲप्लिकेशन प्रोग्राम करणे.

अशा प्रकारे, जेव्हा एखादे कार्य पूर्ण होते, एकतर AI ऑटोमेशनद्वारे किंवा AI मानवी कार्य आणि इनपुटला मदत करून, AI व्यवसाय मॅन्युअलमध्ये लिहिलेल्या पुढील कार्यासाठी जबाबदार असलेल्या व्यक्तीच्या संपर्क पत्त्यावर फाइल हस्तांतरित करते.

अशा प्रकारे AI द्वारे मानवांना मदत केल्याने, एक अशी प्रणाली साकार करता येते जिथे मानवांना केवळ सोप्या वापरकर्ता इंटरफेसद्वारे किमान आवश्यक कार्ये कार्यक्षमतेने करावी लागतात.

AI-अनुकूल फाइल्स

मूलभूतपणे, व्यवसाय प्रक्रिया-उन्मुख सॉफ्टवेअर कोणत्याही फाइल स्वरूपात असू शकते.

तथापि, AI सहाय्याचा विचार करता, AI साठी हाताळण्यास सोपे असलेले फाइल स्वरूप मूलभूत फाइल स्वरूपासाठी योग्य आहे. मार्कडाउन-स्वरूपित मजकूर फाइल्स हे एक वैशिष्ट्यपूर्ण उदाहरण आहे.

सामग्रीसाठी मूलभूत नियम स्थापित करणे देखील चांगले राहील. AI सहाय्य प्रदान करत असल्याने, हे मूलभूत लेखन नियम लवचिकपणे सुधारित किंवा विस्तारित केले जाऊ शकतात.

ज्ञानाची साठवणूक आणि व्यवसाय प्रक्रिया सुधारणा

व्यवसाय प्रक्रिया-केंद्रित सॉफ्टवेअरमुळे संस्थांना नवीन व्यवसाय प्रक्रिया जोडता येतात किंवा विद्यमान प्रक्रिया सुधारता येतात, केवळ नियमावली आणि इनपुट फील्ड्स एकत्र करणाऱ्या फाइल्स तयार करून किंवा बदलून, ज्यामध्ये प्रोग्राम किंवा सिस्टिमच्या विकासाचा समावेश नसतो.

याव्यतिरिक्त, व्यवसाय मॅन्युअलमध्ये त्या व्यवसाय प्रक्रियेशी संबंधित प्रश्न किंवा सुधारणा विनंत्यांसाठी संपर्क बिंदूची माहिती समाविष्ट करणे महत्त्वाचे आहे.

यामुळे AI किंवा मानवाद्वारे अनिश्चितता किंवा माहिती शोधण्यात खर्च होणारा वेळ आणि श्रम लक्षणीयरीत्या कमी होतात. शिवाय, प्रश्न, उत्तरे आणि सुधारणा विनंत्या एकाच संपर्क बिंदूवर केंद्रित झाल्यामुळे, व्यवसाय प्रक्रियेचे ज्ञान नैसर्गिकरित्या जमा होते आणि व्यवसाय प्रक्रिया उच्च वारंवारतेने सुधारल्या जाऊ शकतात.

जमा झालेले ज्ञान व्यवस्थित आणि संघटित करण्याची, किंवा सुधारणा विनंत्यांच्या प्रतिसादात व्यवसाय प्रक्रिया-केंद्रित सॉफ्टवेअरमध्ये बदल करण्याची कार्ये देखील AI द्वारे आपोआप केली जाऊ शकतात किंवा त्याला सहाय्य केले जाऊ शकते.

याव्यतिरिक्त, आवश्यक असल्यास, संस्थेमध्ये नवीन व्यवसाय प्रक्रिया जोडण्यासाठी नवीन व्यवसाय प्रक्रिया-केंद्रित सॉफ्टवेअर तयार केले जाऊ शकते.

जलद शिक्षण संस्था

अशा प्रकारे, व्यवसाय प्रक्रिया-केंद्रित सॉफ्टवेअर आणि कृत्रिम बुद्धिमत्तेद्वारे (AI) स्वयंचलितता/सहाय्याच्या संकल्पनेमुळे, संपूर्ण संस्था नैसर्गिकरित्या ज्ञान संकलित करू शकते आणि सातत्याने स्वतःमध्ये सुधारणा करू शकते.

याला जलद शिक्षण संस्था (rapid learning organization) असे वर्णन केले जाऊ शकते.

यामुळे पारंपारिक संस्थांपेक्षा कितीतरी अधिक कार्यक्षम संघटनात्मक कामे शक्य होतात.

दरम्यान, वैयक्तिक कार्यांसाठी AI च्या सहाय्याने, मानवांना वापरकर्ता-अनुकूल इंटरफेसद्वारे (user-friendly interfaces) किमान काम करावे लागते.

म्हणून, मानवांना मोठ्या प्रमाणात माहिती शिकण्याची किंवा वारंवार बदलणाऱ्या व्यवसाय प्रक्रियांचे प्रत्येक तपशील समजून घेण्याची गरज नाही.

मानवांच्या विपरीत, कृत्रिम बुद्धिमत्ता सर्व नवीन व्यवसाय मॅन्युअल त्वरित आणि सहजतेने पुन्हा वाचू शकते. शिवाय, नवीन व्यवसाय प्रक्रियांची सवय करून घेण्यासाठी तिला वेळ लागत नाही आणि ती मागील प्रक्रियांवर अवलंबून राहत नाही.

अशा प्रकारे, मानवांना ज्या गोष्टींमध्ये अडचण येते, जसे की मोठ्या प्रमाणावर मॅन्युअल शिकणे आणि व्यवसाय प्रक्रियेतील बदलांशी जुळवून घेणे, त्या कृत्रिम बुद्धिमत्तेद्वारे आत्मसात केल्या जातात.

अशा प्रकारे, जलद शिक्षण संस्था साध्य केली जाऊ शकते.