기업, 정부, 비영리 단체 또는 소규모 팀은 규모나 유형에 관계없이 조직 활동에 참여합니다.
조직 활동은 여러 비즈니스 프로세스로 구성됩니다.
비즈니스 프로세스는 작업으로 세분화될 수 있습니다. 비즈니스 프로세스는 조직 내의 부서와 개인이 각자의 역할에 따라 할당된 작업을 실행할 때 작동합니다.
이러한 방식으로 개별 비즈니스 프로세스가 기능함에 따라, 조직 활동 전체도 기능합니다.
객체 지향 소프트웨어
소프트웨어 개발 분야에서는 객체 지향 소프트웨어라는 개념과 이를 기반으로 한 설계 방법론 및 프로그래밍 언어가 개발되었습니다.
이전에는 데이터를 처리하는 방식과 데이터를 분리하여 소프트웨어를 설계했으며, 프로그램 내에서 데이터와 처리의 정의가 독립적이었습니다.
이러한 이유로, 밀접하게 관련된 데이터와 처리의 정의는 프로그램 내에서 가까운 곳에 배치될 수도 있었고, 완전히 별개의 위치에 배치될 수도 있었습니다.
어디에 배치되었든 컴퓨터가 프로그램을 처리하는 방식에는 아무런 차이가 없었습니다.
반면에, 개발된 프로그램을 수정하거나 기능을 추가할 때에는 배치 품질에 따라 작업 효율성과 버그 발생 가능성이 크게 달라집니다.
수만 또는 수십만 줄에 달하는 프로그램 전체에 밀접하게 관련된 데이터와 처리의 정의가 흩어져 있다면 변경이 현저히 어려워집니다.
객체 지향 소프트웨어는 이러한 문제를 해결하기 위한 근본적인 개념입니다.
즉, 밀접하게 관련된 데이터와 처리는 프로그램 내에서 명확하게 구획화되어 동일한 구획 안에 배치되어야 나중에 프로그램을 수정할 때 이해하기 쉽다는 생각입니다.
이 데이터와 처리를 담는 구획이 바로 "객체"라고 불리는 개념입니다.
또한 설계 단계부터 "객체" 단위를 중심으로 소프트웨어를 설계하는 것이 중요합니다.
한편, 우리는 일반적으로 다양한 사물을 객체로 인식하는 데 익숙합니다.
예를 들어, 알람 시계에 기상 시간을 설정하면 그 시간에 알람이 울립니다. 우리는 알람 시계라는 객체가 데이터(기상 시간)와 처리(알람 울림)를 가지고 있음을 인식합니다.
이러한 인간의 일반적인 인식 방식에 맞춰 소프트웨어를 설계하고 구현하는 것이 합리적입니다. 이것이 객체 지향 소프트웨어가 널리 보급된 이유입니다.
비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어
지금까지 조직 활동과 객체 지향 소프트웨어에 대해 개괄적으로 설명했습니다.
여기서 새로운 소프트웨어 개발 접근 방식인 비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어를 제안하고자 합니다.
객체 지향 소프트웨어 논의에서 설명했듯이, 인간의 인식에 부합하는 방식으로 소프트웨어를 설계하는 것은 소프트웨어 수정 또는 기능 추가 시 상당한 이점을 제공합니다.
조직 활동에서 소프트웨어를 활용할 때, 관련 정보와 기능을 조직 활동의 기본 단위인 비즈니스 프로세스라는 개념적 구획 안에 배치하면 수정 및 기능 추가가 용이해질 것입니다.
이것이 비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어의 기본 개념입니다.
매뉴얼 및 입력 정보
비교적 큰 회사에서는 일반적인 비즈니스 프로세스가 종종 매뉴얼화됩니다. 매뉴얼화될 만큼 명확하게 정의된 비즈니스 프로세스는 워크플로우라고도 불립니다.
일반 소프트웨어로 구현되는 비즈니스 시스템은 이러한 워크플로우를 구현한 시스템입니다. 비즈니스 프로세스는 각 담당자 또는 담당 부서가 워크플로우에 따라 비즈니스 시스템에 정보를 입력하면서 구현됩니다.
여기서 비즈니스 매뉴얼, 비즈니스 시스템, 입력 정보는 매우 밀접하게 관련되어 있습니다.
하지만 여기서 설명된 메커니즘에서는 이 세 가지 밀접하게 관련된 요소가 분산되어 있습니다.
비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어의 개념은 이들이 하나의 응집력 있는 단위여야 한다는 입장입니다.
비즈니스 매뉴얼이 하나의 파일에 작성되어 있고, 각 담당자나 담당 부서가 정보를 입력할 수 있는 필드도 있는 문서를 상상해 보세요.
또한, 각 작업의 다음 담당자 연락처도 구체적으로 기재되어 있다고 가정해 보세요.
그러면 비즈니스 프로세스의 모든 요소가 이 비즈니스 매뉴얼이 포함된 입력 정보 양식 파일 안에 담겨 있음을 알 수 있습니다.
이 파일이 생성되어 첫 번째 작업 담당자에게 전달되면, 비즈니스 프로세스는 설명된 매뉴얼에 따라 진행됩니다. 그리고 마침내 입력해야 할 모든 정보가 채워지면 하나의 비즈니스 프로세스가 완료됩니다.
이 파일은 비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어의 개념이 적용된 비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어 자체입니다.
그리고 다양한 유형의 비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어가 기능함에 따라 전체 조직 활동이 기능하게 될 것입니다.
소프트웨어 그 자체
앞서 저는 비즈니스 매뉴얼이 포함된 입력 정보 양식 파일이 비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어 그 자체라고 설명했습니다.
어떤 분들은 이것이 프로그램이나 시스템 개발에 대한 논의로 이어질 것이라고 상상했을 수도 있습니다.
하지만 그렇지 않습니다.
프로그램이나 시스템과는 무관하게, 이 파일 자체는 비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어로서 기능합니다.
앞서 설명했듯이, 이 파일이 생성되어 첫 번째 담당자에게 전달되면, 이후 각 작업의 담당자에게 전달되어 파일에 기록된 비즈니스 프로세스가 실행됩니다.
물론, 이 파일을 기반으로 파일에 설명된 워크플로우를 구현하기 위한 프로그램이나 시스템을 개발할 수도 있습니다.
하지만 그러한 시스템을 사용하는 것과 단순히 이 파일 자체를 담당자들 간에 전달하는 것 사이에 얼마나 큰 차이가 있을까요?
여기서 주목해야 할 점은 프로그램이나 시스템을 개발하는 것이 매뉴얼과 처리를 분리시킨다는 것입니다.
이러한 분리는 비즈니스 프로세스 지향 접근 방식에 위배됩니다. 다시 말해, 비즈니스 프로세스의 개선 및 기능 추가를 더 어렵게 만듭니다.
비즈니스 매뉴얼이 변경되는 시나리오를 상상해 보면 이는 즉시 명확해집니다.
비즈니스 프로세스의 절차가 변경될 때마다 프로그램과 시스템도 그에 따라 수정되어야 합니다.
이러한 이유로 비즈니스 매뉴얼은 처음부터 철저하게 다듬어져야 하며, 이는 매뉴얼화에 시간이 많이 소요되게 합니다. 더욱이, 매뉴얼이 변경되더라도 프로그램이나 시스템에 즉시 반영되지 않습니다.
이러한 시간 소요 문제 외에도, 개조 비용이 발생합니다.
이는 비즈니스 프로세스와 매뉴얼을 쉽게 변경할 수 없다는 것을 의미합니다.
반면에, 프로그램이나 시스템을 개발하지 않고 대신 비즈니스 매뉴얼이 포함된 입력 정보 양식 파일을 담당자들 간에 교환한다면, 프로그램 및 시스템의 개발 기간과 유지보수/운영 비용이 불필요해집니다.
실행 가능한 소프트웨어
그렇다면 왜 이 파일을 "소프트웨어"라고 부르는지 궁금해할 수도 있습니다.
그 이유는 이 파일이 실행 가능한 파일이기 때문입니다. 하지만 컴퓨터에서 프로그램으로 실행되는 것이 아니라, 인간에 의해 실행되는 소프트웨어이기 때문입니다.
비즈니스 매뉴얼은 인간을 위한 프로그램과 같습니다. 그리고 입력 정보 필드는 메모리나 데이터베이스의 데이터 저장 위치와 같습니다.
이런 관점에서 보면, 이 파일을 인간이 실행하는 소프트웨어로 간주하는 것은 틀리지 않습니다.
실행 주체
비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어에 작성된 작업은 인간 또는 인공지능이 실행할 수 있습니다.
단일 작업이라도 인공지능과 인간이 협력하여 실행하는 경우가 있을 수 있으며, 인간만 또는 인공지능만 작업을 실행하는 경우도 있을 것입니다.
인공지능 또한 이 파일 내의 비즈니스 매뉴얼을 읽고 적절한 처리를 수행할 수 있습니다.
따라서 이 파일은 인간과 인공지능 모두에게 실행 가능한 소프트웨어가 됩니다.
AI 지원
먼저, 인공지능이 파일을 실행합니다. 이때 파일에 작성된 비즈니스 매뉴얼을 읽고 처리해야 할 내용을 이해합니다.
이 처리의 일부는 AI가 직접 실행하거나, AI가 입력 필드에 정보를 입력할 수 있습니다.
반면에 일부는 인간의 처리 또는 정보 입력이 필요합니다.
이러한 부분에 대해 AI는 인간에게 알리고 처리 또는 정보 입력을 수행하도록 안내합니다.
이 시점에서 AI는 인간의 처리 내용이나 입력 정보의 내용에 따라 인간에게 제시하는 방식을 변경할 수 있습니다.
인간에게 제시하는 기본적인 방법으로는 텍스트 채팅이나 음성 채팅을 통해 필요한 작업을 전달하거나, 입력해야 할 정보를 유도하는 방식이 있습니다.
파일을 직접 여는 방법도 있습니다. 예를 들어 파일이 텍스트라면 텍스트 편집기를 여는 식입니다.
더 발전된 방법으로는 필요한 작업과 입력 정보를 추출한 다음, 그 내용에 따라 인간이 작업하기 쉬운 애플리케이션용 임시 파일을 생성하고 이를 실행하는 방식이 있습니다.
예를 들어, 표 형식으로 입력이 필요한 경우, 인간이 정보를 입력할 수 있도록 스프레드시트 파일을 생성할 수 있습니다. 임시 파일에 입력된 정보는 AI가 원본 파일의 입력 필드에 전사합니다.
더욱 발전된 방법은 파일과 인간에게 필요한 작업/입력 정보에 맞는 사용자 인터페이스를 갖춘 온디맨드 애플리케이션을 프로그래밍하는 것입니다.
이러한 방식으로, AI 자동화를 통해서든 AI가 인간의 작업 및 입력을 지원해서든 작업이 완료되면, AI는 비즈니스 매뉴얼에 기재된 다음 작업 담당자의 연락처로 파일을 전송합니다.
이처럼 AI가 인간을 지원함으로써, 인간은 사용하기 쉬운 사용자 인터페이스를 통해 최소한의 필수 작업을 효율적으로 수행하기만 하면 되는 시스템을 실현할 수 있습니다.
AI 친화적 파일
기본적으로 비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어는 어떤 파일 형식이라도 가능합니다.
그러나 AI 지원을 고려할 때, AI가 다루기 쉬운 파일 형식이 기본 파일 형식으로 적합합니다. Markdown 형식의 텍스트 파일이 대표적인 예입니다.
또한 내용에 대한 기본 규칙을 설정하는 것이 좋습니다. AI가 지원을 제공하므로 이러한 기본적인 작성 규칙도 유연하게 수정하거나 확장할 수 있습니다.
지식 축적 및 비즈니스 프로세스 개선
비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어는 프로그램이나 시스템 개발 없이 매뉴얼과 입력 필드를 결합한 파일을 생성하거나 변경하는 것만으로 조직이 새로운 비즈니스 프로세스를 추가하거나 기존 프로세스를 수정할 수 있도록 합니다.
또한, 해당 비즈니스 프로세스와 관련된 질문이나 개선 요청을 위한 연락 창구의 정보를 비즈니스 매뉴얼에 포함하는 것이 중요합니다.
이는 AI나 인간이 불확실성으로 씨름하거나 정보를 찾는 데 드는 시간과 노력을 크게 줄여줍니다. 더욱이, 질문, 답변 및 개선 요청이 하나의 연락 창구로 집중됨에 따라 비즈니스 프로세스 지식이 자연스럽게 축적되고, 비즈니스 프로세스가 높은 빈도로 개선될 수 있습니다.
축적된 지식을 체계화하고 정리하거나, 개선 요청에 따라 비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어를 수정하는 작업 또한 AI가 자동으로 수행하거나 AI의 지원을 받을 수 있습니다.
또한, 필요하다면 새로운 비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어를 생성하여 조직에 새로운 비즈니스 프로세스를 추가할 수 있습니다.
빠른 학습 조직
이러한 방식으로, 비즈니스 프로세스 지향 소프트웨어의 개념과 인공지능의 자동화/지원 덕분에 조직 전체가 자연스럽게 지식을 축적하고 지속적으로 자체 개선을 할 수 있게 됩니다.
이를 빠른 학습 조직이라고 설명할 수 있습니다.
이는 기존 조직보다 훨씬 효율적인 조직 활동을 가능하게 합니다.
한편, 개별 작업에 대한 AI 지원을 통해 인간은 사용자 친화적인 인터페이스를 통해 최소한의 작업만 수행하면 됩니다.
따라서 인간은 방대한 양의 정보를 학습하거나 자주 변경되는 비즈니스 프로세스의 모든 세부 사항을 파악할 필요가 없습니다.
인간과 달리 인공지능은 모든 새로운 비즈니스 매뉴얼을 즉시 그리고 손쉽게 다시 읽을 수 있습니다. 또한, 새로운 비즈니스 프로세스에 익숙해지는 데 시간이 필요 없으며, 이전 프로세스에 집착하지 않습니다.
따라서 방대한 양의 매뉴얼을 학습하고 비즈니스 프로세스 변경에 적응하는 등 인간이 어려움을 겪는 부분은 인공지능이 흡수합니다.
이것이 빠른 학습 조직을 실현할 수 있는 방법입니다.