Le imprese, i governi, le organizzazioni non profit o i piccoli team, indipendentemente dalla loro dimensione o tipo, svolgono attività organizzative.
Le attività organizzative sono composte da più processi aziendali.
I processi aziendali possono essere suddivisi in compiti. Quando i dipartimenti e gli individui all'interno di un'organizzazione eseguono i compiti assegnati ai rispettivi ruoli, il processo aziendale funziona.
In questo modo, al funzionare dei singoli processi aziendali, funziona l'attività organizzativa nel suo complesso.
Software Orientato agli Oggetti
Nel mondo dello sviluppo software, è stato elaborato il concetto di software orientato agli oggetti, insieme alle metodologie di progettazione e ai linguaggi di programmazione basati su di esso.
Prima di questo, il software era progettato con dati e elaborazione separati e, all'interno dei programmi, le definizioni di dati e elaborazione erano indipendenti.
Ciò permetteva di collocare definizioni di dati e elaborazioni strettamente correlate sia vicine tra loro che in posizioni completamente separate all'interno del programma.
Indipendentemente dalla loro posizione, non faceva alcuna differenza nel modo in cui il computer elaborava il programma.
Tuttavia, quando si modificavano o si aggiungevano funzionalità ai programmi sviluppati, la qualità della loro disposizione influiva significativamente sull'efficienza del lavoro e sulla probabilità di bug.
Se le definizioni di dati e elaborazioni strettamente correlate fossero sparse per decine o centinaia di migliaia di righe di codice, apportare modifiche sarebbe diventato notevolmente difficile.
Il software orientato agli oggetti fornisce un approccio fondamentale per risolvere tali problemi.
Cioè, adotta l'idea di compartimentalizzare chiaramente i dati e le elaborazioni strettamente correlate all'interno del programma e di mantenerli nello stesso compartimento, rendendo più facile la comprensione quando si modifica il programma in seguito.
Questo compartimento che contiene dati e elaborazioni è il concetto chiamato oggetto.
È anche cruciale progettare il software fin dall'inizio, incentrandolo sull'unità di un oggetto.
Inoltre, siamo tipicamente abituati a percepire varie cose come oggetti.
Ad esempio, quando impostiamo una sveglia a un'ora di risveglio, la sveglia suona a quell'ora. Abbiamo la comprensione che una sveglia, come oggetto, possiede il dato dell'ora di risveglio e il processo di suonare l'allarme.
Progettare e implementare software in un modo che si allinei con questa comune percezione umana è logico. Questo è il motivo per cui il software orientato agli oggetti è diventato così diffuso.
Software Orientato ai Processi Aziendali
Ho fornito una panoramica delle attività organizzative e del software orientato agli oggetti.
Ora, vorrei proporre il software orientato ai processi aziendali come un nuovo approccio allo sviluppo software.
Come spiegato nella discussione sul software orientato agli oggetti, progettare il software in modo che si allinei con la percezione umana offre vantaggi significativi quando si modificano o si aggiungono funzionalità al software.
Quando si utilizza il software nelle attività organizzative, posizionare le informazioni e le funzioni correlate all'interno del compartimento concettuale di un processo aziendale, che ne è l'unità fondamentale, dovrebbe facilitare le modifiche e l'aggiunta di funzionalità.
Questo è il concetto di base del software orientato ai processi aziendali.
Manuali e Informazioni di Input
Nelle imprese relativamente grandi, i processi aziendali tipici sono spesso manualizzati. I processi aziendali sufficientemente chiari da essere manualizzati sono anche chiamati workflow.
I sistemi aziendali implementati da software generici sono delle sistematizzazioni di questi workflow. Facendo inserire a ogni persona o dipartimento responsabile le informazioni nel sistema aziendale secondo il workflow, il processo aziendale viene realizzato.
Qui, i manuali aziendali, i sistemi aziendali e le informazioni di input sono molto strettamente correlati.
Tuttavia, nel meccanismo qui descritto, questi tre elementi strettamente correlati sono sparsi.
Il concetto di software orientato ai processi aziendali adotta la posizione che questi dovrebbero essere un'unica entità.
Immagina un documento in un singolo file che contenga un manuale aziendale e anche campi per ogni persona o dipartimento responsabile per inserire informazioni.
Inoltre, supponi che siano scritti specificamente i contatti della persona responsabile del compito successivo.
Allora, vedrai che tutti gli elementi del processo aziendale sono racchiusi in questo file di inserimento informazioni di input con un manuale aziendale.
Se questo file viene creato e consegnato alla persona responsabile del primo compito, il processo aziendale procederà secondo il manuale fornito. Infine, quando tutte le informazioni necessarie saranno inserite, un processo aziendale sarà completato.
Questo file è il software orientato ai processi aziendali stesso, che applica il concetto di software orientato ai processi aziendali.
E al funzionare di vari software orientati ai processi aziendali, l'intera attività organizzativa funzionerà.
Il Software Stesso
In precedenza, ho descritto il file di immissione delle informazioni di input con un manuale aziendale come il software orientato ai processi aziendali stesso.
Alcuni potrebbero aver immaginato che questo avrebbe portato a una discussione sullo sviluppo di programmi o sistemi.
Tuttavia, non è così.
Indipendentemente dai programmi o dai sistemi, questo file stesso funziona come software orientato ai processi aziendali.
Come spiegato in precedenza, se questo file viene creato e inviato alla prima persona responsabile, verrà poi passato alla persona responsabile di ogni compito successivo, e il processo aziendale descritto in esso verrà eseguito.
Certo, è possibile sviluppare programmi e sistemi basati su questo file per implementare il flusso di lavoro in esso scritto.
Tuttavia, quanta differenza c'è tra l'utilizzo di un tale sistema e il semplice passaggio del file stesso tra le parti responsabili?
Qui, il punto da notare è che lo sviluppo di un programma o di un sistema separa il manuale dall'elaborazione.
Questa separazione è contraria all'approccio orientato ai processi aziendali. In altre parole, rende difficile il miglioramento dei processi aziendali e l'aggiunta di funzionalità.
Ciò diventa immediatamente evidente se si immagina di modificare un manuale aziendale.
Ogni volta che una procedura di processo aziendale viene modificata, il programma o il sistema deve essere modificato di conseguenza.
Per questo motivo, i manuali aziendali devono essere accuratamente raffinati fin dall'inizio, e la manualizzazione richiede tempo. Inoltre, anche se un manuale viene modificato, non viene immediatamente riflesso nel programma o nel sistema.
Oltre al problema del tempo richiesto, ci sono anche i costi di modifica.
Ciò significa che i processi aziendali e i manuali non possono essere facilmente modificati.
D'altra parte, se programmi o sistemi non vengono sviluppati, e invece i file di immissione delle informazioni di input con manuali aziendali vengono semplicemente scambiati tra le parti responsabili, allora il periodo di sviluppo e i costi di manutenzione per programmi e sistemi vengono eliminati.
Software Eseguibile
Alcuni potrebbero chiedersi, quindi, perché questo file sia chiamato "software".
La ragione è che questo file è un file eseguibile. Tuttavia, non è un software eseguito da un computer come programma, ma piuttosto un software eseguito dagli esseri umani.
Un manuale aziendale è come un programma per gli esseri umani. E i campi per le informazioni di input sono come posizioni di archiviazione dati nella memoria o in un database.
Visto in questo modo, non è sbagliato considerare questo file come software eseguito dagli esseri umani.
Esecutore
I compiti scritti nel software orientato ai processi aziendali possono essere eseguiti sia dagli esseri umani che dall'intelligenza artificiale.
Anche per un singolo compito, potrebbero esserci casi in cui l'intelligenza artificiale e gli esseri umani cooperano per eseguirlo, oppure compiti eseguiti esclusivamente dagli esseri umani, o esclusivamente dall'intelligenza artificiale.
L'intelligenza artificiale può anche leggere il manuale aziendale all'interno di questo file ed eseguire l'elaborazione appropriata.
Ciò significa che questo file è un software eseguibile sia per gli esseri umani che per l'intelligenza artificiale.
Assistenza dell'IA
Innanzitutto, l'intelligenza artificiale esegue il file. In tal modo, legge il manuale aziendale scritto nel file e comprende il contenuto da elaborare.
Alcune parti del processo possono essere eseguite direttamente dall'intelligenza artificiale, oppure le informazioni possono essere inserite nei campi di input.
D'altra parte, ci sono anche parti che richiedono l'elaborazione o l'inserimento di informazioni da parte umana.
Per queste parti, l'intelligenza artificiale notifica all'essere umano e lo sollecita all'elaborazione o all'inserimento di informazioni.
In questo caso, l'intelligenza artificiale può modificare il modo in cui presenta le informazioni all'essere umano, a seconda del contenuto dell'elaborazione umana e delle informazioni di input.
I metodi di presentazione di base agli esseri umani potrebbero includere la trasmissione dei compiti necessari tramite chat testuale o vocale, o la richiesta delle informazioni richieste.
C'è anche l'opzione di aprire direttamente il file stesso. Se il file è di testo, ad esempio, si aprirebbe un editor di testo.
Un metodo leggermente più avanzato prevede l'estrazione dei compiti necessari e delle informazioni di input e, quindi, in base al loro contenuto, la generazione di un file temporaneo per un'applicazione facile da usare per gli esseri umani, e quindi l'esecuzione di tale file.
Ad esempio, se è richiesto l'input in formato tabella, verrebbe generato un file di foglio di calcolo per consentire agli esseri umani di inserire le informazioni. Le informazioni inserite nel file temporaneo verrebbero quindi trascritte dall'intelligenza artificiale nei campi di input del file originale.
Un metodo ancora più avanzato prevede la programmazione on-demand di un'applicazione con un'interfaccia utente che si adatti al file e ai compiti o all'input richiesto dall'essere umano.
In questo modo, quando l'intelligenza artificiale elabora automaticamente o assiste il lavoro e l'input umano per completare un compito, trasferisce il file alla persona di contatto per il compito successivo, come scritto nel manuale aziendale.
Facendo in modo che l'intelligenza artificiale assista gli esseri umani in questo modo, si può realizzare un meccanismo in cui gli esseri umani devono solo eseguire in modo efficiente i compiti minimi necessari tramite un'interfaccia user-friendly.
File Compatibile con l'IA
Fondamentalmente, il software orientato ai processi aziendali può essere in qualsiasi formato di file.
Tuttavia, considerando l'assistenza dell'intelligenza artificiale, è adatto un formato di file di base che sia facile da gestire per l'IA. Un esempio lampante è un file di testo in formato Markdown.
Sarebbe inoltre utile definire regole di base per la descrizione dei contenuti. Poiché l'intelligenza artificiale fornisce assistenza, queste regole di descrizione di base possono essere modificate o estese in modo flessibile.
Accumulo di Conoscenza e Miglioramento dei Processi Aziendali
Il software orientato ai processi aziendali consente alle organizzazioni di aggiungere nuovi processi aziendali o modificare quelli esistenti semplicemente creando o modificando il file stesso, che combina manuali e campi di input, senza coinvolgere lo sviluppo di programmi o sistemi.
Inoltre, è importante includere le informazioni di contatto per un canale di comunicazione all'interno del manuale aziendale per domande o richieste di miglioramento relative a quel processo aziendale.
Questo riduce significativamente il tempo e lo sforzo che l'intelligenza artificiale e gli esseri umani impiegano a confrontarsi con incertezze o a condurre ricerche. Inoltre, poiché domande, risposte e richieste di miglioramento sono centralizzate in un unico punto di contatto, la conoscenza dei processi aziendali si accumula naturalmente e i processi aziendali possono essere migliorati frequentemente.
Compiti come la sistematizzazione e l'organizzazione delle conoscenze accumulate, o la modifica del software orientato ai processi aziendali in risposta alle richieste di miglioramento, possono essere eseguiti automaticamente dall'intelligenza artificiale o con la sua assistenza agli esseri umani.
Inoltre, se necessario, è possibile creare nuovo software orientato ai processi aziendali per aggiungere nuovi processi aziendali all'organizzazione.
Organizzazione ad Apprendimento Rapido
In questo modo, attraverso il concetto di software orientato ai processi aziendali e l'automazione e l'assistenza dell'intelligenza artificiale, un'organizzazione nel suo complesso può accumulare naturalmente conoscenza e auto-migliorarsi continuamente.
Questo può essere descritto come un'organizzazione ad apprendimento rapido.
Ciò consente attività organizzative molto più efficienti rispetto alle organizzazioni tradizionali.
Nel frattempo, con l'assistenza dell'IA per i singoli compiti, gli esseri umani devono solo svolgere un lavoro minimo attraverso interfacce intuitive.
Pertanto, gli esseri umani non hanno bisogno di imparare una vasta quantità di informazioni o di comprendere ogni processo aziendale che cambia frequentemente.
A differenza degli esseri umani, l'intelligenza artificiale può rileggere senza sforzo tutti i nuovi manuali aziendali in un istante. Inoltre, non richiede tempo per abituarsi a nuovi processi aziendali e non si aggrappa a quelli precedenti.
Per questo motivo, l'IA assorbe le parti che gli esseri umani trovano impegnative, come l'apprendimento di manuali estesi e l'adattamento ai cambiamenti nei processi aziendali.
Pertanto, un'organizzazione ad apprendimento rapido può essere realizzata.