Avete mai considerato la differenza tra uno strumento e un sistema?
Gli strumenti sono cose che usiamo quando lavoriamo. I sistemi, allo stesso modo, rendono il lavoro più efficiente.
Alcuni potrebbero pensare che un sistema sia semplicemente uno strumento più complesso.
Tuttavia, se classifichiamo il lavoro in due tipi — lavoro iterativo e lavoro basato su flussi — la distinzione tra uno strumento e un sistema diventa notevolmente chiara.
Iterazione e Flusso
Il lavoro iterativo è il processo di creazione graduale di un risultato attraverso tentativi ed errori, adattandosi in modo flessibile man mano che si procede.
Per il lavoro iterativo, è utile un set di strumenti che consenta di scegliere quello giusto per compiti specifici.
Il lavoro basato sul flusso, d'altra parte, implica il progresso attraverso fasi, producendo il risultato finale nell'ultima fase.
Per il lavoro basato sul flusso, disporre di un sistema per guidare il lavoro lungo il flusso migliora significativamente la produttività e la qualità.
Trasformazione del Lavoro Basato sul Flusso e Sistemizzazione
Gran parte del lavoro svolto dagli esseri umani è o lavoro iterativo o una componente di un processo sistematizzato basato sul flusso.
Trasformare il lavoro iterativo in lavoro basato sul flusso, e poi sistemizzarlo, contribuisce significativamente al miglioramento della produttività e della qualità.
La Rivoluzione Industriale e la Rivoluzione IT
La Rivoluzione Industriale e la Rivoluzione IT sono esempi lampanti di un aumento significativo della produttività e della qualità attraverso la trasformazione del lavoro iterativo in lavoro basato sul flusso e la sua successiva sistematizzazione.
Prima della Rivoluzione Industriale, la manifattura era svolta come lavoro iterativo, dove gli esseri umani usavano abilmente gli strumenti, alterando liberamente le disposizioni e le procedure ogni volta.
L'elaborazione delle informazioni prima della Rivoluzione IT era anch'essa lavoro iterativo, con gli esseri umani che usavano strumenti e procedevano in modo non standardizzato.
Sistematizzando questi processi, molto simili alle linee di produzione in fabbrica e ai sistemi IT aziendali, la produttività e la qualità sono state migliorate.
Tuttavia, non solo la sistematizzazione, ma la trasformazione basata sul flusso di quel lavoro iterativo è estremamente cruciale. È stato proprio perché è stata raggiunta la trasformazione basata sul flusso che la sistematizzazione è diventata possibile.
La Rivoluzione dell'IA Generativa
Quando si mira a migliorare la produttività e la qualità utilizzando l'IA generativa nel business, il semplice uso dell'IA come strumento non produrrà un valore reale.
L'obiettivo principale è la trasformazione del lavoro iterativo in lavoro basato sul flusso, e successivamente la sistemizzazione di tale lavoro basato sul flusso.
L'IA generativa, capace di adattamento flessibile, può gestire compiti iterativi. Tuttavia, sia che sia eseguita da umani o da IA generativa, ci sono limiti alla produttività e alla qualità del lavoro iterativo.
Ecco perché è cruciale puntare alla trasformazione basata sul flusso e alla sistemizzazione.
Si potrebbe obiettare che se la trasformazione basata sul flusso potesse migliorare la produttività e la qualità anche con lavoratori umani, tali iniziative avrebbero potuto essere intraprese prima dell'avvento dell'IA generativa.
Tuttavia, la trasformazione basata sul flusso che presuppone lavoratori umani è in realtà un problema molto difficile. I lavoratori umani non possono adattarsi immediatamente ai cambiamenti nelle assegnazioni o nel contenuto dei compiti.
D'altra parte, quando il lavoratore è l'IA generativa, è facile riconfigurare le assegnazioni e il contenuto dei compiti attraverso tentativi ed errori.
A differenza degli umani, l'IA generativa può dimenticare i passaggi precedenti, leggere e comprendere istantaneamente nuove procedure e lavorare basandosi su di esse.
Pertanto, l'approccio principale per sfruttare l'IA generativa nel business sarà la trasformazione del lavoro iterativo in lavoro basato sul flusso e la sua successiva sistemizzazione.
Miglioramento dell'Efficienza Aziendale con l'IA Generativa
Consideriamo un esempio di miglioramento dell'efficienza aziendale utilizzando l'IA generativa.
Come esempio, prendiamo il compito di rispondere alle domande dei dipendenti riguardo le regole aziendali.
Utilizzando l'IA generativa, si possono cercare le regole aziendali e abbozzare risposte.
Tuttavia, esiste la possibilità che l'IA generativa possa fare riferimento a regole obsolete o immaginare erroneamente e fornire risposte non esplicitamente indicate nelle regole.
Inoltre, le richieste arrivano in varie forme, come email, strumenti di messaggistica, telefonate o comunicazione verbale.
Pertanto, i dipendenti che gestiscono le richieste devono comunque riceverle come prima.
È concepibile che l'efficienza possa essere migliorata rispondendo a domande che possono essere affrontate immediatamente e, per quelle che richiedono la verifica delle regole, inserendo il contenuto della richiesta nell'IA generativa per generare bozze di risposte.
Inoltre, per le domande frequenti, è necessario pubblicarle sulla homepage interna dell'azienda come FAQ.
L'IA generativa può anche essere utilizzata per inserire domande e risposte tipiche e creare bozze puntate per la pubblicazione sul sito web.
Inoltre, quando sono necessarie revisioni delle regole, l'IA generativa può essere utilizzata per la stesura delle proposte.
Tali applicazioni potrebbero rendere più efficiente una certa percentuale di compiti di gestione delle richieste.
Tuttavia, ciò si limita a lasciare la gestione delle richieste come lavoro iterativo e utilizza l'IA generativa come strumento.
Di conseguenza, i guadagni in efficienza sono molto limitati.
Trasformazione del Lavoro Basato sul Flusso
Per massimizzare l'efficienza del compito di gestione delle richieste, dato come esempio, questo compito deve essere trasformato in un flusso.
Per fare ciò, i compiti svolti dal responsabile nella gestione delle richieste devono essere dettagliati e formalizzati.
- Ricevere le richieste attraverso vari canali.
- Se la richiesta è la stessa di una precedentemente risposta e non ci sono modifiche alle regole correlate, fornire la stessa risposta.
- Per nuove richieste o richieste che implicano modifiche alle regole, confermare le regole e abbozzare una risposta.
- Verificare che la bozza di risposta non faccia riferimento a regole obsolete o includa informazioni non dichiarate nelle regole.
- Verificare se è richiesta l'approvazione prima di rispondere e ottenere l'approvazione se necessario.
- Rispondere tramite il canale attraverso il quale è stata ricevuta la richiesta.
- Registrare il contenuto della richiesta, il risultato dell'approvazione e il risultato della risposta nei dati della cronologia delle richieste.
- Controllare regolarmente i dati della cronologia delle richieste e creare bozze per aggiornare le domande e risposte frequenti.
- Aggiornare la homepage interna dell'azienda dopo aver ottenuto l'approvazione.
- Aggiornare i dati delle regole a cui si fa riferimento quando le regole vengono aggiornate.
- Contemporaneamente, registrare nei dati della cronologia delle richieste passate che si sono verificati aggiornamenti di risposte correlate e regole.
- Confermare se le domande e risposte frequenti necessitano di revisione a causa di modifiche alle regole e aggiornare se necessario.
Definendo chiaramente i dettagli dei compiti svolti, come descritto sopra, questi compiti possono essere collegati, trasformando il lavoro iterativo flessibile in un processo più chiaro basato sul flusso.
Esempio di Sistemizzazione
Creando questo flusso di lavoro, il percorso verso la sistematizzazione diventa chiaro.
Per la sistematizzazione, se accettabile sacrificare una certa comodità per i dipendenti, un'opzione è consolidare i canali di richiesta.
Al contrario, se la comodità del dipendente è prioritaria, il sistema dovrebbe mantenere la capacità di ricevere richieste attraverso tutti i canali.
Fondamentalmente, il sistema dovrebbe ricevere direttamente le richieste. Solo per le richieste verbali la persona responsabile dovrebbe inserirle nel sistema.
Dopo aver ricevuto una richiesta, il sistema IT e l'IA generativa dovrebbero eseguire quanto più lavoro possibile, seguendo il flusso. Inizialmente, controlli e approvazioni umane dovrebbero essere intervallati nel sistema, e gli operatori umani dovrebbero essere in grado di apportare correzioni.
Poi, man mano che il sistema viene utilizzato per la gestione delle richieste, se l'IA generativa commette un errore, le istruzioni all'IA generativa dovrebbero essere aggiornate con avvisi, punti da controllare, esempi di errori ed esempi corretti per prevenire la loro ripetizione.
Ciò consente una riduzione degli errori dell'IA generativa. Questo processo di aggiornamento delle istruzioni per l'IA generativa può essere reso ancora più efficiente se trasformato in un compito basato sul flusso piuttosto che iterativo.
In questo modo, sistematizzando il lavoro basato sul flusso, anche i compiti che apparentemente richiedono l'intervento umano possono essere sostituiti da un sistema centrato sull'IA generativa.
Errori Comuni
Molte persone ritengono che l'applicazione aziendale dell'IA generativa non sia molto efficace al momento, o che sia prematura.
Tuttavia, un numero significativo di queste persone cade spesso in due schemi di incomprensione.
Il primo errore deriva dal concentrarsi sull'utilizzo dell'IA generativa come strumento.
Come dimostrato qui, sfruttare l'IA generativa come strumento per compiti iterativi non aumenta significativamente l'efficienza aziendale. L'esperienza o il sentito dire di questo porta a questa incomprensione.
Il secondo errore deriva dal concentrarsi sul far eseguire all'IA generativa compiti iterativi.
In effetti, cercare di far eseguire compiti iterativi all'attuale IA generativa non funziona bene. Di conseguenza, l'IA generativa non può assumere completamente i compiti svolti dagli esseri umani, e concentrarsi unicamente su questo punto porta all'incomprensione.
In Conclusione
Come discusso qui, trasformando il lavoro iterativo in lavoro basato sul flusso e sistematizzandolo, si può ottenere un'efficienza maggiore rispetto al mero utilizzo di strumenti.
Inoltre, anche se il lavoro iterativo in sé non può essere gestito completamente, molti compiti individuali all'interno di un processo basato sul flusso possono essere gestiti dall'attuale IA generativa. Anche se ci sono molti errori iniziali, un miglioramento continuo può essere ottenuto aggiornando le istruzioni.
In alternativa, i compiti possono essere suddivisi secondo necessità, separando la stesura dalla verifica, o implementando una verifica a più stadi.
Se la sistematizzazione può essere raggiunta in questo modo, i miglioramenti progrediranno con ogni compito e le operazioni diventeranno più efficienti nel tempo.
Questo è un modo di lavorare che consente il miglioramento continuo del meccanismo stesso, simile alla produzione in fabbrica e all'implementazione di sistemi IT.
Per sfruttare l'IA generativa, è necessario un cambiamento di mentalità: invece di migliorare solo i propri compiti iterativi, è necessario trasformare obiettivamente il proprio lavoro in processi basati sul flusso e sistematizzarli.