Le imprese, i governi, le organizzazioni senza scopo di lucro o i piccoli team, indipendentemente dalle loro dimensioni o dal loro tipo, sono impegnati in attività organizzative.
Le attività organizzative sono composte da più processi aziendali.
I processi aziendali possono essere suddivisi in compiti. Un processo aziendale funziona quando i dipartimenti e gli individui all'interno di un'organizzazione eseguono i compiti loro assegnati come parte dei loro rispettivi ruoli.
In questo modo, man mano che i singoli processi aziendali funzionano, funzionano anche le attività organizzative nel loro complesso.
Software Orientato agli Oggetti
Nel mondo dello sviluppo software, è stato sviluppato il concetto di software orientato agli oggetti, insieme a metodologie di progettazione e linguaggi di programmazione basati su di esso.
Prima di questo, il software veniva progettato separando dati ed elaborazione, e le definizioni di dati ed elaborazione erano indipendenti all'interno del programma.
Per questo motivo, le definizioni di dati ed elaborazioni strettamente correlate potevano essere posizionate in prossimità all'interno del programma, o in posizioni completamente separate.
Indipendentemente dalla loro posizione, non c'era alcuna differenza nel modo in cui il computer elaborava il programma.
D'altra parte, quando si modificano o si aggiungono funzionalità a un programma sviluppato, l'efficienza del lavoro e la probabilità di bug differiscono significativamente a seconda della qualità del posizionamento.
Se le definizioni di dati ed elaborazioni strettamente correlate sono sparse in un programma che si estende per decine o centinaia di migliaia di righe, apportare modifiche diventa notevolmente difficile.
Il software orientato agli oggetti è un concetto fondamentale per risolvere tali problemi.
In altre parole, è l'idea che i dati e le elaborazioni strettamente correlate dovrebbero essere chiaramente compartimentati e collocati nello stesso compartimento all'interno del programma, rendendo più facile la comprensione quando si modifica il programma in seguito.
Questo compartimento per dati ed elaborazione è il concetto chiamato "oggetto".
È anche importante progettare il software attorno all'unità degli "oggetti" fin dalla fase di progettazione.
D'altra parte, siamo generalmente abituati a percepire varie cose come oggetti.
Ad esempio, quando impostiamo un orario di sveglia su una sveglia, l'allarme suona a quell'ora. Riconosciamo che una sveglia, come oggetto, possiede dati (l'orario di sveglia) e un'elaborazione (il suono dell'allarme).
Ha senso progettare e implementare il software in un modo che si allinei con questa comune percezione umana. Questo è il motivo per cui il software orientato agli oggetti si è diffuso.
Software Orientato ai Processi Aziendali
Ho fornito una panoramica delle attività organizzative e del software orientato agli oggetti.
Qui, vorrei proporre un nuovo approccio allo sviluppo software: il Software Orientato ai Processi Aziendali.
Come spiegato nella discussione sul software orientato agli oggetti, progettare il software in un modo che si allinei alla percezione umana offre vantaggi significativi quando si modificano o si aggiungono funzionalità al software.
Quando si sfrutta il software nelle attività organizzative, collocare informazioni e funzioni correlate all'interno del compartimento concettuale di un processo aziendale – che è l'unità fondamentale dell'attività organizzativa – dovrebbe facilitare la modifica e l'aggiunta di funzionalità.
Questo è il concetto fondamentale alla base del Software Orientato ai Processi Aziendali.
Manuali e Informazioni di Input
Nelle aziende relativamente grandi, i processi aziendali tipici sono spesso manualizzati. I processi aziendali sufficientemente definiti da poter essere manualizzati sono anche chiamati workflow.
I sistemi aziendali realizzati tramite software generico sono sistemi che incorporano questi workflow. Un processo aziendale si realizza quando ogni persona o dipartimento responsabile inserisce le informazioni nel sistema aziendale secondo il workflow.
Qui, il manuale aziendale, il sistema aziendale e le informazioni di input sono molto strettamente correlati.
Tuttavia, nel meccanismo qui descritto, questi tre elementi strettamente correlati sono dispersi.
Il concetto di software orientato ai processi aziendali sostiene che questi dovrebbero costituire un'unica unità coesa.
Immaginate un documento in cui il manuale aziendale è scritto in un unico file, e ci sono anche campi per ogni persona o dipartimento responsabile per inserire le informazioni.
Inoltre, supponiamo che siano specificamente elencati anche i contatti della persona responsabile successiva per ogni compito.
Allora, si può vedere che tutti gli elementi del processo aziendale sono contenuti all'interno di questo file di modulo per l'inserimento delle informazioni, con un manuale aziendale.
Se questo file viene creato e consegnato alla persona responsabile del primo compito, il processo aziendale procederà secondo il manuale descritto. E infine, quando tutte le informazioni da inserire saranno compilate, un processo aziendale sarà completato.
Questo file è il software orientato ai processi aziendali stesso, con il concetto di software orientato ai processi aziendali applicato.
E man mano che vari tipi di software orientato ai processi aziendali funzionano, l'intera attività organizzativa funzionerà.
Il Software Stesso
In precedenza, ho descritto il file del modulo di input informazioni con un manuale aziendale come il software orientato ai processi aziendali stesso.
Alcuni potrebbero aver immaginato che questo avrebbe portato a una discussione sullo sviluppo di programmi o sistemi.
Tuttavia, non è così.
Indipendentemente da programmi o sistemi, questo file stesso funziona come software orientato ai processi aziendali.
Come spiegato prima, se questo file viene creato e inviato alla prima persona responsabile, verrà successivamente passato alla persona responsabile di ogni compito, e il processo aziendale ivi descritto verrà eseguito.
Naturalmente, basandosi su questo file, si possono sviluppare programmi o sistemi per realizzare il workflow in esso descritto.
Tuttavia, quanta differenza c'è tra l'uso di un tale sistema e il semplice passaggio di questo file stesso tra le parti responsabili?
Qui, ciò che deve essere notato è che lo sviluppo di programmi o sistemi separa il manuale dall'elaborazione.
Questa separazione va contro l'approccio orientato ai processi aziendali. In altre parole, rende più difficili i miglioramenti e l'aggiunta di funzionalità ai processi aziendali.
Ciò diventa immediatamente evidente se si immagina uno scenario in cui il manuale aziendale viene alterato.
Ogni volta che la procedura di un processo aziendale cambia, i programmi e i sistemi devono essere modificati di conseguenza.
Per questo motivo, il manuale aziendale deve essere accuratamente perfezionato fin dall'inizio, il che rende la manualizzazione dispendiosa in termini di tempo. Inoltre, anche se il manuale viene modificato, non si riflette immediatamente nei programmi o nei sistemi.
Oltre al problema di richiedere tale tempo, ci sono anche costi di ristrutturazione.
Questo significa che i processi aziendali e i manuali non possono essere facilmente modificati.
D'altra parte, se i programmi e i sistemi non vengono sviluppati, e invece i file del modulo di input informazioni con i manuali aziendali vengono scambiati tra le parti responsabili, allora il periodo di sviluppo e i costi di manutenzione/funzionamento per programmi e sistemi diventano non necessari.
Software Eseguibile
Alcuni potrebbero quindi chiedersi perché questo file sia chiamato "software".
La ragione è che questo file è un file eseguibile. Tuttavia, non viene eseguito come un programma su un computer; piuttosto, è un software eseguito dagli esseri umani.
Un manuale aziendale è come un programma per gli esseri umani. E i campi per l'inserimento delle informazioni sono come posizioni di archiviazione dati in memoria o in un database.
Considerato in questo modo, non è errato considerare questo file come software eseguito dagli esseri umani.
Agente Esecutore
I compiti scritti nel software orientato ai processi aziendali possono essere eseguiti da esseri umani o dall'intelligenza artificiale.
Anche per un singolo compito, potrebbero esserci casi in cui l'IA e gli esseri umani cooperano, o in cui solo gli esseri umani o solo l'IA eseguono il compito.
L'intelligenza artificiale può anche leggere il manuale aziendale all'interno di questo file ed eseguire l'elaborazione appropriata.
Pertanto, questo file diventa software eseguibile sia per gli esseri umani che per l'intelligenza artificiale.
Assistenza dell'IA
Innanzitutto, l'intelligenza artificiale esegue il file. In tal modo, legge il manuale aziendale scritto nel file e comprende il contenuto che deve essere elaborato.
Alcune parti di questa elaborazione possono essere eseguite direttamente dall'IA, o le informazioni possono essere inserite nei campi di input dall'IA.
D'altra parte, alcune parti richiedono l'elaborazione umana o l'input di informazioni.
Per queste parti, l'IA notifica l'essere umano e lo invita a eseguire l'elaborazione o a inserire le informazioni.
A questo punto, l'IA può modificare il suo metodo di presentazione all'essere umano in base al contenuto dell'elaborazione o delle informazioni di input dell'essere umano.
I metodi di base per la presentazione agli esseri umani potrebbero includere la trasmissione dei compiti necessari tramite chat testuale o vocale, o la richiesta di informazioni da inserire.
C'è anche il metodo di aprire direttamente il file. Se il file è di testo, ad esempio, verrebbe aperto un editor di testo.
Un metodo più avanzato prevede l'estrazione dei compiti necessari e delle informazioni di input, e quindi la generazione di un file temporaneo per un'applicazione facile da usare per gli esseri umani, basata su quel contenuto, e la sua esecuzione.
Ad esempio, se è richiesto l'input in formato tabella, potrebbe essere generato un file di foglio di calcolo per l'inserimento delle informazioni da parte dell'essere umano. Le informazioni inserite nel file temporaneo verrebbero quindi trascritte dall'IA nei campi di input del file originale.
Un metodo ancora più avanzato è programmare un'applicazione on-demand con un'interfaccia utente che si adatti al file e ai compiti/informazioni di input richieste dall'essere umano.
In questo modo, quando un compito è completato, sia tramite automazione dell'IA sia tramite assistenza dell'IA al lavoro e all'input umano, l'IA trasferisce il file all'indirizzo di contatto della persona responsabile del compito successivo scritto nel manuale aziendale.
Facendo in modo che l'IA assista gli esseri umani in questo modo, si può realizzare un sistema in cui gli esseri umani devono solo eseguire i compiti minimi necessari in modo efficiente tramite un'interfaccia utente facile da usare.
File compatibili con l'IA
In linea di principio, il software orientato ai processi aziendali può essere in qualsiasi formato di file.
Tuttavia, considerando l'assistenza dell'IA, un formato di file facile da gestire per l'IA è adatto come formato di file di base. I file di testo formattati in Markdown ne sono un esempio tipico.
Sarebbe anche opportuno stabilire regole di base per il contenuto. Poiché l'IA fornisce assistenza, queste regole di scrittura di base possono anche essere modificate o estese in modo flessibile.
Accumulo di Conoscenze e Miglioramento dei Processi Aziendali
Il software orientato ai processi aziendali consente alle organizzazioni di aggiungere nuovi processi aziendali o modificare quelli esistenti semplicemente creando o modificando file che combinano manuali e campi di input, senza coinvolgere lo sviluppo di programmi o sistemi.
Inoltre, è fondamentale includere nel manuale aziendale le informazioni di contatto per un punto di riferimento per domande o richieste di miglioramento relative a quel processo aziendale.
Ciò riduce significativamente il tempo e lo sforzo impiegati dall'IA o dagli esseri umani che si confrontano con incertezze o cercano informazioni. Inoltre, poiché domande, risposte e richieste di miglioramento sono centralizzate in un unico punto di contatto, la conoscenza dei processi aziendali si accumula naturalmente e i processi aziendali possono essere migliorati con alta frequenza.
I compiti di sistematizzazione e organizzazione delle conoscenze accumulate, o di modifica del software orientato ai processi aziendali in risposta alle richieste di miglioramento, possono anche essere eseguiti automaticamente dall'IA o assistiti da essa.
Inoltre, se necessario, è possibile creare nuovo software orientato ai processi aziendali per aggiungere nuovi processi aziendali all'organizzazione.
Organizzazione a Apprendimento Rapido
In questo modo, attraverso il concetto di software orientato ai processi aziendali e l'automazione/assistenza dell'intelligenza artificiale, l'organizzazione nel suo complesso può naturalmente accumulare conoscenze e auto-migliorarsi continuamente.
Questo può essere descritto come un'organizzazione a apprendimento rapido.
Ciò consente attività organizzative molto più efficienti rispetto alle organizzazioni tradizionali.
Nel frattempo, con l'assistenza dell'IA per i singoli compiti, gli esseri umani devono solo svolgere un lavoro minimo tramite interfacce user-friendly.
Pertanto, gli esseri umani non hanno bisogno di apprendere una vasta quantità di informazioni o di cogliere ogni dettaglio dei processi aziendali che cambiano frequentemente.
A differenza degli esseri umani, l'intelligenza artificiale può rileggere istantaneamente e senza sforzo tutti i nuovi manuali aziendali. Inoltre, non richiede tempo per abituarsi a nuovi processi aziendali e non si aggrappa a quelli precedenti.
Così, le parti con cui gli esseri umani faticano, come l'apprendimento di grandi volumi di manuali e l'adattamento ai cambiamenti nei processi aziendali, vengono assorbite dall'intelligenza artificiale.
È così che si può ottenere un'organizzazione a apprendimento rapido.