Pernahkah Anda mempertimbangkan perbedaan antara alat dan sistem?
Alat adalah apa yang kita gunakan untuk melakukan tugas. Sistem juga menyederhanakan tugas.
Beberapa orang mungkin membayangkan sistem hanya sebagai alat yang lebih kompleks.
Namun, ketika tugas dikategorikan menjadi dua jenis—kerja iterasi dan kerja aliran—perbedaan antara alat dan sistem menjadi jelas.
Iterasi dan Aliran
Kerja iterasi adalah proses bertahap menciptakan hasil melalui coba-coba yang fleksibel.
Dalam kerja iterasi, perangkat alat yang dapat digunakan secara bergantian untuk tugas-tugas tertentu sangatlah berguna.
Sebaliknya, kerja aliran adalah proses yang berjalan secara bertahap, menghasilkan suatu luaran pada tahap akhir.
Dalam kerja aliran, memiliki sistem untuk memandu alur tugas secara signifikan meningkatkan produktivitas dan kualitas.
Konversi Kerja Aliran dan Sistematisasi
Banyak tugas yang dilakukan oleh manusia adalah kerja iterasi atau bagian dari kerja aliran yang tersistematisasi.
Dengan mengubah kerja iterasi menjadi kerja aliran dan kemudian mensistematisasinya, produktivitas dan kualitas dapat ditingkatkan secara signifikan.
Revolusi Industri dan Revolusi IT
Revolusi Industri dan Revolusi IT adalah contoh utama bagaimana mengubah kerja iterasi menjadi kerja aliran, dan kemudian mensistematisasikannya, secara dramatis meningkatkan produktivitas dan kualitas.
Sebelum Revolusi Industri, manufaktur dilakukan sebagai kerja iterasi, dengan manusia terampil menggunakan alat dan bebas mengubah pengaturan serta prosedur setiap kali.
Demikian pula, sebelum Revolusi IT, pemrosesan informasi melibatkan manusia yang menggunakan alat dengan cara yang tidak terstruktur dan berulang.
Dengan mensistematisasi proses-proses ini, seperti halnya lini produksi pabrik atau sistem IT bisnis, produktivitas dan kualitas meningkat secara signifikan.
Namun, tidak hanya sistematisasi tetapi juga konversi kerja aliran dari tugas-tugas iteratif sangatlah krusial. Kemampuan untuk mengonversi ke kerja aliranlah yang memungkinkan sistematisasi sejak awal.
Revolusi AI Generatif
Ketika bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas dengan memanfaatkan AI generatif dalam operasi bisnis, hanya menggunakan AI sebagai alat tidak akan membuka nilai sejatinya.
Tujuan utamanya adalah konversi kerja iterasi menjadi kerja aliran, diikuti dengan sistematisasi kerja aliran tersebut.
AI generatif dapat menangani kerja iterasi karena kemampuannya beradaptasi. Namun, baik dilakukan oleh manusia maupun AI generatif, ada batasan pada produktivitas dan kualitas kerja iterasi.
Oleh karena itu, tujuan konversi kerja aliran dan sistematisasi sangatlah krusial.
Seseorang mungkin berargumen bahwa jika konversi kerja aliran dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas bagi pekerja manusia, inisiatif semacam itu seharusnya sudah dapat dilakukan bahkan sebelum munculnya AI generatif.
Namun, konversi kerja aliran, ketika didasarkan pada pekerja manusia, sebenarnya adalah masalah yang sangat sulit. Pekerja manusia tidak dapat segera beradaptasi dengan perubahan penugasan atau konten tugas.
Sebaliknya, ketika pekerjanya adalah AI generatif, mudah untuk mengonfigurasi ulang peran dan konten tugas secara iteratif.
Berbeda dengan manusia, AI generatif dapat melupakan langkah-langkah sebelumnya, langsung membaca dan memahami prosedur baru, dan melakukan tugas berdasarkan prosedur tersebut.
Oleh karena itu, pendekatan utama untuk memanfaatkan AI generatif dalam bisnis adalah konversi kerja iterasi menjadi kerja aliran dan sistematisasi selanjutnya.
Efisiensi Bisnis Menggunakan AI Generatif
Mari kita pertimbangkan contoh efisiensi bisnis yang dicapai melalui AI generatif.
Sebagai contoh, pertimbangkan tugas menanggapi pertanyaan karyawan mengenai aturan internal perusahaan.
AI generatif dapat digunakan untuk mencari aturan internal dan menyusun draf jawaban.
Namun, ada kemungkinan AI generatif merujuk pada aturan yang sudah usang atau secara keliru menghasilkan tanggapan berdasarkan informasi yang dibayangkan yang tidak ada dalam aturan.
Selain itu, pertanyaan dapat datang melalui berbagai saluran, seperti email, alat pesan instan, telepon, atau secara langsung.
Oleh karena itu, karyawan yang menangani pertanyaan tetap perlu menerimanya seperti biasa.
Dapat dibayangkan bahwa efisiensi dapat ditingkatkan dengan meminta karyawan menjawab pertanyaan di tempat jika memungkinkan, dan untuk pertanyaan yang memerlukan verifikasi aturan, memasukkan konten pertanyaan ke AI generatif untuk menghasilkan draf jawaban.
Selain itu, untuk pertanyaan yang sering diajukan, perlu untuk mempostingnya di situs web internal perusahaan sebagai FAQ.
AI generatif juga dapat digunakan untuk memasukkan pertanyaan dan jawaban representatif serta menghasilkan draf berpoin untuk publikasi di situs web.
Terlebih lagi, AI generatif dapat dimanfaatkan untuk meninjau draf kata-kata ketika amandemen aturan diperlukan.
Penggunaan semacam itu mungkin dapat merampingkan sebagian persentase tugas penanganan pertanyaan.
Namun, ini hanya memperlakukan penanganan pertanyaan sebagai kerja iterasi dan menggunakan AI generatif sebagai alat.
Akibatnya, peningkatan efisiensi dari pendekatan ini sangat terbatas.
Konversi Kerja Aliran
Untuk memaksimalkan efisiensi tugas tanggapan pertanyaan yang disebutkan sebagai contoh, tugas ini harus diubah menjadi kerja aliran.
Ini memerlukan perincian dan pendokumentasian langkah-langkah yang diambil oleh penanggung jawab saat menangani pertanyaan:
- Menerima pertanyaan melalui berbagai saluran.
- Jika pertanyaan sama dengan yang sebelumnya dijawab dan tidak ada perubahan pada aturan terkait, berikan jawaban yang sama seperti sebelumnya.
- Untuk pertanyaan baru, atau yang melibatkan perubahan aturan, tinjau aturan dan siapkan draf tanggapan.
- Periksa apakah draf tanggapan mengacu pada aturan lama atau menyertakan informasi yang tidak tercantum dalam aturan.
- Periksa apakah persetujuan diperlukan sebelum menanggapi, dan dapatkan persetujuan jika perlu.
- Tanggapi melalui saluran tempat pertanyaan diterima.
- Daftarkan konten pertanyaan, hasil persetujuan, dan hasil tanggapan dalam data riwayat pertanyaan.
- Secara berkala periksa data riwayat pertanyaan untuk membuat pembaruan yang diusulkan untuk pertanyaan dan jawaban yang sering diajukan.
- Perbarui situs web internal perusahaan setelah mendapatkan persetujuan.
- Ketika aturan diperbarui, perbarui data aturan yang direferensikan.
- Bersamaan dengan itu, catat dalam data riwayat pertanyaan sebelumnya bahwa tanggapan terkait dan pembaruan aturan telah terjadi.
- Verifikasi apakah pertanyaan dan jawaban yang sering diajukan perlu direvisi karena perubahan aturan, dan perbarui jika perlu.
Dengan memperjelas perincian tugas-tugas ini, dan menghubungkannya, kerja iterasi yang fleksibel dapat diubah menjadi kerja aliran yang jelas.
Contoh Sistematisasi
Dengan mengubah tugas menjadi kerja aliran, jalur menuju sistematisasi menjadi jelas.
Saat melakukan sistematisasi, jika beberapa pengorbanan dalam kenyamanan karyawan dapat diterima, salah satu pilihannya adalah mengkonsolidasikan saluran pertanyaan.
Sebaliknya, jika kenyamanan karyawan adalah prioritas tertinggi, semua saluran pertanyaan harus tetap terbuka.
Pada dasarnya, sistem harus langsung menerima pertanyaan. Hanya dalam kasus pertanyaan lisan, manusia yang akan memasukkan detailnya ke dalam sistem.
Setelah pertanyaan diterima, sistem IT dan AI generatif akan melakukan sebanyak mungkin tugas selanjutnya sesuai dengan alur. Awalnya, pemeriksaan dan persetujuan manusia harus disisipkan di seluruh sistem, dan operator manusia harus dapat melakukan koreksi.
Kemudian, saat sistem digunakan untuk menangani pertanyaan, jika AI generatif melakukan kesalahan, instruksi untuk AI harus diperbarui dengan poin-poin peringatan, item untuk diperiksa, contoh kesalahan, dan contoh yang benar untuk mencegah kesalahan terulang.
Proses ini dapat mengurangi kesalahan AI generatif. Memperbarui instruksi AI ini sendiri dapat dibuat lebih efisien dengan mengubahnya dari kerja iterasi menjadi kerja aliran.
Dengan cara ini, dengan mensistematisasi tugas-tugas yang diubah alurnya, bahkan operasi yang mungkin awalnya terlihat memerlukan intervensi manusia dapat digantikan oleh sistem yang berpusat pada AI generatif.
Kesalahpahaman Umum
Banyak orang percaya bahwa aplikasi bisnis AI generatif saat ini memiliki sedikit efek, atau bahwa itu masih terlalu dini.
Namun, sebagian besar individu ini seringkali memiliki dua jenis kesalahpahaman.
Kesalahpahaman pertama berasal dari fokus pada penggunaan AI generatif sebagai alat belaka.
Seperti yang ditunjukkan di sini, memanfaatkan AI generatif sebagai alat untuk kerja iterasi tidak secara signifikan meningkatkan efisiensi bisnis. Kesalahpahaman ini muncul dari pengalaman atau pengamatan hasil yang terbatas tersebut.
Kesalahpahaman kedua berasal dari fokus pada meminta AI generatif melakukan kerja iterasi.
Memang, mencoba meminta AI generatif saat ini melakukan kerja iterasi seringkali tidak berhasil. Akibatnya, orang secara keliru menyimpulkan bahwa AI generatif tidak dapat mengambil alih tugas yang dilakukan oleh manusia, hanya berdasarkan pengamatan ini.
Kesimpulan
Seperti yang telah dibahas, dengan mengubah kerja iterasi menjadi kerja aliran dan mensistematisasikannya, efisiensi yang lebih besar dapat diharapkan dibandingkan hanya dengan alat.
Selain itu, meskipun AI generatif tidak dapat melakukan kerja iterasi, ia dapat menangani banyak tugas individual dalam proses kerja aliran. Bahkan jika awalnya ada banyak kesalahan, peningkatan berkelanjutan dapat dicapai dengan memperbarui instruksi.
Alternatifnya, jika perlu, tugas dapat dibagi, memisahkan penyusunan draf dari pemeriksaan, atau menerapkan pemeriksaan multi-tahap.
Jika sistematisasi dapat dicapai dengan cara ini, maka peningkatan akan terus berlanjut dengan setiap tugas yang dilakukan, dan operasi akan menjadi lebih efisien seiring waktu.
Ini adalah metode kerja yang memungkinkan peningkatan berkelanjutan dari mekanisme itu sendiri, mirip dengan produksi pabrik dan sistematisasi IT.
Untuk memanfaatkan AI generatif secara efektif, perubahan pola pikir diperlukan: alih-alih mencoba meningkatkan kerja iterasi sendiri, seseorang harus secara objektif mengubah tugas-tugasnya menjadi kerja aliran dan mensistematisasikannya.