Perusahaan, pemerintah, organisasi nirlaba, atau tim kecil, terlepas dari ukuran atau jenisnya, terlibat dalam kegiatan organisasi.
Kegiatan organisasi terdiri dari beberapa proses bisnis.
Proses bisnis dapat dipecah menjadi tugas-tugas. Suatu proses bisnis berfungsi ketika departemen dan individu dalam suatu organisasi melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepada mereka sebagai bagian dari peran masing-masing.
Dengan cara ini, seiring dengan berfungsinya proses bisnis individual, kegiatan organisasi secara keseluruhan juga berfungsi.
Perangkat Lunak Berorientasi Objek
Dalam dunia pengembangan perangkat lunak, konsep perangkat lunak berorientasi objek, bersama dengan metodologi desain dan bahasa pemrograman yang didasarkan padanya, telah dikembangkan.
Sebelum ini, perangkat lunak dirancang dengan data dan pemrosesan secara terpisah, dan definisi data serta pemrosesan bersifat independen dalam program.
Oleh karena itu, definisi data dan pemrosesan yang terkait erat dapat ditempatkan berdekatan dalam program, atau di lokasi yang sepenuhnya terpisah.
Terlepas dari penempatannya, tidak ada perbedaan dalam cara komputer memproses program.
Di sisi lain, saat memodifikasi atau menambahkan fitur ke program yang telah dikembangkan, efisiensi kerja dan kemungkinan bug sangat bervariasi tergantung pada kualitas penempatan.
Jika definisi data dan pemrosesan yang terkait erat tersebar di seluruh program yang mencakup puluhan atau ratusan ribu baris, melakukan perubahan menjadi sangat sulit.
Perangkat lunak berorientasi objek adalah konsep dasar untuk memecahkan masalah tersebut.
Dengan kata lain, ini adalah gagasan bahwa data dan pemrosesan yang terkait erat harus dikelompokkan secara jelas dan ditempatkan dalam kompartemen yang sama dalam program, sehingga lebih mudah dipahami saat memodifikasi program di kemudian hari.
Kompartemen untuk data dan pemrosesan ini adalah konsep yang disebut "objek."
Penting juga untuk merancang perangkat lunak di sekitar unit "objek" sejak fase desain.
Di sisi lain, kita umumnya terbiasa memahami berbagai hal sebagai objek.
Misalnya, ketika kita mengatur waktu bangun pada jam alarm, alarm akan berbunyi pada waktu tersebut. Kita menyadari bahwa jam alarm, sebagai objek, memiliki data (waktu bangun) dan pemrosesan (alarm berbunyi).
Masuk akal untuk merancang dan mengimplementasikan perangkat lunak dengan cara yang selaras dengan persepsi manusia umum ini. Inilah sebabnya mengapa perangkat lunak berorientasi objek menjadi tersebar luas.
Perangkat Lunak Berorientasi Proses Bisnis
Saya telah memberikan gambaran umum tentang kegiatan organisasi dan perangkat lunak berorientasi objek.
Di sini, saya ingin mengusulkan pendekatan pengembangan perangkat lunak baru: Perangkat Lunak Berorientasi Proses Bisnis.
Seperti yang dijelaskan dalam diskusi tentang perangkat lunak berorientasi objek, merancang perangkat lunak dengan cara yang selaras dengan persepsi manusia menawarkan keuntungan signifikan saat memodifikasi atau menambahkan fitur ke perangkat lunak.
Saat memanfaatkan perangkat lunak dalam kegiatan organisasi, menempatkan informasi dan fungsi terkait dalam kompartemen konseptual suatu proses bisnis—yang merupakan unit fundamental dari kegiatan organisasi—seharusnya mempermudah modifikasi dan penambahan fitur.
Ini adalah konsep fundamental di balik Perangkat Lunak Berorientasi Proses Bisnis.
Manual dan Informasi Masukan
Di perusahaan yang relatif besar, proses bisnis yang umum sering kali di-manual-kan. Proses bisnis yang didefinisikan dengan cukup jelas untuk di-manual-kan juga disebut alur kerja (workflow).
Sistem bisnis yang diwujudkan oleh perangkat lunak umum adalah sistem yang mewujudkan alur kerja ini. Suatu proses bisnis terwujud ketika setiap orang atau departemen yang bertanggung jawab memasukkan informasi ke dalam sistem bisnis sesuai dengan alur kerja.
Di sini, manual bisnis, sistem bisnis, dan informasi masukan memiliki hubungan yang sangat erat.
Namun, dalam mekanisme yang dijelaskan di sini, ketiga elemen yang terkait erat ini tersebar.
Konsep perangkat lunak berorientasi proses bisnis mengambil posisi bahwa ini harus menjadi satu kesatuan yang kohesif.
Bayangkan sebuah dokumen di mana manual bisnis ditulis dalam satu berkas, dan ada juga bidang untuk setiap orang atau departemen yang bertanggung jawab untuk memasukkan informasi.
Selain itu, misalkan informasi kontak untuk penanggung jawab berikutnya dari setiap tugas juga terdaftar secara spesifik.
Maka, Anda dapat melihat bahwa semua elemen proses bisnis terkandung dalam berkas formulir informasi masukan ini dengan manual bisnis.
Jika berkas ini dibuat dan diserahkan kepada penanggung jawab tugas pertama, proses bisnis akan berjalan sesuai dengan manual yang dijelaskan. Dan akhirnya, ketika semua informasi yang akan dimasukkan terisi, satu proses bisnis akan selesai.
Berkas ini adalah perangkat lunak berorientasi proses bisnis itu sendiri, dengan konsep perangkat lunak berorientasi proses bisnis diterapkan.
Dan seiring berfungsinya berbagai jenis perangkat lunak berorientasi proses bisnis, seluruh kegiatan organisasi akan berfungsi.
Perangkat Lunak Itu Sendiri
Sebelumnya, saya telah menjelaskan bahwa berkas formulir informasi masukan yang dilengkapi manual bisnis adalah perangkat lunak berorientasi proses bisnis itu sendiri.
Beberapa orang mungkin membayangkan bahwa ini akan mengarah pada diskusi tentang pengembangan program atau sistem.
Namun, bukan itu masalahnya.
Terlepas dari program atau sistem, berkas ini sendiri berfungsi sebagai perangkat lunak berorientasi proses bisnis.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, jika berkas ini dibuat dan dikirim ke penanggung jawab pertama, maka selanjutnya akan diteruskan kepada penanggung jawab setiap tugas, dan proses bisnis yang tertulis di dalamnya akan dieksekusi.
Tentu saja, berdasarkan berkas ini, seseorang dapat mengembangkan program atau sistem untuk mewujudkan alur kerja yang dijelaskan di dalamnya.
Namun, seberapa besar perbedaan antara menggunakan sistem semacam itu dan hanya meneruskan berkas ini sendiri antar pihak yang bertanggung jawab?
Di sini, yang perlu dicatat adalah bahwa pengembangan program atau sistem memisahkan manual dari pemrosesan.
Pemisahan ini bertentangan dengan pendekatan berorientasi proses bisnis. Dengan kata lain, hal ini membuat perbaikan dan penambahan fitur pada proses bisnis menjadi lebih sulit.
Hal ini akan segera terlihat jelas jika Anda membayangkan skenario di mana manual bisnis diubah.
Setiap kali prosedur proses bisnis berubah, program dan sistem perlu dimodifikasi sesuai dengan perubahan tersebut.
Karena alasan ini, manual bisnis perlu disempurnakan secara menyeluruh sejak awal, yang membuat manualisasi memakan waktu. Selain itu, meskipun manual diubah, hal itu tidak segera tercermin dalam program atau sistem.
Selain masalah waktu yang diperlukan, ada juga biaya renovasi.
Ini berarti bahwa proses bisnis dan manual tidak dapat dengan mudah diubah.
Di sisi lain, jika program dan sistem tidak dikembangkan, dan sebagai gantinya, berkas formulir informasi masukan yang dilengkapi manual bisnis dipertukarkan antar pihak yang bertanggung jawab, maka periode pengembangan serta biaya pemeliharaan/operasi untuk program dan sistem menjadi tidak diperlukan.
Perangkat Lunak yang Dapat Dieksekusi
Beberapa orang mungkin kemudian bertanya-tanya mengapa berkas ini disebut "perangkat lunak."
Alasannya adalah karena berkas ini adalah berkas yang dapat dieksekusi. Namun, ia tidak dieksekusi sebagai program di komputer; melainkan, ia adalah perangkat lunak yang dieksekusi oleh manusia.
Manual bisnis itu seperti program bagi manusia. Dan bidang-bidang informasi masukan itu seperti lokasi penyimpanan data di memori atau basis data.
Dilihat dari sudut pandang ini, tidak salah untuk menganggap berkas ini sebagai perangkat lunak yang dieksekusi oleh manusia.
Agen Pelaksana
Tugas-tugas yang tertulis dalam perangkat lunak berorientasi proses bisnis dapat dieksekusi oleh manusia atau oleh kecerdasan buatan.
Bahkan untuk satu tugas, mungkin ada kasus di mana AI dan manusia bekerja sama, atau di mana hanya manusia atau hanya AI yang mengeksekusi tugas tersebut.
Kecerdasan buatan juga dapat membaca manual bisnis di dalam berkas ini dan melakukan pemrosesan yang sesuai.
Oleh karena itu, berkas ini menjadi perangkat lunak yang dapat dieksekusi baik untuk manusia maupun kecerdasan buatan.
Bantuan AI
Pertama, kecerdasan buatan mengeksekusi berkas tersebut. Dengan demikian, ia membaca manual bisnis yang tertulis dalam berkas dan memahami konten yang perlu diproses.
Beberapa bagian dari pemrosesan ini dapat dieksekusi langsung oleh AI, atau informasi dapat dimasukkan ke dalam bidang masukan oleh AI.
Di sisi lain, beberapa bagian memerlukan pemrosesan atau masukan informasi dari manusia.
Untuk bagian-bagian ini, AI memberi tahu manusia dan mendorong mereka untuk melakukan pemrosesan atau memasukkan informasi.
Pada titik ini, AI dapat mengubah metode presentasinya kepada manusia berdasarkan konten pemrosesan atau informasi masukan manusia.
Metode dasar untuk presentasi kepada manusia dapat mencakup penyampaian tugas yang diperlukan melalui obrolan teks atau obrolan suara, atau mendapatkan informasi yang akan dimasukkan.
Ada juga metode membuka berkas secara langsung. Jika berkasnya adalah teks, misalnya, editor teks akan dibuka.
Metode yang lebih canggih melibatkan ekstraksi tugas yang diperlukan dan informasi masukan, lalu membuat berkas sementara untuk aplikasi yang mudah digunakan manusia, berdasarkan konten tersebut, dan mengeksekusinya.
Misalnya, jika masukan diperlukan dalam format tabel, berkas lembar kerja dapat dibuat agar manusia memasukkan informasi. Informasi yang dimasukkan ke dalam berkas sementara kemudian akan ditranskripsi oleh AI ke dalam bidang masukan berkas asli.
Metode yang lebih canggih lagi adalah memprogram aplikasi sesuai permintaan dengan antarmuka pengguna yang sesuai dengan berkas dan tugas/informasi masukan yang diperlukan dari manusia.
Dengan cara ini, ketika sebuah tugas selesai, baik melalui otomatisasi AI atau melalui AI yang membantu pekerjaan dan masukan manusia, AI mentransfer berkas tersebut ke alamat kontak penanggung jawab tugas berikutnya yang tertulis dalam manual bisnis.
Dengan AI membantu manusia dengan cara ini, sistem dapat terwujud di mana manusia hanya perlu melakukan tugas-tugas minimum yang diperlukan secara efisien melalui antarmuka pengguna yang mudah digunakan.
Berkas yang Ramah AI
Pada dasarnya, perangkat lunak berorientasi proses bisnis dapat berupa format berkas apa pun.
Namun, mempertimbangkan bantuan AI, format berkas yang mudah ditangani AI cocok untuk format berkas dasar. Berkas teks berformat Markdown adalah contoh tipikal.
Akan baik juga untuk menetapkan aturan dasar untuk kontennya. Karena AI memberikan bantuan, aturan penulisan dasar ini juga dapat dimodifikasi atau diperluas secara fleksibel.
Akumulasi Pengetahuan dan Peningkatan Proses Bisnis
Perangkat lunak berorientasi proses bisnis memungkinkan organisasi untuk menambahkan proses bisnis baru atau memodifikasi yang sudah ada hanya dengan membuat atau mengubah berkas yang menggabungkan manual dan bidang masukan, tanpa melibatkan pengembangan program atau sistem.
Selain itu, sangat penting untuk menyertakan informasi kontak untuk titik kontak dalam manual bisnis untuk pertanyaan atau permintaan perbaikan yang terkait dengan proses bisnis tersebut.
Ini secara signifikan mengurangi waktu dan upaya yang dihabiskan oleh AI atau manusia yang bergulat dengan ketidakpastian atau mencari informasi. Terlebih lagi, karena pertanyaan, jawaban, dan permintaan perbaikan terpusat pada satu titik kontak, pengetahuan proses bisnis secara alami terakumulasi, dan proses bisnis dapat ditingkatkan dengan frekuensi tinggi.
Tugas-tugas mensistematiskan dan mengatur pengetahuan yang terakumulasi, atau memodifikasi perangkat lunak berorientasi proses bisnis sebagai tanggapan terhadap permintaan perbaikan, juga dapat dilakukan secara otomatis oleh AI atau dibantu olehnya.
Selain itu, jika perlu, perangkat lunak berorientasi proses bisnis baru dapat dibuat untuk menambahkan proses bisnis baru ke organisasi.
Organisasi Pembelajaran Cepat
Dengan cara ini, melalui konsep perangkat lunak berorientasi proses bisnis dan otomatisasi/bantuan oleh kecerdasan buatan, organisasi secara keseluruhan dapat secara alami mengumpulkan pengetahuan dan terus-menerus meningkatkan diri.
Ini dapat digambarkan sebagai organisasi pembelajaran cepat.
Hal ini memungkinkan kegiatan organisasi yang jauh lebih efisien daripada organisasi tradisional.
Sementara itu, dengan bantuan AI untuk tugas-tugas individual, manusia hanya perlu melakukan pekerjaan minimal melalui antarmuka yang mudah digunakan.
Oleh karena itu, manusia tidak perlu mempelajari sejumlah besar informasi atau memahami setiap detail proses bisnis yang sering berubah.
Tidak seperti manusia, kecerdasan buatan dapat langsung dan dengan mudah membaca kembali semua manual bisnis yang baru. Selain itu, tidak memerlukan waktu untuk membiasakan diri dengan proses bisnis baru dan tidak terpaku pada yang sebelumnya.
Dengan demikian, bagian-bagian yang sulit bagi manusia, seperti mempelajari manual dalam jumlah besar dan beradaptasi dengan perubahan dalam proses bisnis, diserap oleh kecerdasan buatan.
Beginilah cara organisasi pembelajaran cepat dapat dicapai.