क्या आपने कभी एक उपकरण और एक सिस्टम के बीच अंतर पर विचार किया है?
उपकरण वे होते हैं जिनका उपयोग हम कार्य करने के लिए करते हैं। सिस्टम भी इसी तरह कार्यों को सुव्यवस्थित करते हैं।
कुछ लोग सिस्टम को केवल एक अधिक जटिल उपकरण मान सकते हैं।
हालांकि, जब कार्यों को दो प्रकारों—पुनरावृत्ति कार्य और फ्लो वर्क—में वर्गीकृत किया जाता है, तो उपकरण और सिस्टम के बीच का अंतर स्पष्ट हो जाता है।
पुनरावृत्ति और प्रवाह
पुनरावृत्ति कार्य लचीले परीक्षण और त्रुटि के माध्यम से धीरे-धीरे डिलिवरेबल्स बनाने की प्रक्रिया है।
पुनरावृत्ति कार्य में, एक टूलकिट जो विशिष्ट कार्यों के लिए परस्पर उपयोग किया जा सकता है, उपयोगी होता है।
इसके विपरीत, फ्लो वर्क एक ऐसी प्रक्रिया है जो वृद्धिशील रूप से आगे बढ़ती है, अंतिम चरण में एक डिलिवरेबल का उत्पादन करती है।
फ्लो वर्क में, कार्य प्रवाह को निर्देशित करने के लिए एक प्रणाली होने से उत्पादकता और गुणवत्ता में उल्लेखनीय सुधार होता है।
फ्लो वर्क रूपांतरण और व्यवस्थीकरण
मनुष्यों द्वारा किए जाने वाले कई कार्य या तो पुनरावृत्ति कार्य होते हैं या व्यवस्थित फ्लो वर्क का एक हिस्सा होते हैं।
पुनरावृत्ति कार्य को फ्लो वर्क में परिवर्तित करके और फिर उसे व्यवस्थित करके, उत्पादकता और गुणवत्ता को काफी बढ़ाया जा सकता है।
औद्योगिक क्रांति और आईटी क्रांति
औद्योगिक क्रांति और आईटी क्रांति इस बात के प्रमुख उदाहरण हैं कि पुनरावृत्ति कार्य को फ्लो वर्क में परिवर्तित करके, और फिर उसे व्यवस्थित करके, उत्पादकता और गुणवत्ता में नाटकीय रूप से सुधार कैसे किया गया।
औद्योगिक क्रांति से पहले, विनिर्माण पुनरावृत्ति कार्य के रूप में किया जाता था, जिसमें मनुष्य कुशलता से उपकरणों का उपयोग करते थे और हर बार व्यवस्थाओं और प्रक्रियाओं को स्वतंत्र रूप से बदलते थे।
इसी तरह, आईटी क्रांति से पहले, सूचना प्रसंस्करण में मनुष्य उपकरणों का उपयोग एक असंरचित, पुनरावृत्ति तरीके से करते थे।
इन प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करके, ठीक वैसे ही जैसे कारखाने की उत्पादन लाइनें या व्यावसायिक आईटी सिस्टम, उत्पादकता और गुणवत्ता में उल्लेखनीय वृद्धि हुई।
हालांकि, न केवल व्यवस्थीकरण बल्कि पुनरावृत्ति कार्यों का फ्लो वर्क रूपांतरण भी अत्यंत महत्वपूर्ण है। फ्लो वर्क में परिवर्तित करने की क्षमता ही थी जिसने पहले स्थान पर व्यवस्थीकरण को संभव बनाया।
जेनरेटिव एआई क्रांति
जब व्यावसायिक कार्यों में जेनरेटिव एआई का उपयोग करके उत्पादकता और गुणवत्ता में सुधार का लक्ष्य रखा जाता है, तो एआई को केवल एक उपकरण के रूप में उपयोग करने से इसका वास्तविक मूल्य उजागर नहीं होगा।
मुख्य उद्देश्य पुनरावृत्ति कार्य का फ्लो वर्क रूपांतरण है, जिसके बाद उस फ्लो वर्क का व्यवस्थीकरण होता है।
जेनरेटिव एआई अपनी अनुकूलनशीलता के कारण पुनरावृत्ति कार्य को संभाल सकता है। हालांकि, चाहे मनुष्यों द्वारा किया जाए या जेनरेटिव एआई द्वारा, पुनरावृत्ति कार्य की उत्पादकता और गुणवत्ता की सीमाएं होती हैं।
इसलिए, फ्लो वर्क रूपांतरण और व्यवस्थीकरण का लक्ष्य रखना महत्वपूर्ण है।
कोई यह तर्क दे सकता है कि यदि फ्लो वर्क रूपांतरण मानव श्रमिकों के लिए उत्पादकता और गुणवत्ता में सुधार कर सकता है, तो जेनरेटिव एआई के आगमन से पहले भी ऐसी पहल की जा सकती थी।
हालांकि, मानव श्रमिकों पर आधारित फ्लो वर्क रूपांतरण, वास्तव में एक बहुत मुश्किल समस्या है। मानव श्रमिक कार्य असाइनमेंट या सामग्री में परिवर्तनों के अनुकूल तुरंत नहीं हो सकते।
इसके विपरीत, जब कार्यकर्ता एक जेनरेटिव एआई होता है, तो भूमिकाओं और कार्य सामग्री को पुनरावृत्ति तरीके से पुनर्गठित करना आसान होता है।
मनुष्यों के विपरीत, जेनरेटिव एआई पिछले चरणों को भूल सकता है, नई प्रक्रियाओं को तुरंत पढ़ और समझ सकता है, और उनके आधार पर कार्य कर सकता है।
इस कारण से, व्यवसाय में जेनरेटिव एआई का लाभ उठाने का मुख्य दृष्टिकोण पुनरावृत्ति कार्य का फ्लो वर्क रूपांतरण और उसके बाद उसका व्यवस्थीकरण होगा।
जेनरेटिव एआई का उपयोग करके व्यावसायिक दक्षता
आइए जेनरेटिव एआई के माध्यम से प्राप्त व्यावसायिक दक्षता के एक उदाहरण पर विचार करें।
उदाहरण के तौर पर, आंतरिक कंपनी नियमों के बारे में कर्मचारियों की पूछताछ का जवाब देने के कार्य पर विचार करें।
जेनरेटिव एआई का उपयोग आंतरिक नियमों को खोजने और उत्तरों का मसौदा तैयार करने के लिए किया जा सकता है।
हालांकि, ऐसी संभावना है कि जेनरेटिव एआई पुराने नियमों का संदर्भ दे सकता है या गलती से नियमों में मौजूद न होने वाली काल्पनिक जानकारी के आधार पर प्रतिक्रियाएं उत्पन्न कर सकता है।
इसके अलावा, पूछताछ विभिन्न चैनलों, जैसे ईमेल, मैसेंजर उपकरण, फोन या व्यक्तिगत रूप से आ सकती है।
इसलिए, पूछताछ को संभालने वाले कर्मचारी को पहले की तरह उन्हें प्राप्त करने की आवश्यकता होती है।
यह संभव है कि दक्षता में सुधार किया जा सके यदि कर्मचारी संभव होने पर मौके पर ही पूछताछ का जवाब दें, और जिन लोगों को नियम सत्यापन की आवश्यकता है, उनके लिए पूछताछ की सामग्री को जेनरेटिव एआई में इनपुट करके मसौदा उत्तर उत्पन्न किया जाए।
इसके अतिरिक्त, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के लिए, उन्हें कंपनी की आंतरिक वेबसाइट पर अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के रूप में पोस्ट करना आवश्यक है।
जेनरेटिव एआई का उपयोग प्रतिनिधि प्रश्नों और उत्तरों को इनपुट करने और वेबसाइट प्रकाशन के लिए बुलेटेड ड्राफ्ट उत्पन्न करने के लिए भी किया जा सकता है।
इसके अलावा, जब नियम संशोधनों की आवश्यकता होती है तो मसौदा शब्दों की समीक्षा के लिए जेनरेटिव एआई का लाभ उठाया जा सकता है।
ऐसे उपयोग पूछताछ हैंडलिंग कार्यों के एक निश्चित प्रतिशत को सुव्यवस्थित कर सकते हैं।
हालांकि, यह केवल पूछताछ हैंडलिंग को पुनरावृत्ति कार्य के रूप में मानता है और जेनरेटिव एआई को एक उपकरण के रूप में उपयोग करता है।
नतीजतन, इस दृष्टिकोण से दक्षता लाभ बहुत सीमित हैं।
फ्लो वर्क रूपांतरण
उदाहरण के रूप में उल्लिखित पूछताछ प्रतिक्रिया कार्य की दक्षता को अधिकतम करने के लिए, इस कार्य को फ्लो वर्क में परिवर्तित किया जाना चाहिए।
इसके लिए पूछताछ को संभालते समय प्रभारी व्यक्ति द्वारा उठाए गए कदमों का विवरण और दस्तावेजीकरण करना आवश्यक है:
- विभिन्न चैनलों के माध्यम से पूछताछ प्राप्त करें।
- यदि पूछताछ पहले से उत्तरित एक के समान है और संबंधित नियमों में कोई बदलाव नहीं है, तो पहले जैसा ही उत्तर प्रदान करें।
- एक नई पूछताछ के लिए, या जिसमें नियम परिवर्तन शामिल है, नियमों की समीक्षा करें और एक मसौदा प्रतिक्रिया तैयार करें।
- जांचें कि क्या मसौदा प्रतिक्रिया पुराने नियमों को संदर्भित करती है या नियमों में वर्णित नहीं जानकारी शामिल है।
- उत्तर देने से पहले अनुमोदन आवश्यक है या नहीं, जांचें और यदि आवश्यक हो तो अनुमोदन प्राप्त करें।
- जिस चैनल के माध्यम से पूछताछ प्राप्त हुई थी, उसके माध्यम से जवाब दें।
- पूछताछ की सामग्री, अनुमोदन परिणाम और प्रतिक्रिया परिणाम को पूछताछ इतिहास डेटा में दर्ज करें।
- अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों और उत्तरों के लिए प्रस्तावित अपडेट बनाने के लिए समय-समय पर पूछताछ इतिहास डेटा की जांच करें।
- अनुमोदन प्राप्त करने के बाद आंतरिक कंपनी वेबसाइट को अपडेट करें।
- जब नियम अपडेट किए जाते हैं, तो संदर्भित नियम डेटा को अपडेट करें।
- साथ ही, पिछले पूछताछ इतिहास डेटा में रिकॉर्ड करें कि संबंधित प्रतिक्रियाएं और नियम अपडेट हुए हैं।
- जांचें कि क्या नियम परिवर्तनों के कारण अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों और उत्तरों को संशोधन की आवश्यकता है, और यदि आवश्यक हो तो अपडेट करें।
इन कार्यों के विवरण को स्पष्ट करके, और उन्हें जोड़कर, लचीले पुनरावृत्ति कार्य को एक स्पष्ट फ्लो वर्क में परिवर्तित किया जा सकता है।
व्यवस्थीकरण का उदाहरण
कार्यों को फ्लो वर्क में परिवर्तित करके, व्यवस्थीकरण का मार्ग स्पष्ट हो जाता है।
व्यवस्थीकरण करते समय, यदि कर्मचारी सुविधा में कुछ बलिदान स्वीकार्य है, तो एक विकल्प पूछताछ चैनलों को समेकित करना है।
इसके विपरीत, यदि कर्मचारी सुविधा सर्वोच्च प्राथमिकता है, तो सभी पूछताछ चैनल खुले रहने चाहिए।
मूल रूप से, सिस्टम को सीधे पूछताछ प्राप्त करनी चाहिए। केवल मौखिक पूछताछ के मामले में ही एक मानव विवरण को सिस्टम में इनपुट करेगा।
पूछताछ प्राप्त होने के बाद, आईटी प्रणाली और जेनरेटिव एआई प्रवाह के अनुसार बाद के कार्यों को यथासंभव निष्पादित करेंगे। प्रारंभ में, मानव जांच और अनुमोदन को पूरे सिस्टम में बिखेरा जाना चाहिए, और मानव ऑपरेटरों को सुधार करने में सक्षम होना चाहिए।
फिर, जैसे-जैसे सिस्टम का उपयोग पूछताछ को संभालने के लिए किया जाता है, यदि जेनरेटिव एआई कोई गलती करता है, तो एआई के निर्देशों को सावधानी बिंदुओं, जांचने योग्य वस्तुओं, त्रुटियों के उदाहरणों और सही उदाहरणों के साथ अद्यतन किया जाना चाहिए ताकि गलती को दोबारा होने से रोका जा सके।
यह प्रक्रिया जेनरेटिव एआई की त्रुटियों को कम कर सकती है। इन एआई निर्देशों को स्वयं अद्यतन करना पुनरावृत्ति कार्य से फ्लो वर्क में परिवर्तित करके और भी कुशल बनाया जा सकता है।
इस तरह, फ्लो-कनवर्ट किए गए कार्यों को व्यवस्थित करके, यहां तक कि वे संचालन भी जो शुरू में मानवीय हस्तक्षेप की आवश्यकता प्रतीत हो सकते हैं, उन्हें जेनरेटिव एआई-केंद्रित प्रणाली द्वारा प्रतिस्थापित किया जा सकता है।
सामान्य भ्रांतियाँ
कई लोगों का मानना है कि जेनरेटिव एआई का व्यावसायिक अनुप्रयोग वर्तमान में कम प्रभावी है, या यह समय से पहले है।
हालांकि, इनमें से अधिकांश व्यक्तियों में अक्सर दो प्रकार की भ्रांतियाँ होती हैं।
पहली भ्रांति जेनरेटिव एआई को केवल एक उपकरण के रूप में उपयोग करने पर ध्यान केंद्रित करने से उत्पन्न होती है।
जैसा कि यहां प्रदर्शित किया गया है, पुनरावृत्ति कार्य के लिए जेनरेटिव एआई का एक उपकरण के रूप में लाभ उठाने से व्यावसायिक दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि नहीं होती है। यह भ्रांति ऐसे सीमित परिणामों का अनुभव करने या उन्हें देखने से उत्पन्न होती है।
दूसरी भ्रांति जेनरेटिव एआई से पुनरावृत्ति कार्य करवाने पर ध्यान केंद्रित करने से आती है।
वास्तव में, वर्तमान जेनरेटिव एआई से पुनरावृत्ति कार्य करवाने का प्रयास अक्सर असफल रहता है। नतीजतन, लोग गलती से यह निष्कर्ष निकालते हैं कि जेनरेटिव एआई मनुष्यों द्वारा किए जाने वाले कार्यों को संभाल नहीं सकता है, केवल इस अवलोकन के आधार पर।
निष्कर्ष
जैसा कि चर्चा की गई है, पुनरावृत्ति कार्य को फ्लो वर्क में परिवर्तित करके और इसे व्यवस्थित करके, केवल उपकरणों की तुलना में अधिक दक्षता की उम्मीद की जा सकती है।
इसके अलावा, भले ही जेनरेटिव एआई पुनरावृत्ति कार्य न कर सके, फिर भी यह फ्लो वर्क प्रक्रिया के भीतर कई व्यक्तिगत कार्यों को संभाल सकता है। भले ही शुरू में कई त्रुटियां हों, निर्देशों को अपडेट करके निरंतर सुधार प्राप्त किया जा सकता है।
वैकल्पिक रूप से, यदि आवश्यक हो, तो कार्यों को विभाजित किया जा सकता है, ड्राफ्टिंग को जाँच से अलग किया जा सकता है, या बहु-स्तरीय जाँचों को लागू किया जा सकता है।
यदि इस तरह से व्यवस्थीकरण प्राप्त किया जा सकता है, तो प्रत्येक कार्य के साथ सुधार प्रगति करेंगे, और समय के साथ संचालन अधिक कुशल हो जाएंगे।
यह कार्य करने की एक ऐसी विधि है जो कारखाने के उत्पादन और आईटी व्यवस्थीकरण के समान, तंत्र में ही निरंतर सुधार की अनुमति देती है।
जेनरेटिव एआई का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए, मानसिकता में बदलाव की आवश्यकता है: अपने स्वयं के पुनरावृत्ति कार्य को बेहतर बनाने की कोशिश करने के बजाय, व्यक्ति को अपने कार्यों को वस्तुनिष्ठ रूप से फ्लो वर्क में परिवर्तित करना होगा और उन्हें व्यवस्थित करना होगा।