प्रवाह-आधारित कार्य और प्रणालियाँ: जेनरेटिव एआई के उपयोग का सार

क्या आपने कभी किसी उपकरण और एक प्रणाली के बीच के अंतर पर विचार किया है?

उपकरण वे चीजें हैं जिनका उपयोग हम काम करते समय करते हैं। प्रणालियाँ, इसी तरह, काम को अधिक कुशल बनाती हैं।

कुछ लोगों के मन में यह छवि हो सकती है कि एक प्रणाली केवल एक अधिक जटिल उपकरण है।

हालांकि, यदि हम काम को दो प्रकारों में वर्गीकृत करते हैं—पुनरावृत्तीय कार्य (iterative work) और प्रवाह-आधारित कार्य (flow-based work)—तो एक उपकरण और एक प्रणाली के बीच का अंतर उल्लेखनीय रूप से स्पष्ट हो जाता है।

पुनरावृत्ति और प्रवाह

पुनरावृत्तीय कार्य (iterative work) परीक्षण और त्रुटि के माध्यम से, लचीले ढंग से अनुकूलन करते हुए, धीरे-धीरे एक सुपुर्दगी (deliverable) बनाने की प्रक्रिया है।

पुनरावृत्तीय कार्य के लिए, एक टूलकिट उपयोगी होता है जो आपको विशिष्ट कार्यों के लिए सही उपकरण चुनने की अनुमति देता है।

दूसरी ओर, प्रवाह-आधारित कार्य (flow-based work) में चरणों के माध्यम से आगे बढ़ना शामिल है, अंतिम चरण में सुपुर्दगी का उत्पादन करना।

प्रवाह-आधारित कार्य के लिए, कार्य को प्रवाह के साथ मार्गदर्शन करने के लिए एक प्रणाली होने से उत्पादकता और गुणवत्ता में उल्लेखनीय सुधार होता है।

प्रवाह-आधारित कार्य परिवर्तन और व्यवस्थितकरण

मनुष्यों द्वारा किया जाने वाला अधिकांश कार्य या तो पुनरावृत्तीय कार्य है या एक व्यवस्थित प्रवाह-आधारित प्रक्रिया का एक घटक है।

पुनरावृत्तीय कार्य को प्रवाह-आधारित कार्य में बदलना, और फिर उसे व्यवस्थित करना, उत्पादकता और गुणवत्ता में सुधार में महत्वपूर्ण योगदान देता है।

औद्योगिक क्रांति और आईटी क्रांति

औद्योगिक क्रांति और आईटी क्रांति, पुनरावृत्तीय कार्य को प्रवाह-आधारित कार्य में बदलने और उसके बाद उसके व्यवस्थितीकरण के माध्यम से उत्पादकता और गुणवत्ता में उल्लेखनीय वृद्धि के प्रमुख उदाहरण हैं।

औद्योगिक क्रांति से पहले, विनिर्माण को पुनरावृत्तीय कार्य के रूप में किया जाता था, जहाँ मनुष्य कुशलता से औजारों का उपयोग करते थे, हर बार व्यवस्था और प्रक्रियाओं को स्वतंत्र रूप से बदलते थे।

आईटी क्रांति से पहले सूचना प्रसंस्करण भी पुनरावृत्तीय कार्य था, जिसमें मनुष्य उपकरणों का उपयोग करते थे और गैर-मानकीकृत तरीके से आगे बढ़ते थे।

इन प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करके, ठीक उसी तरह जैसे कारखाने की उत्पादन लाइनें और व्यावसायिक आईटी प्रणालियाँ होती हैं, उत्पादकता और गुणवत्ता में वृद्धि हुई।

हालांकि, केवल व्यवस्थितीकरण ही नहीं, बल्कि उस पुनरावृत्तीय कार्य का प्रवाह-आधारित परिवर्तन अत्यंत महत्वपूर्ण है। यह ठीक प्रवाह-आधारित परिवर्तन प्राप्त होने के कारण ही व्यवस्थितीकरण संभव हो पाया।

जेनरेटिव एआई क्रांति

जब व्यवसाय में जेनरेटिव एआई का उपयोग करके उत्पादकता और गुणवत्ता में सुधार का लक्ष्य रखा जाता है, तो केवल एआई को एक उपकरण के रूप में उपयोग करने से वास्तविक मूल्य प्राप्त नहीं होगा।

मुख्य उद्देश्य पुनरावृत्तीय कार्य को प्रवाह-आधारित कार्य में बदलना है, और फिर उस प्रवाह-आधारित कार्य का व्यवस्थितकरण करना है।

जेनरेटिव एआई, लचीले अनुकूलन में सक्षम होने के कारण, पुनरावृत्तीय कार्यों को संभाल सकता है। हालांकि, चाहे मनुष्यों द्वारा किया जाए या जेनरेटिव एआई द्वारा, पुनरावृत्तीय कार्य की उत्पादकता और गुणवत्ता की सीमाएं होती हैं।

यही कारण है कि प्रवाह-आधारित परिवर्तन और व्यवस्थितकरण का लक्ष्य रखना महत्वपूर्ण है।

कोई यह तर्क दे सकता है कि यदि प्रवाह-आधारित परिवर्तन मानव श्रमिकों के साथ भी उत्पादकता और गुणवत्ता में सुधार कर सकता था, तो ऐसी पहल जेनरेटिव एआई के आगमन से पहले भी की जा सकती थी।

हालांकि, मानव श्रमिकों पर आधारित प्रवाह-आधारित परिवर्तन वास्तव में एक बहुत ही कठिन समस्या है। मानव श्रमिक कार्य असाइनमेंट या सामग्री में बदलावों को तुरंत अनुकूलित नहीं कर सकते हैं।

दूसरी ओर, जब कार्यकर्ता जेनरेटिव एआई होता है, तो परीक्षण और त्रुटि के माध्यम से असाइनमेंट और कार्य सामग्री को पुनर्गठित करना आसान होता है।

मनुष्यों के विपरीत, जेनरेटिव एआई पिछले चरणों को भूल सकता है, नई प्रक्रियाओं को तुरंत पढ़ और समझ सकता है, और उनके आधार पर काम कर सकता है।

इसलिए, व्यवसाय में जेनरेटिव एआई का लाभ उठाने का मुख्य दृष्टिकोण पुनरावृत्तीय कार्य को प्रवाह-आधारित कार्य में बदलना और उसके बाद उसका व्यवस्थितकरण करना होगा।

जेनरेटिव एआई का उपयोग करके व्यावसायिक दक्षता में सुधार

आइए जेनरेटिव एआई का उपयोग करके व्यावसायिक दक्षता में सुधार का एक उदाहरण देखें।

उदाहरण के तौर पर, कंपनी के नियमों के बारे में कर्मचारियों के प्रश्नों का उत्तर देने के कार्य पर विचार करें।

जेनरेटिव एआई का उपयोग करके, कोई कंपनी के नियमों को खोज सकता है और उत्तरों का मसौदा तैयार कर सकता है।

हालांकि, इस बात की संभावना है कि जेनरेटिव एआई पुराने नियमों का संदर्भ दे सकता है या गलती से नियमों में स्पष्ट रूप से नहीं बताए गए उत्तरों की कल्पना कर सकता है और उन्हें प्रदान कर सकता है।

इसके अलावा, प्रश्न विभिन्न रूपों में आते हैं, जैसे ईमेल, मैसेंजर टूल, फोन कॉल, या मौखिक संचार।

इसलिए, प्रश्नों को संभालने वाले कर्मचारियों को उन्हें पहले की तरह प्राप्त करने की आवश्यकता होगी।

यह संभव है कि उन प्रश्नों का उत्तर देकर दक्षता में सुधार किया जा सकता है जिनका मौके पर ही समाधान किया जा सकता है, और उन प्रश्नों के लिए जिन्हें नियम सत्यापन की आवश्यकता होती है, प्रश्न सामग्री को जेनरेटिव एआई में इनपुट करके मसौदा उत्तर उत्पन्न किए जा सकते हैं।

इसके अतिरिक्त, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के लिए, उन्हें कंपनी के आंतरिक होमपेज पर एफएक्यू के रूप में पोस्ट करना आवश्यक है।

जेनरेटिव एआई का उपयोग विशिष्ट प्रश्नों और उत्तरों को इनपुट करने और वेबसाइट प्रकाशन के लिए बुलेटेड ड्राफ्ट बनाने के लिए भी किया जा सकता है।

इसके अलावा, जब नियम संशोधनों की आवश्यकता होती है, तो प्रस्तावों का मसौदा तैयार करने के लिए जेनरेटिव एआई का उपयोग किया जा सकता है।

ऐसे अनुप्रयोग पूछताछ से संबंधित कुछ प्रतिशत कार्यों को अधिक कुशल बना सकते हैं।

हालांकि, यह केवल पूछताछ के संचालन को पुनरावृत्तीय कार्य के रूप में छोड़ देता है और जेनरेटिव एआई को एक उपकरण के रूप में उपयोग करता है।

नतीजतन, दक्षता लाभ बहुत सीमित होते हैं।

प्रवाह-आधारित कार्य परिवर्तन

उदाहरण के रूप में दिए गए पूछताछ प्रबंधन कार्य की दक्षता को अधिकतम करने के लिए, इस कार्य को एक प्रवाह में बदलना होगा।

ऐसा करने के लिए, पूछताछ संभालते समय प्रभारी व्यक्ति द्वारा किए जाने वाले कार्यों को विस्तृत और औपचारिक रूप देना होगा।

• विभिन्न चैनलों के माध्यम से पूछताछ प्राप्त करें।
• यदि पूछताछ पहले से दिए गए उत्तर के समान है और संबंधित नियमों में कोई बदलाव नहीं हुआ है, तो वही उत्तर प्रदान करें।
• नई पूछताछ या नियम परिवर्तन से संबंधित पूछताछ के लिए, नियमों की पुष्टि करें और एक उत्तर का मसौदा तैयार करें।
• जांचें कि मसौदा उत्तर पुराने नियमों का संदर्भ नहीं देता है या नियमों में स्पष्ट रूप से उल्लिखित जानकारी शामिल नहीं करता है।
• जांचें कि उत्तर देने से पहले अनुमोदन की आवश्यकता है या नहीं, और यदि आवश्यक हो तो अनुमोदन प्राप्त करें।
• जिस चैनल के माध्यम से पूछताछ प्राप्त हुई थी, उसी के माध्यम से जवाब दें।
• पूछताछ की सामग्री, अनुमोदन परिणाम और उत्तर परिणाम को पूछताछ इतिहास डेटा में दर्ज करें।
• पूछताछ इतिहास डेटा की नियमित रूप से जांच करें और अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों और उत्तरों को अपडेट करने के लिए मसौदा तैयार करें।
• अनुमोदन प्राप्त करने के बाद आंतरिक कंपनी के होमपेज को अपडेट करें।
• नियमों के अपडेट होने पर संदर्भित नियम डेटा को अपडेट करें।
• साथ ही, पिछले पूछताछ इतिहास डेटा में रिकॉर्ड करें कि संबंधित उत्तर और नियम अपडेट हुए हैं।
• पुष्टि करें कि नियम परिवर्तनों के कारण अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों और उत्तरों की समीक्षा की आवश्यकता है या नहीं, और यदि आवश्यक हो तो अपडेट करें।

उपरोक्त वर्णित अनुसार, किए गए कार्यों के विवरण को स्पष्ट रूप से परिभाषित करके, इन कार्यों को जोड़ा जा सकता है, जिससे लचीले पुनरावृत्तीय कार्य को एक स्पष्ट प्रवाह-आधारित प्रक्रिया में बदला जा सकता है।

व्यवस्थितकरण का उदाहरण

इस कार्य-प्रवाह को बनाने से, व्यवस्थितकरण का मार्ग स्पष्ट हो जाता है।

व्यवस्थितकरण के लिए, यदि कुछ कर्मचारी सुविधा का त्याग स्वीकार्य है, तो एक विकल्प पूछताछ चैनलों को समेकित करना है।

इसके विपरीत, यदि कर्मचारी सुविधा को प्राथमिकता दी जाती है, तो प्रणाली को सभी चैनलों के माध्यम से पूछताछ प्राप्त करने की क्षमता बनाए रखनी चाहिए।

मूल रूप से, प्रणाली को सीधे पूछताछ प्राप्त करनी चाहिए। केवल मौखिक पूछताछ के लिए ही प्रभारी व्यक्ति को उन्हें प्रणाली में इनपुट करना चाहिए।

एक बार पूछताछ प्राप्त होने के बाद, आईटी प्रणाली और जेनरेटिव एआई को प्रवाह का पालन करते हुए, बाद के अधिकांश कार्य को निष्पादित करना चाहिए। प्रारंभ में, मानव जांच और अनुमोदन को पूरी प्रणाली में फैलाया जाना चाहिए, और मानव ऑपरेटरों को सुधार करने में सक्षम होना चाहिए।

फिर, जैसे ही प्रणाली का उपयोग पूछताछ प्रबंधन के लिए किया जाता है, यदि जेनरेटिव एआई कोई गलती करता है, तो जेनरेटिव एआई को दिए गए निर्देशों को चेतावनी, जांच के बिंदु, गलतियों के उदाहरण और सही उदाहरणों के साथ अद्यतन किया जाना चाहिए ताकि पुनरावृत्ति को रोका जा सके।

यह जेनरेटिव एआई त्रुटियों में कमी की अनुमति देता है। जेनरेटिव एआई के लिए निर्देशों को अद्यतन करने की यह प्रक्रिया और भी कुशल बनाई जा सकती है यदि इसे पुनरावृत्तीय कार्य के बजाय प्रवाह-आधारित कार्य में बदल दिया जाए।

इस तरह, प्रवाह-आधारित कार्य को व्यवस्थित करके, यहां तक कि ऐसे कार्य भी जो स्पष्ट रूप से मानवीय हस्तक्षेप की आवश्यकता प्रतीत होते हैं, उन्हें जेनरेटिव एआई पर केंद्रित एक प्रणाली द्वारा प्रतिस्थापित किया जा सकता है।

आम गलतफहमियाँ

बहुत से लोगों का मानना है कि जेनरेटिव एआई का व्यावसायिक अनुप्रयोग वर्तमान में बहुत प्रभावी नहीं है, या यह समय से पहले है।

हालांकि, इनमें से बड़ी संख्या में व्यक्ति अक्सर गलतफहमी के दो तरीकों में से एक में फंस जाते हैं।

पहली गलतफहमी जेनरेटिव एआई को एक उपकरण के रूप में उपयोग करने पर ध्यान केंद्रित करने से उत्पन्न होती है।

जैसा कि यहां दिखाया गया है, पुनरावृत्तीय कार्यों के लिए जेनरेटिव एआई का एक उपकरण के रूप में लाभ उठाने से व्यावसायिक दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि नहीं होती है। इसका अनुभव करने या इसके बारे में सुनने से यह गलतफहमी पैदा होती है।

दूसरी गलतफहमी जेनरेटिव एआई को पुनरावृत्तीय कार्यों को निष्पादित करने पर ध्यान केंद्रित करने से उत्पन्न होती है।

वास्तव में, वर्तमान जेनरेटिव एआई को पुनरावृत्तीय कार्य करने की कोशिश करना ठीक से काम नहीं करता है। परिणामस्वरूप, जेनरेटिव एआई मनुष्यों द्वारा किए गए कर्तव्यों को पूरी तरह से नहीं संभाल सकता है, और केवल इसी बिंदु पर ध्यान केंद्रित करने से गलतफहमी होती है।

अंत में

जैसा कि यहां चर्चा की गई है, पुनरावृत्तीय कार्य को प्रवाह-आधारित कार्य में बदलकर और उसे व्यवस्थित करके, केवल उपकरणों की तुलना में अधिक दक्षता की उम्मीद की जा सकती है।

इसके अलावा, भले ही पुनरावृत्तीय कार्य को पूरी तरह से संभाला न जा सके, प्रवाह-आधारित प्रक्रिया के भीतर कई व्यक्तिगत कार्यों को वर्तमान जेनरेटिव एआई द्वारा प्रबंधित किया जा सकता है। भले ही शुरू में कई त्रुटियां हों, निर्देशों को अद्यतन करके निरंतर सुधार प्राप्त किया जा सकता है।

वैकल्पिक रूप से, कार्यों को आवश्यकतानुसार विभाजित किया जा सकता है, जैसे मसौदा तैयार करने को जांचने से अलग करना, या बहु-स्तरीय जांच लागू करना।

यदि इस तरीके से व्यवस्थितकरण प्राप्त किया जा सकता है, तो प्रत्येक कार्य के साथ सुधार आगे बढ़ेगा, और समय के साथ संचालन अधिक कुशल हो जाएगा।

यह काम करने का एक ऐसा तरीका है जो तंत्र में ही निरंतर सुधार को सक्षम बनाता है, जो कारखाने के उत्पादन और आईटी प्रणाली के कार्यान्वयन के समान है।

जेनरेटिव एआई का लाभ उठाने के लिए, मानसिकता में बदलाव की आवश्यकता है: केवल अपने पुनरावृत्तीय कार्यों में सुधार करने के बजाय, आपको अपने काम को वस्तुनिष्ठ रूप से प्रवाह-आधारित प्रक्रियाओं में बदलना होगा और उन्हें व्यवस्थित करना होगा।