શું તમે ક્યારેય ટૂલ અને સિસ્ટમ વચ્ચેનો તફાવત ધ્યાનમાં લીધો છે?
ટૂલ્સ એ છે જેનો ઉપયોગ આપણે કાર્યો કરવા માટે કરીએ છીએ. સિસ્ટમો પણ તે જ રીતે કાર્યોને સુવ્યવસ્થિત કરે છે.
કેટલાક કદાચ સિસ્ટમને ફક્ત એક વધુ જટિલ ટૂલ તરીકે કલ્પી શકે છે.
જોકે, જ્યારે કાર્યોને બે પ્રકારમાં વર્ગીકૃત કરવામાં આવે છે—પુનરાવર્તિત કાર્ય અને ફ્લો કાર્ય—ત્યારે ટૂલ્સ અને સિસ્ટમો વચ્ચેનો તફાવત સ્પષ્ટ બને છે.
પુનરાવર્તન અને પ્રવાહ
પુનરાવર્તન કાર્ય એ લવચીક પ્રયાસ અને ભૂલ દ્વારા ધીમે ધીમે ડિલિવરેબલ બનાવવાની પ્રક્રિયા છે.
પુનરાવર્તન કાર્યમાં, ચોક્કસ કાર્યો માટે અદલબદલ કરી શકાય તેવું ટૂલકિટ ઉપયોગી છે.
તેનાથી વિપરીત, ફ્લો વર્ક એ એક પ્રક્રિયા છે જે ધીમે ધીમે આગળ વધે છે, અંતિમ તબક્કે ડિલિવરેબલ ઉત્પન્ન કરે છે.
ફ્લો વર્કમાં, કાર્ય પ્રવાહને માર્ગદર્શન આપવા માટે સિસ્ટમ હોવાથી ઉત્પાદકતા અને ગુણવત્તામાં નોંધપાત્ર સુધારો થાય છે.
ફ્લો વર્ક રૂપાંતરણ અને સિસ્ટમાઇઝેશન
માનવીઓ દ્વારા કરવામાં આવતા ઘણા કાર્યો ક્યાં તો પુનરાવર્તિત કાર્ય હોય છે અથવા વ્યવસ્થિત ફ્લો કાર્યનો ભાગ હોય છે.
પુનરાવર્તિત કાર્યને ફ્લો કાર્યમાં રૂપાંતરિત કરીને અને પછી તેને વ્યવસ્થિત કરીને, ઉત્પાદકતા અને ગુણવત્તામાં નોંધપાત્ર વધારો કરી શકાય છે.
ઔદ્યોગિક ક્રાંતિ અને IT ક્રાંતિ
ઔદ્યોગિક ક્રાંતિ અને IT ક્રાંતિ એ શ્રેષ્ઠ ઉદાહરણો છે કે કેવી રીતે પુનરાવર્તિત કાર્યને ફ્લો વર્કમાં રૂપાંતરિત કરીને અને પછી તેને વ્યવસ્થિત કરીને, ઉત્પાદકતા અને ગુણવત્તામાં નાટકીય રીતે સુધારો થયો.
ઔદ્યોગિક ક્રાંતિ પહેલાં, ઉત્પાદન પુનરાવર્તિત કાર્ય તરીકે કરવામાં આવતું હતું, જેમાં મનુષ્યો કુશળતાપૂર્વક સાધનોનો ઉપયોગ કરતા હતા અને દર વખતે વ્યવસ્થા અને પ્રક્રિયાઓને મુક્તપણે બદલતા હતા.
તેવી જ રીતે, IT ક્રાંતિ પહેલાં, માહિતી પ્રક્રિયામાં મનુષ્યો અસંરચિત, પુનરાવર્તિત રીતે સાધનોનો ઉપયોગ કરતા હતા.
આ પ્રક્રિયાઓને વ્યવસ્થિત કરીને, ફેક્ટરી ઉત્પાદન લાઇનો અથવા વ્યવસાયિક IT સિસ્ટમોની જેમ, ઉત્પાદકતા અને ગુણવત્તામાં નોંધપાત્ર વધારો થયો.
જોકે, માત્ર વ્યવસ્થિતકરણ જ નહીં પરંતુ પુનરાવર્તિત કાર્યોનું ફ્લો વર્ક રૂપાંતરણ પણ અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે. ફ્લો વર્કમાં રૂપાંતરિત કરવાની ક્ષમતાએ જ શરૂઆતમાં વ્યવસ્થિતકરણ શક્ય બનાવ્યું.
જનરેટિવ AI ક્રાંતિ
જ્યારે વ્યવસાયિક કામગીરીમાં જનરેટિવ AI નો ઉપયોગ કરીને ઉત્પાદકતા અને ગુણવત્તા સુધારવાનું લક્ષ્ય હોય, ત્યારે AI નો માત્ર એક સાધન તરીકે ઉપયોગ કરવાથી તેનું સાચું મૂલ્ય પ્રાપ્ત થશે નહીં.
મુખ્ય ઉદ્દેશ્ય પુનરાવર્તિત કાર્યનું ફ્લો કાર્ય રૂપાંતરણ છે, ત્યારબાદ તે ફ્લો કાર્યનું વ્યવસ્થિતકરણ છે.
જનરેટિવ AI તેની અનુકૂલનક્ષમતાને કારણે પુનરાવર્તિત કાર્યને સંભાળી શકે છે. જોકે, માનવીઓ દ્વારા અથવા જનરેટિવ AI દ્વારા કરવામાં આવે તો પણ, પુનરાવર્તિત કાર્યની ઉત્પાદકતા અને ગુણવત્તાની મર્યાદાઓ હોય છે.
તેથી, ફ્લો કાર્ય રૂપાંતરણ અને વ્યવસ્થિતકરણનું લક્ષ્ય રાખવું મહત્વપૂર્ણ છે.
કોઈ દલીલ કરી શકે છે કે જો ફ્લો કાર્ય રૂપાંતરણ માનવ કાર્યકરો માટે ઉત્પાદકતા અને ગુણવત્તામાં સુધારો કરી શકે, તો આવા પ્રયાસો જનરેટિવ AI ના આગમન પહેલા પણ હાથ ધરવામાં આવી શક્યા હોત.
જોકે, માનવ કાર્યકરો પર આધારિત ફ્લો કાર્ય રૂપાંતરણ, વાસ્તવમાં એક ખૂબ જ મુશ્કેલ સમસ્યા છે. માનવ કાર્યકરો કાર્ય સોંપણીઓ અથવા સામગ્રીમાં થતા ફેરફારોને તાત્કાલિક અનુકૂલિત કરી શકતા નથી.
તેનાથી વિપરીત, જ્યારે કાર્યકર જનરેટિવ AI હોય, ત્યારે ભૂમિકાઓ અને કાર્ય સામગ્રીને પુનરાવર્તિત રીતે ફરીથી ગોઠવવું સરળ છે.
માનવીઓથી વિપરીત, જનરેટિવ AI પાછલા પગલાંને ભૂલી શકે છે, નવી પ્રક્રિયાઓને તરત જ વાંચી અને સમજી શકે છે, અને તેના આધારે કાર્યો કરી શકે છે.
આ કારણોસર, વ્યવસાયમાં જનરેટિવ AI નો લાભ લેવાનો મુખ્ય અભિગમ પુનરાવર્તિત કાર્યનું ફ્લો કાર્ય રૂપાંતરણ અને ત્યારબાદ તેનું વ્યવસ્થિતકરણ હશે.
જનરેટિવ AI નો ઉપયોગ કરીને વ્યવસાયિક કાર્યક્ષમતા
ચાલો જનરેટિવ AI દ્વારા પ્રાપ્ત વ્યવસાયિક કાર્યક્ષમતાનું એક ઉદાહરણ ધ્યાનમાં લઈએ.
ઉદાહરણ તરીકે, આંતરિક કંપનીના નિયમો વિશે કર્મચારીઓની પૂછપરછનો જવાબ આપવાના કાર્યને ધ્યાનમાં લો.
જનરેટિવ AI નો ઉપયોગ આંતરિક નિયમો શોધવા અને જવાબોનો મુસદ્દો તૈયાર કરવા માટે થઈ શકે છે.
જોકે, એવી સંભાવના છે કે જનરેટિવ AI જૂના નિયમોનો ઉલ્લેખ કરી શકે અથવા નિયમોમાં હાજર ન હોય તેવી કલ્પિત માહિતીના આધારે ભૂલથી જવાબો ઉત્પન્ન કરી શકે.
વધુમાં, પૂછપરછ વિવિધ ચેનલો દ્વારા આવી શકે છે, જેમ કે ઇમેઇલ, મેસેન્જર ટૂલ્સ, ફોન અથવા રૂબરૂ.
તેથી, પૂછપરછ સંભાળતા કર્મચારીએ પહેલાની જેમ જ તેમને પ્રાપ્ત કરવાની જરૂર છે.
એવું માનવું શક્ય છે કે કર્મચારીઓ શક્ય હોય ત્યારે સ્થળ પર જ પૂછપરછનો જવાબ આપે અને નિયમ ચકાસણીની જરૂર હોય તેવા કિસ્સાઓમાં, પૂછપરછની સામગ્રીને જનરેટિવ AI માં દાખલ કરીને મુસદ્દો જવાબો ઉત્પન્ન કરવાથી કાર્યક્ષમતા સુધારી શકાય છે.
વધુમાં, વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો માટે, તેમને કંપનીની આંતરિક વેબસાઇટ પર FAQ તરીકે પોસ્ટ કરવા જરૂરી છે.
જનરેટિવ AI નો ઉપયોગ પ્રતિનિધિ પ્રશ્નો અને જવાબો દાખલ કરવા અને વેબસાઇટ પ્રકાશન માટે બુલેટેડ મુસદ્દાઓ ઉત્પન્ન કરવા માટે પણ થઈ શકે છે.
આ ઉપરાંત, નિયમ સુધારાઓની જરૂર હોય ત્યારે મુસદ્દાના શબ્દોની સમીક્ષા કરવા માટે જનરેટિવ AI નો લાભ લઈ શકાય છે.
આવા ઉપયોગો પૂછપરછ સંભાળવાના કાર્યોના અમુક ટકાને સુવ્યવસ્થિત કરી શકે છે.
જોકે, આ માત્ર પૂછપરછ સંભાળને પુનરાવર્તિત કાર્ય તરીકે માને છે અને જનરેટિવ AI નો એક સાધન તરીકે ઉપયોગ કરે છે.
પરિણામે, આ અભિગમમાંથી પ્રાપ્ત કાર્યક્ષમતા લાભો ખૂબ મર્યાદિત છે.
ફ્લો વર્ક રૂપાંતરણ
ઉદાહરણ તરીકે ઉલ્લેખિત પૂછપરછ પ્રતિભાવ કાર્યની કાર્યક્ષમતાને મહત્તમ કરવા માટે, આ કાર્યને ફ્લો વર્કમાં રૂપાંતરિત કરવું આવશ્યક છે.
આ માટે પૂછપરછો સંભાળતી વખતે જવાબદાર વ્યક્તિ દ્વારા લેવામાં આવેલા પગલાંઓને વિગતવાર અને દસ્તાવેજીકૃત કરવા જરૂરી છે:
- વિવિધ ચેનલો દ્વારા પૂછપરછો પ્રાપ્ત કરો.
- જો પૂછપરછ અગાઉ જવાબ આપવામાં આવેલી પૂછપરછ જેવી જ હોય અને સંબંધિત નિયમોમાં કોઈ ફેરફાર ન હોય, તો અગાઉની જેમ જ જવાબ આપો.
- નવી પૂછપરછ માટે, અથવા નિયમ ફેરફાર સંબંધિત પૂછપરછ માટે, નિયમોની સમીક્ષા કરો અને મુસદ્દો પ્રતિભાવ તૈયાર કરો.
- મુસદ્દો પ્રતિભાવ જૂના નિયમોનો ઉલ્લેખ કરે છે કે કેમ અથવા નિયમોમાં દર્શાવેલ ન હોય તેવી માહિતી શામેલ છે કે કેમ તે તપાસો.
- જવાબ આપતા પહેલા મંજૂરી જરૂરી છે કે કેમ તે તપાસો, અને જો જરૂરી હોય તો મંજૂરી મેળવો.
- જે ચેનલ દ્વારા પૂછપરછ પ્રાપ્ત થઈ હતી તે ચેનલ દ્વારા જવાબ આપો.
- પૂછપરછની સામગ્રી, મંજૂરીનું પરિણામ અને પ્રતિભાવનું પરિણામ પૂછપરછ ઇતિહાસ ડેટામાં નોંધો.
- વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો અને જવાબો માટે સૂચિત અપડેટ્સ બનાવવા માટે પૂછપરછ ઇતિહાસ ડેટાને સમયાંતરે તપાસો.
- મંજૂરી મેળવ્યા પછી આંતરિક કંપનીની વેબસાઇટ અપડેટ કરો.
- જ્યારે નિયમો અપડેટ થાય, ત્યારે ઉલ્લેખિત નિયમ ડેટા અપડેટ કરો.
- તે જ સમયે, ભૂતકાળના પૂછપરછ ઇતિહાસ ડેટામાં સંબંધિત પ્રતિભાવો અને નિયમ અપડેટ્સ થયા છે તે નોંધો.
- નિયમ ફેરફારોને કારણે વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો અને જવાબોમાં સુધારણાની જરૂર છે કે કેમ તે ચકાસો, અને જો જરૂરી હોય તો અપડેટ કરો.
આ કાર્યોની વિગતો સ્પષ્ટ કરીને, અને તેમને જોડીને, લવચીક પુનરાવર્તિત કાર્યને સ્પષ્ટ ફ્લો વર્કમાં રૂપાંતરિત કરી શકાય છે.
વ્યવસ્થિતકરણનું ઉદાહરણ
કાર્યોને ફ્લો વર્કમાં રૂપાંતરિત કરીને, વ્યવસ્થિતકરણનો માર્ગ સ્પષ્ટ બને છે.
વ્યવસ્થિતકરણ કરતી વખતે, જો કર્મચારીની સુવિધામાં થોડો ભોગ સ્વીકાર્ય હોય, તો એક વિકલ્પ એ છે કે પૂછપરછ ચેનલોને એકીકૃત કરવી.
તેનાથી વિપરીત, જો કર્મચારીની સુવિધાને સર્વોચ્ચ પ્રાધાન્ય આપવામાં આવે, તો બધી પૂછપરછ ચેનલો ખુલ્લી રહેવી જોઈએ.
મૂળભૂત રીતે, સિસ્ટમે સીધી પૂછપરછ પ્રાપ્ત કરવી જોઈએ. ફક્ત મૌખિક પૂછપરછના કિસ્સામાં જ માનવ સિસ્ટમમાં વિગતો દાખલ કરશે.
પૂછપરછ પ્રાપ્ત થયા પછી, IT સિસ્ટમ અને જનરેટિવ AI પ્રવાહ અનુસાર શક્ય તેટલા અનુગામી કાર્યો કરશે. શરૂઆતમાં, માનવ તપાસ અને મંજૂરીઓ સિસ્ટમમાં છૂટાછવાયા રાખવી જોઈએ, અને માનવ ઓપરેટરો સુધારા કરી શકવા જોઈએ.
પછી, જેમ જેમ સિસ્ટમનો ઉપયોગ પૂછપરછ સંભાળવા માટે થાય છે, જો જનરેટિવ AI ભૂલ કરે છે, તો AI માટેની સૂચનાઓને સાવચેતીના મુદ્દાઓ, તપાસ કરવાના મુદ્દાઓ, ભૂલોના ઉદાહરણો અને ભૂલને પુનરાવર્તિત થતી અટકાવવા માટે સાચા ઉદાહરણો સાથે અપડેટ કરવી જોઈએ.
આ પ્રક્રિયા જનરેટિવ AI ની ભૂલો ઘટાડી શકે છે. આ AI સૂચનાઓને અપડેટ કરવી એ પુનરાવર્તિત કાર્યમાંથી ફ્લો વર્કમાં રૂપાંતરિત કરીને પણ વધુ કાર્યક્ષમ બનાવી શકાય છે.
આ રીતે, ફ્લો-રૂપાંતરિત કાર્યોને વ્યવસ્થિત કરીને, શરૂઆતમાં માનવીય હસ્તક્ષેપની જરૂર હોય તેવા કાર્યો પણ જનરેટિવ AI-કેન્દ્રિત સિસ્ટમ દ્વારા બદલી શકાય છે.
સામાન્ય ગેરસમજો
ઘણા લોકો માને છે કે જનરેટિવ AI નો વ્યવસાયિક ઉપયોગ હાલમાં ઓછી અસર ધરાવે છે, અથવા તે અકાળે છે.
જોકે, આમાંના મોટાભાગના વ્યક્તિઓ ઘણીવાર બે પ્રકારની ગેરસમજો ધરાવે છે.
પ્રથમ ગેરસમજ જનરેટિવ AI નો માત્ર એક સાધન તરીકે ઉપયોગ કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાથી ઉદ્ભવે છે.
અહીં દર્શાવ્યા મુજબ, પુનરાવર્તિત કાર્ય માટે જનરેટિવ AI નો સાધન તરીકે લાભ લેવાથી વ્યવસાયિક કાર્યક્ષમતામાં નોંધપાત્ર વધારો થતો નથી. આ ગેરસમજ આવા મર્યાદિત પરિણામોનો અનુભવ કરવા અથવા તેનું અવલોકન કરવાથી ઊભી થાય છે.
બીજી ગેરસમજ જનરેટિવ AI ને પુનરાવર્તિત કાર્ય કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાથી આવે છે.
ખરેખર, વર્તમાન જનરેટિવ AI ને પુનરાવર્તિત કાર્ય કરવા દેવાનો પ્રયાસ ઘણીવાર અસફળ રહે છે. પરિણામે, લોકો ભૂલથી નિષ્કર્ષ કાઢે છે કે જનરેટિવ AI માનવીઓ દ્વારા કરવામાં આવતા કાર્યોને હાથ ધરી શકતું નથી, માત્ર આ અવલોકન પર આધાર રાખીને.
નિષ્કર્ષ
ચર્ચા કર્યા મુજબ, પુનરાવર્તિત કાર્યને ફ્લો વર્કમાં રૂપાંતરિત કરીને અને તેને વ્યવસ્થિત કરીને, ફક્ત ટૂલ્સ કરતાં વધુ કાર્યક્ષમતાની અપેક્ષા રાખી શકાય છે.
વધુમાં, ભલે જનરેટિવ AI પુનરાવર્તિત કાર્ય ન કરી શકે, તે ફ્લો વર્ક પ્રક્રિયામાં ઘણા વ્યક્તિગત કાર્યોને સંભાળી શકે છે. જો શરૂઆતમાં ઘણી ભૂલો હોય તો પણ, સૂચનાઓને અપડેટ કરીને સતત સુધારણા પ્રાપ્ત કરી શકાય છે.
વૈકલ્પિક રીતે, જો જરૂરી હોય તો, કાર્યોને વિભાજિત કરી શકાય છે, ડ્રાફ્ટિંગને તપાસવાથી અલગ કરી શકાય છે, અથવા બહુ-તબક્કાની તપાસ લાગુ કરી શકાય છે.
જો આ રીતે વ્યવસ્થિતકરણ પ્રાપ્ત કરી શકાય છે, તો પછી દરેક કાર્ય સાથે સુધારાઓ આગળ વધશે, અને સમય જતાં કામગીરી વધુ કાર્યક્ષમ બનશે.
આ કાર્ય કરવાની એક પદ્ધતિ છે જે ફેક્ટરી ઉત્પાદન અને IT સિસ્ટમાઇઝેશનની જેમ, મિકેનિઝમ પોતે જ સતત સુધારણા માટે પરવાનગી આપે છે.
જનરેટિવ AI નો અસરકારક રીતે ઉપયોગ કરવા માટે, વિચારસરણીમાં પરિવર્તન જરૂરી છે: પોતાના પુનરાવર્તિત કાર્યને સુધારવાનો પ્રયાસ કરવાને બદલે, વ્યક્તિએ પોતાના કાર્યોને ઉદ્દેશ્યપૂર્વક ફ્લો વર્કમાં રૂપાંતરિત કરીને તેમને વ્યવસ્થિત કરવા જોઈએ.