Empresas, gobiernos, organizaciones sin fines de lucro o equipos pequeños, independientemente de su tamaño o tipo, llevan a cabo actividades organizacionales.
Las actividades organizacionales se componen de múltiples procesos de negocio.
Los procesos de negocio pueden desglosarse en tareas. Un proceso de negocio funciona cuando los departamentos y los individuos dentro de una organización ejecutan las tareas que les han sido asignadas como parte de sus respectivas funciones.
De esta manera, a medida que los procesos de negocio individuales funcionan, las actividades organizacionales en su conjunto también funcionan.
Software Orientado a Objetos
En el mundo del desarrollo de software, se ha desarrollado el concepto de software orientado a objetos, junto con metodologías de diseño y lenguajes de programación basados en él.
Antes de esto, el software se diseñaba con los datos y el procesamiento por separado, y las definiciones de datos y procesamiento eran independientes dentro del programa.
Debido a esto, las definiciones de datos y procesamiento estrechamente relacionados podían colocarse muy cerca dentro del programa, o en ubicaciones completamente separadas.
Independientemente de dónde se colocaran, no había diferencia en cómo la computadora procesaba el programa.
Por otro lado, al modificar o añadir funcionalidades a un programa desarrollado, la eficiencia del trabajo y la probabilidad de errores difieren significativamente según la calidad de la ubicación.
Si las definiciones de datos y procesamiento estrechamente relacionados están dispersas a lo largo de un programa de decenas o cientos de miles de líneas, realizar cambios se vuelve notablemente difícil.
El software orientado a objetos es un concepto fundamental para resolver estos problemas.
En otras palabras, es la idea de que los datos y el procesamiento estrechamente relacionados deben ser claramente compartimentados y colocados dentro del mismo compartimento en el programa, facilitando su comprensión al modificar el programa posteriormente.
Este compartimento para datos y procesamiento es el concepto llamado "objeto".
También es importante diseñar el software en torno a la unidad de "objetos" desde la fase de diseño.
Por otro lado, generalmente estamos acostumbrados a percibir varias cosas como objetos.
Por ejemplo, cuando configuramos una hora para despertar en un despertador, la alarma suena a esa hora. Reconocemos que un despertador, como objeto, posee datos (la hora de despertar) y procesamiento (el sonido de la alarma).
Tiene sentido diseñar e implementar software de una manera que se alinee con esta percepción humana común. Por eso el software orientado a objetos se generalizó.
Software Orientado a Procesos de Negocio
He presentado una visión general de las actividades organizacionales y el software orientado a objetos.
Aquí, me gustaría proponer un nuevo enfoque de desarrollo de software: el Software Orientado a Procesos de Negocio.
Como se explicó en la discusión sobre el software orientado a objetos, diseñar software de una manera que se alinee con la percepción humana ofrece ventajas significativas al modificar o añadir funcionalidades al software.
Al aprovechar el software en las actividades organizacionales, colocar la información y las funciones relacionadas dentro del compartimento conceptual de un proceso de negocio —que es la unidad fundamental de la actividad organizacional— debería facilitar la modificación y la adición de funcionalidades.
Este es el concepto fundamental detrás del Software Orientado a Procesos de Negocio.
Manuales e Información de Entrada
En empresas relativamente grandes, los procesos de negocio típicos a menudo se manualizan. Los procesos de negocio que están lo suficientemente definidos como para ser manualizados también se denominan flujos de trabajo (workflows).
Los sistemas de negocio realizados por software general son sistemas que materializan estos flujos de trabajo. Un proceso de negocio se realiza a medida que cada persona o departamento a cargo ingresa información en el sistema de negocio de acuerdo con el flujo de trabajo.
Aquí, el manual de negocio, el sistema de negocio y la información de entrada están muy estrechamente relacionados.
Sin embargo, en el mecanismo descrito aquí, estos tres elementos estrechamente relacionados están dispersos.
El concepto de software orientado a procesos de negocio sostiene que estos deben ser una unidad cohesiva.
Imagine un documento donde el manual de negocio está escrito en un solo archivo, y también hay campos para que cada persona o departamento a cargo ingrese información.
Además, supongamos que la información de contacto de la siguiente persona a cargo de cada tarea también se especifica.
Entonces, se puede ver que todos los elementos del proceso de negocio están contenidos dentro de este archivo de formulario de entrada de información con un manual de negocio.
Si este archivo se crea y se entrega a la persona a cargo de la primera tarea, el proceso de negocio avanzará según el manual descrito. Y finalmente, cuando toda la información a ingresar esté completa, se habrá finalizado un proceso de negocio.
Este archivo es el propio software orientado a procesos de negocio, con el concepto de software orientado a procesos de negocio aplicado.
Y a medida que funcionen varios tipos de software orientado a procesos de negocio, toda la actividad organizacional funcionará.
El software en sí
Anteriormente, describí el archivo de formulario de entrada de información con un manual de negocio como el propio software orientado a procesos de negocio.
Algunos podrían haber imaginado que esto conduciría a una discusión sobre el desarrollo de programas o sistemas.
Sin embargo, ese no es el caso.
Independientemente de los programas o sistemas, este archivo en sí funciona como software orientado a procesos de negocio.
Como se explicó antes, si este archivo se crea y se envía a la primera persona a cargo, posteriormente se pasará a la persona a cargo de cada tarea, y el proceso de negocio allí escrito se ejecutará.
Por supuesto, basándose en este archivo, se pueden desarrollar programas o sistemas para materializar el flujo de trabajo descrito en él.
Sin embargo, ¿cuánta diferencia hay entre usar un sistema así y simplemente pasar este archivo directamente entre las partes responsables?
Aquí, lo que debe tenerse en cuenta es que desarrollar programas o sistemas separa el manual del procesamiento.
Esta separación va en contra del enfoque orientado a procesos de negocio. En otras palabras, dificulta las mejoras y la adición de funcionalidades a los procesos de negocio.
Esto se hace inmediatamente evidente si se imagina un escenario en el que se modifica el manual de negocio.
Cada vez que cambia el procedimiento de un proceso de negocio, los programas y sistemas deben modificarse en consecuencia.
Por esta razón, el manual de negocio debe ser meticulosamente refinado desde el principio, lo que hace que la manualización sea laboriosa. Además, incluso si el manual se cambia, no se refleja inmediatamente en los programas o sistemas.
Además del problema de requerir tanto tiempo, también hay costos de renovación.
Esto significa que los procesos de negocio y los manuales no pueden cambiarse fácilmente.
Por otro lado, si no se desarrollan programas ni sistemas, y en su lugar, los archivos de formularios de información de entrada con manuales de negocio se intercambian entre las partes responsables, entonces el período de desarrollo y los costos de mantenimiento/operación de programas y sistemas se vuelven innecesarios.
Software Ejecutable
Algunos podrían preguntarse entonces por qué a este archivo se le llama "software".
La razón es que este archivo es un archivo ejecutable. Sin embargo, no se ejecuta como un programa en una computadora; más bien, es un software ejecutado por humanos.
Un manual de negocios es como un programa para humanos. Y los campos de información de entrada son como ubicaciones de almacenamiento de datos en la memoria o una base de datos.
Visto de esta manera, no es incorrecto considerar este archivo como software ejecutado por humanos.
Agente de Ejecución
Las tareas escritas en el software orientado a procesos de negocio pueden ser ejecutadas por humanos o por inteligencia artificial.
Incluso para una sola tarea, podría haber casos en los que la IA y los humanos cooperen, o en los que solo los humanos o solo la IA ejecuten la tarea.
La inteligencia artificial también puede leer el manual de negocio dentro de este archivo y realizar el procesamiento adecuado.
Por lo tanto, este archivo se convierte en software ejecutable tanto para humanos como para inteligencia artificial.
Asistencia de la IA
En primer lugar, la inteligencia artificial ejecuta el archivo. Al hacerlo, lee el manual de negocio escrito en el archivo y comprende el contenido que necesita ser procesado.
Algunas partes de este procesamiento pueden ser ejecutadas directamente por la IA, o la IA puede introducir información en los campos de entrada.
Por otro lado, algunas partes requieren procesamiento humano o entrada de información.
Para estas partes, la IA notifica al humano y le indica que realice el procesamiento o introduzca la información.
En este punto, la IA puede cambiar su método de presentación al humano basándose en el contenido del procesamiento humano o de la información introducida.
Los métodos básicos de presentación a los humanos podrían incluir la comunicación de tareas necesarias a través de chat de texto o chat de voz, o la solicitud de información para introducir.
También existe el método de abrir directamente el archivo. Si el archivo es de texto, por ejemplo, se abriría un editor de texto.
Un método más avanzado implica extraer las tareas necesarias y la información de entrada, y luego generar un archivo temporal para una aplicación con la que sea fácil trabajar para los humanos, basándose en ese contenido, y ejecutarlo.
Por ejemplo, si se requiere la entrada en formato de tabla, se podría generar un archivo de hoja de cálculo para que el humano introduzca la información. La información introducida en el archivo temporal sería luego transcrita por la IA a los campos de entrada del archivo original.
Un método aún más avanzado es programar una aplicación bajo demanda con una interfaz de usuario que se ajuste al archivo y a las tareas/información de entrada requeridas del humano.
De esta manera, cuando se completa una tarea, ya sea por automatización de la IA o por la asistencia de la IA en el trabajo y la entrada humanos, la IA transfiere el archivo a la dirección de contacto de la persona a cargo de la siguiente tarea escrita en el manual de negocio.
Al hacer que la IA asista a los humanos de esta manera, se puede lograr un sistema en el que los humanos solo necesiten realizar las tareas mínimas necesarias de manera eficiente a través de una interfaz de usuario fácil de usar.
Archivos Amigables para la IA
Básicamente, el software orientado a procesos de negocio puede estar en cualquier formato de archivo.
Sin embargo, considerando la asistencia de la IA, un formato de archivo que sea fácil de manejar para la IA es adecuado para el formato de archivo básico. Los archivos de texto con formato Markdown son un ejemplo típico.
También sería bueno establecer reglas básicas para el contenido. Dado que la IA proporciona asistencia, estas reglas básicas de escritura también pueden modificarse o extenderse de forma flexible.
Acumulación de Conocimiento y Mejora de Procesos de Negocio
El software orientado a procesos de negocio permite a las organizaciones añadir nuevos procesos de negocio o modificar los existentes simplemente creando o cambiando archivos que combinan manuales y campos de entrada, sin implicar el desarrollo de programas o sistemas.
Además, es crucial incluir información de contacto para un punto de contacto dentro del manual de negocio para preguntas o solicitudes de mejora relacionadas con ese proceso de negocio.
Esto reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo que la IA o los humanos dedican a lidiar con incertidumbres o a buscar información. Además, a medida que las preguntas, respuestas y solicitudes de mejora se centralizan en un punto de contacto, el conocimiento del proceso de negocio se acumula naturalmente, y los procesos de negocio pueden mejorarse con alta frecuencia.
Las tareas de sistematizar y organizar el conocimiento acumulado, o modificar el software orientado a procesos de negocio en respuesta a solicitudes de mejora, también pueden ser realizadas automáticamente por la IA o asistidas por ella.
Adicionalmente, si es necesario, se puede crear nuevo software orientado a procesos de negocio para añadir nuevos procesos de negocio a la organización.
Organización de Aprendizaje Rápido
De esta manera, a través del concepto de software orientado a procesos de negocio y la automatización/asistencia por inteligencia artificial, la organización en su conjunto puede acumular conocimiento de forma natural y auto-mejorarse continuamente.
Esto puede describirse como una organización de aprendizaje rápido.
Esto permite actividades organizacionales mucho más eficientes que las organizaciones tradicionales.
Mientras tanto, con la asistencia de la IA para tareas individuales, los humanos solo necesitan realizar un trabajo mínimo a través de interfaces fáciles de usar.
Por lo tanto, los humanos no necesitan aprender una vasta cantidad de información ni comprender cada detalle de los procesos de negocio que cambian con frecuencia.
A diferencia de los humanos, la inteligencia artificial puede releer instantánea y sin esfuerzo todos los nuevos manuales de negocio. Además, no requiere tiempo para acostumbrarse a nuevos procesos de negocio y no se aferra a los anteriores.
Así, las partes con las que los humanos tienen dificultades, como el aprendizaje de grandes volúmenes de manuales y la adaptación a los cambios en los procesos de negocio, son absorbidas por la inteligencia artificial.
Así es como se puede lograr una organización de aprendizaje rápido.