Unternehmen, Regierungen, gemeinnützige Organisationen oder kleine Teams führen, unabhängig von ihrer Größe oder Art, organisatorische Aktivitäten durch.
Organisatorische Aktivitäten setzen sich aus mehreren Geschäftsprozessen zusammen.
Geschäftsprozesse können in Aufgaben unterteilt werden. Wenn Abteilungen und Einzelpersonen innerhalb einer Organisation die ihren jeweiligen Rollen zugewiesenen Aufgaben ausführen, funktioniert der Geschäftsprozess.
Auf diese Weise funktioniert die gesamte Organisationstätigkeit, wenn die einzelnen Geschäftsprozesse funktionieren.
Objektorientierte Software
In der Welt der Softwareentwicklung wurde das Konzept der objektorientierten Software zusammen mit darauf basierenden Designmethoden und Programmiersprachen entwickelt.
Zuvor wurde Software so konzipiert, dass Daten und Verarbeitung getrennt waren, und innerhalb von Programmen waren die Definitionen von Daten und Verarbeitung unabhängig voneinander.
Dies ermöglichte es, eng verwandte Daten- und Verarbeitungsdefinitionen entweder nahe beieinander oder an völlig getrennten Stellen innerhalb des Programms zu platzieren.
Unabhängig von ihrer Platzierung machte es für die Verarbeitung des Programms durch den Computer keinen Unterschied.
Wenn jedoch Änderungen oder Funktionserweiterungen an entwickelten Programmen vorgenommen wurden, beeinflusste die Qualität ihrer Anordnung die Arbeitseffizienz und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich.
Wären eng verwandte Daten- und Verarbeitungsdefinitionen über Zehntausende oder Hunderttausende von Codezeilen verstreut, würde es außerordentlich schwierig, Änderungen vorzunehmen.
Objektorientierte Software bietet einen grundlegenden Ansatz zur Lösung solcher Probleme.
Das heißt, sie verfolgt die Idee, eng verwandte Daten und Verarbeitungen innerhalb des Programms klar abzugrenzen und im selben Kompartiment zu halten, was das Verständnis bei späteren Programmänderungen erleichtert.
Dieses Kompartiment, das Daten und Verarbeitungen enthält, ist das Konzept, das als Objekt bezeichnet wird.
Es ist auch entscheidend, Software von Anfang an auf die Einheit eines Objekts ausgerichtet zu entwerfen.
Darüber hinaus sind wir es typischerweise gewohnt, verschiedene Dinge als Objekte wahrzunehmen.
Wenn wir beispielsweise einen Wecker auf eine Weckzeit einstellen, klingelt der Wecker zu dieser Zeit. Wir haben das Verständnis, dass ein Wecker als Objekt die Daten der Weckzeit und den Prozess des Klingelns besitzt.
Software so zu entwerfen und zu implementieren, dass sie dieser allgemeinen menschlichen Wahrnehmung entspricht, ist logisch. Deshalb hat sich objektorientierte Software so stark durchgesetzt.
Geschäftsprozessorientierte Software
Ich habe einen Überblick über organisatorische Aktivitäten und objektorientierte Software gegeben.
Nun möchte ich die geschäftsprozessorientierte Software als einen neuen Ansatz zur Softwareentwicklung vorschlagen.
Wie in der Diskussion über objektorientierte Software erläutert, bietet die Gestaltung von Software in einer Weise, die der menschlichen Wahrnehmung entspricht, erhebliche Vorteile bei der Modifizierung oder Hinzufügung von Funktionen zu Software.
Bei der Nutzung von Software in organisatorischen Aktivitäten sollte die Platzierung relevanter Informationen und Funktionen innerhalb des konzeptuellen Bereichs eines Geschäftsprozesses, der dessen grundlegende Einheit ist, Modifikationen und Funktionserweiterungen erleichtern.
Dies ist das grundlegende Konzept der geschäftsprozessorientierten Software.
Handbücher und Eingabeinformationen
In relativ großen Unternehmen sind typische Geschäftsprozesse oft in Handbüchern beschrieben. Geschäftsprozesse, die klar genug definiert sind, um in Handbüchern erfasst zu werden, werden auch als Workflows bezeichnet.
Geschäftssysteme, die durch allgemeine Software implementiert werden, sind Systematisierungen dieser Workflows. Indem jede zuständige Person oder Abteilung Informationen gemäß dem Workflow in das Geschäftssystem eingibt, wird der Geschäftsprozess realisiert.
Dabei stehen Geschäftshandbücher, Geschäftssysteme und Eingabeinformationen in einem sehr engen Zusammenhang.
Doch in dem hier beschriebenen Mechanismus sind diese drei eng miteinander verbundenen Elemente verstreut.
Das Konzept der geschäftsprozessorientierten Software vertritt die Position, dass diese eine einzige Entität bilden sollten.
Stellen Sie sich ein Dokument in einer einzigen Datei vor, das ein Geschäftshandbuch enthält und auch Felder, in die jede zuständige Person oder Abteilung Informationen eingeben kann.
Nehmen wir außerdem an, die Kontaktdaten für die nächste zuständige Person für jede Aufgabe sind ebenfalls explizit vermerkt.
Dann werden Sie feststellen, dass alle Elemente des Geschäftsprozesses in dieser Eingabedatei mit Geschäftshandbuch enthalten sind.
Wird diese Datei erstellt und der für die erste Aufgabe zuständigen Person übergeben, läuft der Geschäftsprozess gemäß dem bereitgestellten Handbuch ab. Wenn schließlich alle notwendigen Informationen eingegeben sind, ist ein Geschäftsprozess abgeschlossen.
Diese Datei ist die geschäftsprozessorientierte Software selbst, die das Konzept der geschäftsprozessorientierten Software anwendet.
Und wenn verschiedene geschäftsprozessorientierte Softwarelösungen funktionieren, wird die gesamte Organisationstätigkeit funktionieren.
Die Software selbst
Zuvor habe ich die Eingabedatei mit einem Geschäftshandbuch als die geschäftsprozessorientierte Software selbst beschrieben.
Manche mögen gedacht haben, dies würde zu einer Diskussion über die Entwicklung von Programmen oder Systemen führen.
Dies ist jedoch nicht der Fall.
Unabhängig von Programmen oder Systemen funktioniert diese Datei selbst als geschäftsprozessorientierte Software.
Wie bereits erläutert, wird, wenn diese Datei erstellt und der erstzuständigen Person zugesandt wird, sie anschließend an die zuständige Person für jede nachfolgende Aufgabe weitergegeben, und der darin beschriebene Geschäftsprozess wird ausgeführt.
Natürlich ist es möglich, Programme und Systeme basierend auf dieser Datei zu entwickeln, um den darin geschriebenen Workflow zu implementieren.
Doch wie groß ist der Unterschied zwischen der Verwendung eines solchen Systems und dem einfachen Weiterreichen der Datei selbst zwischen den Verantwortlichen?
Der hier zu beachtende Punkt ist, dass die Entwicklung eines Programms oder Systems das Handbuch von der Verarbeitung trennt.
Diese Trennung widerspricht dem geschäftsprozessorientierten Ansatz. Mit anderen Worten, sie erschwert die Verbesserung von Geschäftsprozessen und das Hinzufügen von Funktionen.
Dies wird sofort ersichtlich, wenn man sich vorstellt, ein Geschäftshandbuch zu ändern.
Jedes Mal, wenn ein Geschäftsprozessverfahren geändert wird, muss das Programm oder System entsprechend angepasst werden.
Aus diesem Grund müssen Geschäftshandbücher von Anfang an gründlich überarbeitet werden, und die Manualisierung nimmt Zeit in Anspruch. Darüber hinaus wird eine Änderung des Handbuchs nicht sofort im Programm oder System widergespiegelt.
Zusätzlich zum Problem des Zeitbedarfs fallen auch Änderungskosten an.
Dies bedeutet, dass Geschäftsprozesse und Handbücher nicht einfach geändert werden können.
Wenn hingegen keine Programme oder Systeme entwickelt werden, sondern stattdessen Eingabedateien mit Geschäftshandbüchern einfach zwischen den Verantwortlichen ausgetauscht werden, entfallen die Entwicklungszeit und die Wartungskosten für Programme und Systeme.
Ausführbare Software
Manche mögen sich fragen, warum diese Datei dann „Software“ genannt wird.
Der Grund ist, dass diese Datei eine ausführbare Datei ist. Es handelt sich jedoch nicht um Software, die als Programm auf einem Computer ausgeführt wird, sondern um Software, die von Menschen ausgeführt wird.
Ein Geschäftshandbuch ist für Menschen wie ein Programm. Und die Eingabefelder sind wie Datenspeicherorte im Speicher oder einer Datenbank.
So betrachtet ist es nicht falsch, diese Datei als von Menschen ausgeführte Software zu betrachten.
Ausführende Instanz
Aufgaben, die in geschäftsprozessorientierter Software beschrieben sind, können entweder von Menschen oder von Künstlicher Intelligenz ausgeführt werden.
Selbst für eine einzelne Aufgabe kann es Fälle geben, in denen Künstliche Intelligenz und Menschen zusammenarbeiten, um sie auszuführen, oder Aufgaben, die ausschließlich von Menschen oder ausschließlich von Künstlicher Intelligenz ausgeführt werden.
Künstliche Intelligenz kann auch das Geschäftshandbuch in dieser Datei lesen und die entsprechende Verarbeitung durchführen.
Das bedeutet, dass diese Datei eine ausführbare Software für Menschen und Künstliche Intelligenz ist.
KI-Unterstützung
Zunächst führt die Künstliche Intelligenz die Datei aus. Dabei liest sie das in der Datei geschriebene Geschäftshandbuch und versteht den zu verarbeitenden Inhalt.
Einige Teile des Prozesses können direkt von der Künstlichen Intelligenz ausgeführt werden, oder Informationen können in die Eingabefelder eingegeben werden.
Andererseits gibt es auch Teile, die eine menschliche Verarbeitung oder Informationseingabe erfordern.
Für diese Teile benachrichtigt die Künstliche Intelligenz den Menschen und fordert ihn zur Verarbeitung oder Informationseingabe auf.
In diesem Fall kann die Künstliche Intelligenz die Art und Weise ändern, wie sie dem Menschen Informationen präsentiert, abhängig vom Inhalt der menschlichen Verarbeitung und den Eingabeinformationen.
Grundlegende Präsentationsmethoden für Menschen könnten das Übermitteln notwendiger Aufgaben per Text- oder Sprachchat oder das Abfragen benötigter Informationen umfassen.
Es besteht auch die Möglichkeit, die Datei direkt zu öffnen. Handelt es sich beispielsweise um eine Textdatei, würde ein Texteditor geöffnet.
Eine etwas fortgeschrittenere Methode besteht darin, die notwendigen Aufgaben und Eingabeinformationen zu extrahieren und dann, basierend auf deren Inhalt, eine temporäre Datei für eine Anwendung zu generieren, mit der Menschen einfach arbeiten können, und diese Datei dann auszuführen.
Wenn beispielsweise eine Eingabe im Tabellenformat erforderlich ist, würde eine Tabellenkalkulationsdatei generiert, in die Menschen Informationen eingeben können. Die in die temporäre Datei eingegebenen Informationen würden dann von der Künstlichen Intelligenz in die Eingabefelder der Originaldatei übertragen.
Eine noch fortschrittlichere Methode beinhaltet die On-Demand-Programmierung einer Anwendung mit einer Benutzeroberfläche, die zur Datei und den vom Menschen benötigten Aufgaben oder Eingaben passt.
Auf diese Weise, wenn die Künstliche Intelligenz entweder automatisch verarbeitet oder die menschliche Arbeit und Eingabe unterstützt, um eine Aufgabe abzuschließen, überträgt sie die Datei an die Kontaktperson für die nächste Aufgabe, wie im Geschäftshandbuch beschrieben.
Durch diese Unterstützung der Menschen durch Künstliche Intelligenz kann ein Mechanismus realisiert werden, bei dem Menschen nur die minimal notwendigen Aufgaben effizient über eine benutzerfreundliche Schnittstelle erledigen müssen.
KI-freundliche Datei
Grundsätzlich kann geschäftsprozessorientierte Software in jedem Dateiformat vorliegen.
Unter Berücksichtigung der Unterstützung durch Künstliche Intelligenz ist jedoch ein grundlegendes Dateiformat, das für KI einfach zu handhaben ist, geeignet. Ein Paradebeispiel ist eine im Markdown-Format vorliegende Textdatei.
Es wäre auch vorteilhaft, grundlegende Regeln für die Inhaltsbeschreibung festzulegen. Da Künstliche Intelligenz Unterstützung bietet, können diese grundlegenden Beschreibungsregeln flexibel geändert oder erweitert werden.
Wissensakkumulation und Verbesserung von Geschäftsprozessen
Geschäftsprozessorientierte Software ermöglicht es Organisationen, neue Geschäftsprozesse hinzuzufügen oder bestehende zu ändern, indem sie einfach die Datei selbst, die Handbücher und Eingabefelder kombiniert, erstellen oder anpassen, ohne die Entwicklung von Programmen oder Systemen zu involvieren.
Darüber hinaus ist es wichtig, innerhalb des Geschäftshandbuchs Kontaktinformationen für einen Kommunikationskanal für Fragen oder Verbesserungsvorschläge bezüglich des Geschäftsprozesses aufzunehmen.
Dies reduziert erheblich den Zeit- und Arbeitsaufwand, den Künstliche Intelligenz und Menschen aufwenden, um mit Unsicherheiten umzugehen oder Nachforschungen anzustellen. Da Fragen, Antworten und Verbesserungsvorschläge an einem zentralen Kontaktpunkt zusammenlaufen, akkumuliert sich zudem das Wissen über Geschäftsprozesse auf natürliche Weise, und die Geschäftsprozesse können häufig verbessert werden.
Aufgaben wie die Systematisierung und Organisation des angesammelten Wissens oder die Anpassung geschäftsprozessorientierter Software als Reaktion auf Verbesserungswünsche können ebenfalls automatisch von der Künstlichen Intelligenz oder mit deren Unterstützung für Menschen durchgeführt werden.
Zusätzlich kann bei Bedarf neue geschäftsprozessorientierte Software erstellt werden, um der Organisation neue Geschäftsprozesse hinzuzufügen.
Schnell lernende Organisation
Auf diese Weise kann eine Organisation als Ganzes durch das Konzept der geschäftsprozessorientierten Software sowie durch Automatisierung und Unterstützung durch künstliche Intelligenz auf natürliche Weise Wissen ansammeln und sich kontinuierlich selbst verbessern.
Dies lässt sich als schnell lernende Organisation beschreiben.
Dies ermöglicht weitaus effizientere organisatorische Aktivitäten als bei traditionellen Organisationen.
Gleichzeitig müssen Menschen mit KI-Unterstützung für einzelne Aufgaben nur minimale Arbeit über benutzerfreundliche Schnittstellen leisten.
Daher müssen Menschen nicht eine riesige Menge an Informationen lernen oder jeden sich häufig ändernden Geschäftsprozess erfassen.
Im Gegensatz zu Menschen kann künstliche Intelligenz mühelos alle neuen Geschäftshandbücher in einem Augenblick erneut lesen. Darüber hinaus benötigt sie keine Zeit, um sich an neue Geschäftsprozesse zu gewöhnen, und klammert sich nicht an frühere.
Aus diesem Grund übernimmt die KI die Teile, die Menschen als herausfordernd empfinden, wie das Lernen umfangreicher Handbücher und die Anpassung an Änderungen in Geschäftsprozessen.
So kann eine schnell lernende Organisation realisiert werden.