Unternehmen, Regierungen, Non-Profit-Organisationen oder kleine Teams, unabhängig von ihrer Größe oder Art, sind in organisatorischen Aktivitäten tätig.
Organisatorische Aktivitäten setzen sich aus mehreren Geschäftsprozessen zusammen.
Geschäftsprozesse können in Aufgaben unterteilt werden. Ein Geschäftsprozess funktioniert, wenn Abteilungen und Einzelpersonen innerhalb einer Organisation die ihnen zugewiesenen Aufgaben im Rahmen ihrer jeweiligen Rollen ausführen.
Auf diese Weise funktionieren, während einzelne Geschäftsprozesse funktionieren, auch die organisatorischen Aktivitäten als Ganzes.
Objektorientierte Software
In der Welt der Softwareentwicklung wurde das Konzept der objektorientierten Software zusammen mit darauf basierenden Entwurfsmethoden und Programmiersprachen entwickelt.
Zuvor wurde Software mit getrennten Daten und Verarbeitungen entworfen, und die Definitionen von Daten und Verarbeitungen waren innerhalb des Programms unabhängig.
Aus diesem Grund konnten Definitionen von eng verwandten Daten und Verarbeitungen innerhalb des Programms nahe beieinander oder an völlig getrennten Orten platziert werden.
Unabhängig davon, wo sie platziert wurden, gab es keinen Unterschied in der Art und Weise, wie der Computer das Programm verarbeitete.
Andererseits unterscheiden sich bei der Änderung oder Erweiterung von Funktionen eines entwickelten Programms die Arbeitseffizienz und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich, abhängig von der Qualität der Platzierung.
Wenn Definitionen von eng verwandten Daten und Verarbeitungen über ein Programm von Zehntausenden oder Hunderttausenden von Zeilen verstreut sind, wird es bemerkenswert schwierig, Änderungen vorzunehmen.
Objektorientierte Software ist ein grundlegendes Konzept zur Lösung solcher Probleme.
Mit anderen Worten, es ist die Idee, dass eng verwandte Daten und Verarbeitungen klar abgetrennt und innerhalb desselben Bereichs im Programm platziert werden sollten, um die Verständlichkeit bei späteren Änderungen des Programms zu erleichtern.
Dieser Bereich für Daten und Verarbeitungen ist das Konzept, das als „Objekt“ bezeichnet wird.
Es ist auch wichtig, Software bereits in der Entwurfsphase um die Einheit von „Objekten“ herum zu gestalten.
Andererseits sind wir es im Allgemeinen gewohnt, verschiedene Dinge als Objekte wahrzunehmen.
Wenn wir beispielsweise eine Weckzeit an einem Wecker einstellen, klingelt der Wecker zu dieser Zeit. Wir erkennen, dass ein Wecker als Objekt Daten (die Weckzeit) und eine Verarbeitung (das Klingeln des Weckers) besitzt.
Es ist sinnvoll, Software so zu entwerfen und zu implementieren, dass sie dieser allgemeinen menschlichen Wahrnehmung entspricht. Dies ist der Grund, warum objektorientierte Software weit verbreitet ist.
Geschäftsprozessorientierte Software
Ich habe einen Überblick über organisatorische Aktivitäten und objektorientierte Software gegeben.
Hier möchte ich einen neuen Softwareentwicklungsansatz vorschlagen: die Geschäftsprozessorientierte Software.
Wie in der Diskussion über objektorientierte Software erläutert, bietet das Entwerfen von Software, das sich an der menschlichen Wahrnehmung orientiert, erhebliche Vorteile bei der Änderung oder dem Hinzufügen von Funktionen zu Software.
Beim Einsatz von Software in organisatorischen Aktivitäten sollte die Platzierung verwandter Informationen und Funktionen innerhalb des konzeptionellen Bereichs eines Geschäftsprozesses – der die grundlegende Einheit organisatorischer Aktivität darstellt – die einfachere Änderung und Funktionserweiterung erleichtern.
Dies ist das grundlegende Konzept hinter der Geschäftsprozessorientierten Software.
Handbücher und Eingabeinformationen
In relativ großen Unternehmen werden typische Geschäftsprozesse oft in Handbüchern festgehalten. Geschäftsprozesse, die klar genug definiert sind, um manualisiert zu werden, werden auch als Workflows bezeichnet.
Geschäftssysteme, die durch allgemeine Software realisiert werden, sind Systeme, die diese Workflows abbilden. Ein Geschäftsprozess wird realisiert, wenn jede zuständige Person oder Abteilung Informationen gemäß dem Workflow in das Geschäftssystem eingibt.
Hier sind das Geschäftshandbuch, das Geschäftssystem und die Eingabeinformationen sehr eng miteinander verbunden.
Im hier beschriebenen Mechanismus sind diese drei eng miteinander verbundenen Elemente jedoch verstreut.
Das Konzept der geschäftsprozessorientierten Software geht davon aus, dass diese eine einzige kohäsive Einheit bilden sollten.
Stellen Sie sich ein Dokument vor, in dem das Geschäftshandbuch in einer Datei geschrieben ist und es auch Felder für jede zuständige Person oder Abteilung gibt, um Informationen einzugeben.
Nehmen Sie außerdem an, dass die Kontaktinformationen für die nächste zuständige Person für jede Aufgabe ebenfalls spezifisch aufgeführt sind.
Dann können Sie sehen, dass alle Elemente des Geschäftsprozesses in dieser Eingabeinformations-Formular-Datei mit einem Geschäftshandbuch enthalten sind.
Wenn diese Datei erstellt und der für die erste Aufgabe zuständigen Person übergeben wird, wird der Geschäftsprozess gemäß dem beschriebenen Handbuch fortgesetzt. Und schließlich, wenn alle einzugebenden Informationen ausgefüllt sind, ist ein Geschäftsprozess abgeschlossen.
Diese Datei ist die geschäftsprozessorientierte Software selbst, auf die das Konzept der geschäftsprozessorientierten Software angewendet wurde.
Und wenn verschiedene Arten von geschäftsprozessorientierter Software funktionieren, wird die gesamte organisatorische Aktivität funktionieren.
Die Software selbst
Zuvor habe ich die Datei des Eingabeinformationsformulars mit einem Geschäftshandbuch als die geschäftsprozessorientierte Software selbst beschrieben.
Manche mögen sich vorgestellt haben, dass dies zu einer Diskussion über die Entwicklung von Programmen oder Systemen führen würde.
Das ist jedoch nicht der Fall.
Unabhängig von Programmen oder Systemen fungiert diese Datei selbst als geschäftsprozessorientierte Software.
Wie bereits erläutert, wenn diese Datei erstellt und an die erste zuständige Person gesendet wird, wird sie anschließend an die für jede Aufgabe zuständige Person weitergegeben, und der darin beschriebene Geschäftsprozess wird ausgeführt.
Basierend auf dieser Datei kann man natürlich Programme oder Systeme entwickeln, um den darin beschriebenen Workflow zu realisieren.
Doch wie groß ist der Unterschied zwischen der Verwendung eines solchen Systems und dem bloßen Weitergeben dieser Datei selbst zwischen den Verantwortlichen?
Hier ist zu beachten, dass die Entwicklung von Programmen oder Systemen das Handbuch von der Verarbeitung trennt.
Diese Trennung widerspricht dem geschäftsprozessorientierten Ansatz. Mit anderen Worten, sie erschwert Verbesserungen und Funktionserweiterungen von Geschäftsprozessen.
Dies wird sofort deutlich, wenn man sich ein Szenario vorstellt, in dem das Geschäftshandbuch geändert wird.
Jedes Mal, wenn sich das Verfahren eines Geschäftsprozesses ändert, müssen Programme und Systeme entsprechend angepasst werden.
Aus diesem Grund muss das Geschäftshandbuch von vornherein gründlich überarbeitet werden, was die Manualisierung zeitaufwändig macht. Selbst wenn das Handbuch geändert wird, spiegelt sich dies außerdem nicht sofort in den Programmen oder Systemen wider.
Zusätzlich zu dem Problem des Zeitbedarfs fallen auch Umbaukosten an.
Dies bedeutet, dass Geschäftsprozesse und Handbücher nicht einfach geändert werden können.
Wenn andererseits keine Programme und Systeme entwickelt werden, sondern stattdessen die Eingabeinformationsformulardateien mit Geschäftshandbüchern zwischen den Verantwortlichen ausgetauscht werden, entfallen die Entwicklungszeit und die Wartungs-/Betriebskosten für Programme und Systeme.
Ausführbare Software
Manche fragen sich vielleicht, warum diese Datei als „Software“ bezeichnet wird.
Der Grund ist, dass diese Datei eine ausführbare Datei ist. Sie wird jedoch nicht als Programm auf einem Computer ausgeführt; vielmehr ist es Software, die von Menschen ausgeführt wird.
Ein Geschäftshandbuch ist wie ein Programm für Menschen. Und die Eingabefelder sind wie Datenspeicherorte im Speicher oder in einer Datenbank.
So betrachtet ist es nicht falsch, diese Datei als von Menschen ausgeführte Software zu betrachten.
Ausführender Akteur
Die in geschäftsprozessorientierter Software geschriebenen Aufgaben können von Menschen oder von künstlicher Intelligenz ausgeführt werden.
Selbst bei einer einzelnen Aufgabe kann es vorkommen, dass KI und Menschen zusammenarbeiten, oder dass nur Menschen oder nur KI die Aufgabe ausführen.
Künstliche Intelligenz kann auch das Geschäftshandbuch in dieser Datei lesen und die entsprechende Verarbeitung durchführen.
Daher wird diese Datei zu einer ausführbaren Software für Menschen und künstliche Intelligenz.
KI-Unterstützung
Zuerst führt die künstliche Intelligenz die Datei aus. Dabei liest sie das in der Datei geschriebene Geschäftshandbuch und versteht den Inhalt, der verarbeitet werden muss.
Einige Teile dieser Verarbeitung können direkt von der KI ausgeführt werden, oder Informationen können von der KI in die Eingabefelder eingegeben werden.
Andererseits erfordern einige Teile eine menschliche Verarbeitung oder Informationseingabe.
Für diese Teile benachrichtigt die KI den Menschen und fordert ihn auf, die Verarbeitung durchzuführen oder die Informationen einzugeben.
An diesem Punkt kann die KI ihre Präsentationsmethode für den Menschen basierend auf dem Inhalt der menschlichen Verarbeitung oder Eingabeinformationen ändern.
Grundlegende Methoden der Präsentation für Menschen könnten sein, notwendige Aufgaben per Text-Chat oder Sprach-Chat zu übermitteln oder einzugebende Informationen abzufragen.
Es gibt auch die Methode, die Datei direkt zu öffnen. Wenn die Datei beispielsweise Text ist, würde ein Texteditor geöffnet werden.
Eine fortgeschrittenere Methode besteht darin, die notwendigen Aufgaben und Eingabeinformationen zu extrahieren und dann basierend auf diesem Inhalt eine temporäre Datei für eine Anwendung zu generieren, mit der Menschen leicht arbeiten können, und diese auszuführen.
Wenn beispielsweise eine Eingabe in Tabellenform erforderlich ist, könnte eine Tabellenkalkulationsdatei generiert werden, in die der Mensch Informationen eingibt. Die in die temporäre Datei eingegebenen Informationen würden dann von der KI in die Eingabefelder der Originaldatei übertragen.
Eine noch fortschrittlichere Methode ist die Programmierung einer On-Demand-Anwendung mit einer Benutzeroberfläche, die zur Datei und den vom Menschen benötigten Aufgaben/Eingabeinformationen passt.
Auf diese Weise, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, entweder durch KI-Automatisierung oder durch KI, die die menschliche Arbeit und Eingabe unterstützt, überträgt die KI die Datei an die Kontaktadresse der für die nächste Aufgabe zuständigen Person, die im Geschäftshandbuch aufgeführt ist.
Indem die KI den Menschen auf diese Weise assistiert, kann ein System realisiert werden, bei dem Menschen nur die minimal notwendigen Aufgaben effizient über eine benutzerfreundliche Oberfläche ausführen müssen.
KI-freundliche Dateien
Grundsätzlich kann geschäftsprozessorientierte Software in jedem Dateiformat vorliegen.
Unter Berücksichtigung der KI-Unterstützung ist jedoch ein Dateiformat, das für die KI leicht zu handhaben ist, für das grundlegende Dateiformat geeignet. Markdown-formatierte Textdateien sind ein typisches Beispiel.
Es wäre auch gut, grundlegende Regeln für den Inhalt festzulegen. Da die KI Unterstützung bietet, können diese grundlegenden Schreibregeln auch flexibel geändert oder erweitert werden.
Wissensakkumulation und Geschäftsprozessverbesserung
Geschäftsprozessorientierte Software ermöglicht es Organisationen, neue Geschäftsprozesse hinzuzufügen oder bestehende zu ändern, indem sie einfach Dateien erstellen oder ändern, die Handbücher und Eingabefelder kombinieren, ohne die Entwicklung von Programmen oder Systemen zu involvieren.
Darüber hinaus ist es entscheidend, in das Geschäftshandbuch Kontaktinformationen für eine Anlaufstelle für Fragen oder Verbesserungsanträge im Zusammenhang mit diesem Geschäftsprozess aufzunehmen.
Dies reduziert erheblich den Zeit- und Arbeitsaufwand, den KI oder Menschen mit Unsicherheiten oder der Suche nach Informationen verbringen. Da Fragen, Antworten und Verbesserungsanträge an einer zentralen Anlaufstelle gebündelt werden, akkumuliert sich Geschäftsprozesswissen auf natürliche Weise, und Geschäftsprozesse können mit hoher Frequenz verbessert werden.
Die Aufgaben der Systematisierung und Organisation des akkumulierten Wissens oder der Änderung geschäftsprozessorientierter Software als Reaktion auf Verbesserungsanträge können ebenfalls automatisch von der KI durchgeführt oder von ihr unterstützt werden.
Zusätzlich kann bei Bedarf neue geschäftsprozessorientierte Software erstellt werden, um der Organisation neue Geschäftsprozesse hinzuzufügen.
Schnelle Lernorganisation
Auf diese Weise, durch das Konzept der geschäftsprozessorientierten Software und der Automatisierung/Unterstützung durch künstliche Intelligenz, kann die Organisation als Ganzes auf natürliche Weise Wissen ansammeln und sich kontinuierlich selbst verbessern.
Dies lässt sich als schnelle Lernorganisation beschreiben.
Dies ermöglicht weitaus effizientere organisatorische Aktivitäten als traditionelle Organisationen.
Währenddessen müssen Menschen bei der KI-Unterstützung für einzelne Aufgaben nur minimale Arbeit über benutzerfreundliche Schnittstellen erledigen.
Daher müssen Menschen nicht riesige Mengen an Informationen lernen oder jedes Detail häufig wechselnder Geschäftsprozesse erfassen.
Im Gegensatz zu Menschen kann künstliche Intelligenz alle neuen Geschäftshandbücher sofort und mühelos erneut lesen. Darüber hinaus benötigt sie keine Zeit, um sich an neue Geschäftsprozesse zu gewöhnen, und klammert sich nicht an frühere.
Somit werden die Bereiche, mit denen Menschen zu kämpfen haben, wie das Lernen großer Mengen von Handbüchern und die Anpassung an Änderungen in Geschäftsprozessen, von der künstlichen Intelligenz übernommen.
So lässt sich eine schnelle Lernorganisation erreichen.