আপনি কি কখনও একটি টুল এবং একটি সিস্টেমের মধ্যে পার্থক্য বিবেচনা করেছেন?
টুল হলো যা আমরা কাজ করার জন্য ব্যবহার করি। সিস্টেমও একইভাবে কাজগুলিকে সুবিন্যস্ত করে।
কেউ কেউ হয়তো ভাবতে পারেন যে, একটি সিস্টেম হলো কেবল একটি আরও জটিল টুল।
তবে, যখন কাজগুলিকে দুই প্রকারে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়—পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ এবং প্রবাহ কাজ—তখন টুল এবং সিস্টেমের মধ্যে পার্থক্য স্পষ্ট হয়ে ওঠে।
পুনরাবৃত্তি এবং প্রবাহ
পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ হল নমনীয় পরীক্ষা-নিরীক্ষার মাধ্যমে ধীরে ধীরে ফলাফল তৈরি করার প্রক্রিয়া।
পুনরাবৃত্তিমূলক কাজে, একটি টুলকিট যা নির্দিষ্ট কাজের জন্য অদলবদল করে ব্যবহার করা যেতে পারে তা কার্যকর।
বিপরীতভাবে, প্রবাহ কাজ হল এমন একটি প্রক্রিয়া যা ক্রমবর্ধমানভাবে অগ্রসর হয়, চূড়ান্ত পর্যায়ে একটি ডেলিভারেবল তৈরি করে।
প্রবাহ কাজে, কাজের প্রবাহকে গাইড করার জন্য একটি সিস্টেম থাকা উৎপাদনশীলতা এবং গুণমানকে উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত করে।
প্রবাহ কাজের রূপান্তর এবং পদ্ধতিগতকরণ
মানুষের দ্বারা সম্পাদিত অনেক কাজ হয় পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ অথবা পদ্ধতিগত প্রবাহ কাজের অংশ।
পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে প্রবাহ কাজে রূপান্তরিত করে এবং তারপর এটিকে পদ্ধতিগত করার মাধ্যমে উৎপাদনশীলতা ও গুণমান উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি করা যায়।
শিল্প বিপ্লব এবং আইটি বিপ্লব
শিল্প বিপ্লব এবং আইটি বিপ্লব হল এই বিষয়ে উৎকৃষ্ট উদাহরণ যে কীভাবে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে প্রবাহ কাজে রূপান্তরিত করে এবং তারপর এটিকে পদ্ধতিগত করে উৎপাদনশীলতা ও গুণমান নাটকীয়ভাবে উন্নত করা হয়েছিল।
শিল্প বিপ্লবের আগে, উৎপাদন কাজ পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ হিসাবে পরিচালিত হত, যেখানে মানুষ দক্ষতার সাথে সরঞ্জাম ব্যবহার করত এবং প্রতিবার বিন্যাস ও পদ্ধতিগুলি স্বাধীনভাবে পরিবর্তন করত।
একইভাবে, আইটি বিপ্লবের আগে, তথ্য প্রক্রিয়াকরণে মানুষ একটি অসংগঠিত, পুনরাবৃত্তিমূলক পদ্ধতিতে সরঞ্জাম ব্যবহার করত।
কারখানার উৎপাদন লাইন বা ব্যবসায়িক আইটি সিস্টেমের মতো এই প্রক্রিয়াগুলিকে পদ্ধতিগত করার মাধ্যমে উৎপাদনশীলতা ও গুণমান উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি করা হয়েছিল।
তবে, কেবল পদ্ধতিগতকরণই নয়, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলির প্রবাহ কাজের রূপান্তরও অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। প্রবাহ কাজে রূপান্তর করার ক্ষমতা থেকেই পদ্ধতিগতকরণ সম্ভব হয়েছিল।
জেনারেটিভ এআই বিপ্লব
ব্যবসায়িক কার্যক্রমে জেনারেটিভ এআই ব্যবহার করে উৎপাদনশীলতা ও গুণমান উন্নত করার লক্ষ্য থাকলে, কেবল একটি সরঞ্জাম হিসাবে এআই ব্যবহার করলে এর আসল মূল্য উন্মোচিত হবে না।
মূল উদ্দেশ্য হল পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে প্রবাহ কাজে রূপান্তরিত করা, এবং তারপর সেই প্রবাহ কাজের পদ্ধতিগতকরণ।
জেনারেটিভ এআই তার অভিযোজন ক্ষমতার কারণে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ পরিচালনা করতে পারে। তবে, মানব বা জেনারেটিভ এআই দ্বারা সম্পাদিত হোক না কেন, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজের উৎপাদনশীলতা এবং গুণমানের সীমাবদ্ধতা রয়েছে।
অতএব, প্রবাহ কাজে রূপান্তর এবং পদ্ধতিগতকরণের লক্ষ্য রাখা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
কেউ যুক্তি দিতে পারেন যে, যদি প্রবাহ কাজে রূপান্তর মানব কর্মীদের জন্য উৎপাদনশীলতা এবং গুণমান উন্নত করতে পারত, তবে জেনারেটিভ এআই আসার আগেও এমন উদ্যোগ নেওয়া যেত।
তবে, যখন মানব কর্মীদের উপর ভিত্তি করে প্রবাহ কাজে রূপান্তর করা হয়, তখন এটি আসলে একটি খুব কঠিন সমস্যা। মানব কর্মীরা কাজের নিয়োগ বা বিষয়বস্তুর পরিবর্তনে তাৎক্ষণিকভাবে মানিয়ে নিতে পারে না।
বিপরীতভাবে, যখন কর্মী একজন জেনারেটিভ এআই হয়, তখন ভূমিকা এবং কাজের বিষয়বস্তু পুনরাবৃত্তিমূলকভাবে পুনরায় কনফিগার করা সহজ।
মানুষের থেকে ভিন্ন, জেনারেটিভ এআই পূর্ববর্তী ধাপগুলি ভুলে যেতে পারে, নতুন পদ্ধতিগুলি তাৎক্ষণিকভাবে পড়তে এবং বুঝতে পারে এবং সেগুলির উপর ভিত্তি করে কাজ সম্পাদন করতে পারে।
এই কারণে, ব্যবসায় জেনারেটিভ এআই ব্যবহার করার মূল পদ্ধতি হবে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে প্রবাহ কাজে রূপান্তরিত করা এবং তার পরবর্তী পদ্ধতিগতকরণ।
জেনারেটিভ এআই ব্যবহার করে ব্যবসার দক্ষতা বৃদ্ধি
আসুন, জেনারেটিভ এআই-এর মাধ্যমে অর্জিত ব্যবসার দক্ষতার একটি উদাহরণ বিবেচনা করি।
উদাহরণস্বরূপ, অভ্যন্তরীণ কোম্পানির নিয়মাবলী সম্পর্কে কর্মীদের জিজ্ঞাসার উত্তর দেওয়ার কাজটি বিবেচনা করুন।
জেনারেটিভ এআই ব্যবহার করে অভ্যন্তরীণ নিয়মগুলি অনুসন্ধান করা এবং খসড়া উত্তর তৈরি করা যেতে পারে।
তবে, এমন সম্ভাবনা থাকে যে জেনারেটিভ এআই পুরানো নিয়ম উল্লেখ করতে পারে অথবা নিয়মে উল্লিখিত নয় এমন কাল্পনিক তথ্যের ভিত্তিতে ভুলভাবে উত্তর তৈরি করতে পারে।
তাছাড়া, জিজ্ঞাসাগুলি বিভিন্ন চ্যানেল যেমন ইমেল, মেসেঞ্জার টুলস, ফোন বা সরাসরি ব্যক্তিগতভাবে আসতে পারে।
অতএব, জিজ্ঞাসাগুলি পরিচালনার দায়িত্বে থাকা কর্মীকে আগের মতোই সেগুলি গ্রহণ করতে হবে।
ধারণা করা যায় যে, যদি সম্ভব হয় কর্মচারীরা তাৎক্ষণিকভাবে জিজ্ঞাসার উত্তর দেন এবং যেসব জিজ্ঞাসার জন্য নিয়ম যাচাইয়ের প্রয়োজন হয়, সেগুলির বিষয়বস্তু জেনারেটিভ এআই-তে প্রবেশ করিয়ে খসড়া উত্তর তৈরি করার মাধ্যমে দক্ষতা উন্নত করা যেতে পারে।
অতিরিক্তভাবে, প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নগুলির জন্য, সেগুলিকে কোম্পানির অভ্যন্তরীণ ওয়েবসাইটে FAQ হিসাবে পোস্ট করা প্রয়োজন।
জেনারেটিভ এআই ব্যবহার করে প্রতিনিধি প্রশ্ন ও উত্তর প্রবেশ করিয়ে ওয়েবসাইটে প্রকাশের জন্য বুলেট পয়েন্টে খসড়া তৈরি করাও সম্ভব।
এছাড়াও, নিয়ম সংশোধনের প্রয়োজন হলে খসড়া শব্দবিন্যাস পর্যালোচনা করতে জেনারেটিভ এআই ব্যবহার করা যেতে পারে।
এই ধরনের ব্যবহার জিজ্ঞাসা পরিচালনার কাজগুলির একটি নির্দিষ্ট শতাংশকে সুবিন্যস্ত করতে পারে।
তবে, এটি কেবল জিজ্ঞাসা পরিচালনাকে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ হিসাবে গণ্য করে এবং জেনারেটিভ এআইকে একটি সরঞ্জাম হিসাবে ব্যবহার করে।
ফলস্বরূপ, এই পদ্ধতির মাধ্যমে দক্ষতার বৃদ্ধি খুব সীমিত।
প্রবাহ কাজের রূপান্তর
উদাহরণ হিসেবে উল্লিখিত জিজ্ঞাসার উত্তর দেওয়ার কাজটি সর্বাধিক দক্ষ করার জন্য, এই কাজটি অবশ্যই প্রবাহ কাজে রূপান্তরিত করতে হবে।
এর জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির দ্বারা জিজ্ঞাসা পরিচালনা করার সময় গৃহীত পদক্ষেপগুলি বিস্তারিতভাবে বর্ণনা এবং নথিভুক্ত করতে হবে:
- বিভিন্ন চ্যানেলের মাধ্যমে জিজ্ঞাসা গ্রহণ করুন।
- যদি জিজ্ঞাসাটি পূর্বে উত্তর দেওয়া একটি জিজ্ঞাসার মতোই হয় এবং প্রাসঙ্গিক নিয়মগুলিতে কোনো পরিবর্তন না থাকে, তবে পূর্বের মতোই উত্তর দিন।
- একটি নতুন জিজ্ঞাসা বা নিয়ম পরিবর্তনের সাথে জড়িত জিজ্ঞাসার জন্য, নিয়মগুলি পর্যালোচনা করুন এবং একটি খসড়া উত্তর প্রস্তুত করুন।
- খসড়া উত্তরে পুরানো নিয়মগুলি উল্লেখ করা হয়েছে কিনা বা নিয়মে উল্লিখিত নয় এমন তথ্য অন্তর্ভুক্ত রয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করুন।
- উত্তর দেওয়ার আগে অনুমোদনের প্রয়োজন আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন এবং প্রয়োজনে অনুমোদন নিন।
- যে চ্যানেলের মাধ্যমে জিজ্ঞাসাটি গ্রহণ করা হয়েছিল সেটির মাধ্যমে উত্তর দিন।
- জিজ্ঞাসার বিষয়বস্তু, অনুমোদনের ফলাফল এবং উত্তরের ফলাফল জিজ্ঞাসা ইতিহাসের ডেটাতে নিবন্ধন করুন।
- প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন ও উত্তরের জন্য প্রস্তাবিত আপডেট তৈরি করতে জিজ্ঞাসা ইতিহাসের ডেটা নিয়মিত পরীক্ষা করুন।
- অনুমোদন পাওয়ার পর অভ্যন্তরীণ কোম্পানির ওয়েবসাইট আপডেট করুন।
- যখন নিয়মগুলি আপডেট করা হয়, তখন উল্লিখিত নিয়মের ডেটা আপডেট করুন।
- একই সাথে, অতীতের জিজ্ঞাসা ইতিহাসের ডেটাতে সম্পর্কিত উত্তর এবং নিয়ম আপডেট হওয়ার তথ্য রেকর্ড করুন।
- নিয়ম পরিবর্তনের কারণে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন ও উত্তরের সংশোধন প্রয়োজন কিনা তা যাচাই করুন এবং প্রয়োজনে আপডেট করুন।
এই কাজগুলির বিস্তারিত বিবরণ স্পষ্ট করে এবং সেগুলিকে সংযুক্ত করে, নমনীয় পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে একটি স্পষ্ট প্রবাহ কাজে রূপান্তরিত করা যেতে পারে।
পদ্ধতিগতকরণের উদাহরণ
কাজগুলিকে প্রবাহ কাজে রূপান্তরিত করার মাধ্যমে, পদ্ধতিগতকরণের পথ পরিষ্কার হয়ে যায়।
পদ্ধতিগতকরণের সময়, যদি কর্মচারীর সুবিধার কিছু ত্যাগ গ্রহণযোগ্য হয়, তবে একটি বিকল্প হল জিজ্ঞাসা চ্যানেলগুলিকে একত্রিত করা।
বিপরীতভাবে, যদি কর্মচারীর সুবিধা সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার হয়, তবে সমস্ত জিজ্ঞাসা চ্যানেল খোলা রাখা উচিত।
মৌলিকভাবে, সিস্টেমকে সরাসরি জিজ্ঞাসা গ্রহণ করা উচিত। কেবল মৌখিক জিজ্ঞাসার ক্ষেত্রে একজন মানুষ সিস্টেমে বিস্তারিত তথ্য ইনপুট করবে।
একটি জিজ্ঞাসা পাওয়ার পর, আইটি সিস্টেম এবং জেনারেটিভ এআই প্রবাহ অনুযায়ী পরবর্তী কাজগুলি যতটা সম্ভব সম্পাদন করবে। প্রাথমিকভাবে, মানব চেক এবং অনুমোদনগুলি সিস্টেম জুড়ে ছড়িয়ে দেওয়া উচিত, এবং মানব অপারেটরদের সংশোধন করার ক্ষমতা থাকা উচিত।
তারপর, সিস্টেমটি জিজ্ঞাসা পরিচালনা করার জন্য ব্যবহৃত হলে, যদি জেনারেটিভ এআই কোনো ভুল করে, তবে ভুলটি যাতে পুনরাবৃত্তি না হয় তার জন্য এআই-এর নির্দেশাবলী সতর্কতা, যাচাই করার বিষয়, ত্রুটির উদাহরণ এবং সঠিক উদাহরণ সহ আপডেট করা উচিত।
এই প্রক্রিয়া জেনারেটিভ এআই-এর ত্রুটি কমাতে পারে। এই এআই নির্দেশাবলী আপডেট করার প্রক্রিয়াটিকেও পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ থেকে প্রবাহ কাজে রূপান্তরিত করে আরও দক্ষ করে তোলা যেতে পারে।
এভাবে, প্রবাহ-রূপান্তরিত কাজগুলিকে পদ্ধতিগত করার মাধ্যমে, এমনকি যে কাজগুলি প্রাথমিকভাবে মানব হস্তক্ষেপের প্রয়োজন বলে মনে হতে পারে, সেগুলিও জেনারেটিভ এআই-কেন্দ্রিক একটি সিস্টেম দ্বারা প্রতিস্থাপিত হতে পারে।
সাধারণ ভুল ধারণা
অনেক মানুষ বিশ্বাস করে যে জেনারেটিভ এআই-এর ব্যবসায়িক প্রয়োগ বর্তমানে খুব কম কার্যকর, অথবা এটি অপরিণত।
তবে, এই ব্যক্তিগুলির বেশিরভাগেরই প্রায়শই দুই ধরনের ভুল ধারণা থাকে।
প্রথম ভুল ধারণাটি জেনারেটিভ এআইকে নিছক একটি সরঞ্জাম হিসাবে ব্যবহারের উপর মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করা থেকে উদ্ভূত হয়।
এখানে যেমন দেখানো হয়েছে, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজের জন্য জেনারেটিভ এআইকে একটি সরঞ্জাম হিসাবে ব্যবহার করলে ব্যবসার দক্ষতা উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি পায় না। এমন সীমিত ফলাফল অভিজ্ঞতা করা বা পর্যবেক্ষণ করার ফলে এই ভুল ধারণা জন্মায়।
দ্বিতীয় ভুল ধারণাটি জেনারেটিভ এআইকে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ সম্পাদনের উপর মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করা থেকে আসে।
প্রকৃতপক্ষে, বর্তমান জেনারেটিভ এআইকে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ সম্পাদন করানোর চেষ্টা প্রায়শই ব্যর্থ হয়। ফলস্বরূপ, মানুষ ভুলবশত এই সিদ্ধান্তে উপনীত হয় যে জেনারেটিভ এআই মানুষের দ্বারা সম্পাদিত কাজগুলি গ্রহণ করতে পারে না, কেবল এই পর্যবেক্ষণের উপর ভিত্তি করে।
উপসংহার
যেমন আলোচনা করা হয়েছে, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে প্রবাহ কাজে রূপান্তরিত করে এবং এটিকে পদ্ধতিগত করার মাধ্যমে, কেবল সরঞ্জাম ব্যবহারের চেয়েও বেশি দক্ষতা আশা করা যায়।
তাছাড়া, জেনারেটিভ এআই যদি পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ নাও করতে পারে, তবুও এটি প্রবাহ কাজের প্রক্রিয়ার মধ্যে অনেক স্বতন্ত্র কাজ পরিচালনা করতে পারে। এমনকি প্রাথমিকভাবে অনেক ত্রুটি থাকলেও, নির্দেশাবলী আপডেট করার মাধ্যমে ধারাবাহিক উন্নতি অর্জন করা যায়।
বিকল্পভাবে, প্রয়োজনে কাজগুলিকে ভাগ করা যেতে পারে, খসড়া তৈরি করা এবং যাচাই করাকে আলাদা করা যেতে পারে, অথবা বহু-স্তরের যাচাই পদ্ধতি প্রয়োগ করা যেতে পারে।
যদি এইভাবে পদ্ধতিগতকরণ অর্জন করা যায়, তবে সম্পাদিত প্রতিটি কাজের সাথে উন্নতি ঘটবে এবং সময়ের সাথে সাথে অপারেশনগুলি আরও দক্ষ হয়ে উঠবে।
এটি এমন একটি কাজের পদ্ধতি যা কারখানার উৎপাদন এবং আইটি সিস্টেমাইজেশনের মতো প্রক্রিয়ার ধারাবাহিক উন্নতির সুযোগ দেয়।
জেনারেটিভ এআইকে কার্যকরভাবে ব্যবহার করার জন্য, মানসিকতার পরিবর্তন প্রয়োজন: নিজের পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ উন্নত করার চেষ্টা না করে, বরং নিজের কাজগুলিকে বস্তুনিষ্ঠভাবে প্রবাহ কাজে রূপান্তরিত করে সেগুলিকে পদ্ধতিগত করতে হবে।