আপনি কি কখনো একটি টুল এবং একটি সিস্টেমের মধ্যে পার্থক্য নিয়ে ভেবে দেখেছেন?
টুল হল এমন জিনিস যা আমরা কাজ করার সময় ব্যবহার করি। সিস্টেমগুলোও একইভাবে কাজকে আরও কার্যকর করে তোলে।
কারো কারো কাছে এমন ধারণা থাকতে পারে যে একটি সিস্টেম কেবল একটি জটিল টুল।
তবে, যদি আমরা কাজকে দুই প্রকারে ভাগ করি—পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ এবং ফ্লো-ভিত্তিক কাজ—তাহলে একটি টুল এবং একটি সিস্টেমের মধ্যে পার্থক্য অত্যন্ত স্পষ্ট হয়ে ওঠে।
পুনরাবৃত্তি এবং ফ্লো
পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ হলো একটি ডেলিভারেবল ধাপে ধাপে তৈরি করার প্রক্রিয়া, যেখানে পরীক্ষা-নিরীক্ষার মাধ্যমে নমনীয়ভাবে পরিবর্তন করে কাজ সম্পন্ন করা হয়।
পুনরাবৃত্তিমূলক কাজের জন্য, একটি টুলকিট উপকারী যা আপনাকে নির্দিষ্ট কাজের জন্য সঠিক টুল বেছে নিতে দেয়।
অন্যদিকে, ফ্লো-ভিত্তিক কাজ হলো বিভিন্ন ধাপ অতিক্রম করে এগিয়ে যাওয়া, এবং চূড়ান্ত ধাপে ডেলিভারেবল তৈরি করা।
ফ্লো-ভিত্তিক কাজের জন্য, কাজের প্রবাহ বরাবর নির্দেশনা দেওয়ার জন্য একটি সিস্টেম থাকলে উৎপাদনশীলতা এবং গুণগত মান উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত হয়।
ফ্লো-ভিত্তিক কাজের রূপান্তর এবং পদ্ধতিবদ্ধকরণ
মানুষের দ্বারা সম্পাদিত বেশিরভাগ কাজ হয় পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ অথবা একটি সুসংগঠিত ফ্লো-ভিত্তিক প্রক্রিয়ার একটি অংশ।
পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে ফ্লো-ভিত্তিক কাজে রূপান্তরিত করা এবং তারপর সেটিকে পদ্ধতিবদ্ধ করা, উৎপাদনশীলতা ও গুণগত মান উন্নয়নে উল্লেখযোগ্যভাবে অবদান রাখে।
শিল্প বিপ্লব এবং আইটি বিপ্লব
শিল্প বিপ্লব এবং আইটি বিপ্লব হলো পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে ফ্লো-ভিত্তিক কাজে রূপান্তরিত করা এবং পরবর্তীতে এটিকে পদ্ধতিবদ্ধ করার মাধ্যমে উৎপাদনশীলতা ও গুণগত মান উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধির প্রধান উদাহরণ।
শিল্প বিপ্লবের আগে, উৎপাদন কাজ পুনরাবৃত্তিমূলকভাবে করা হতো, যেখানে মানুষ দক্ষতার সাথে সরঞ্জাম ব্যবহার করত, এবং প্রতিবার বিন্যাস ও পদ্ধতি অবাধে পরিবর্তন করত।
আইটি বিপ্লবের আগে তথ্য প্রক্রিয়াকরণও পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ ছিল, যেখানে মানুষ সরঞ্জাম ব্যবহার করত এবং অ-মানসম্মত পদ্ধতিতে কাজ করত।
কারখানার উৎপাদন লাইন এবং ব্যবসায়িক আইটি সিস্টেমের মতো এই প্রক্রিয়াগুলিকে পদ্ধতিবদ্ধ করার মাধ্যমে উৎপাদনশীলতা ও গুণগত মান বৃদ্ধি করা হয়েছিল।
তবে, শুধুমাত্র পদ্ধতিবদ্ধকরণ নয়, বরং সেই পুনরাবৃত্তিমূলক কাজের ফ্লো-ভিত্তিক রূপান্তর অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ফ্লো-ভিত্তিক রূপান্তর অর্জিত হওয়ার কারণেই পদ্ধতিবদ্ধকরণ সম্ভব হয়েছিল।
জেনারেটিভ এআই বিপ্লব
ব্যবসায় জেনারেটিভ এআই ব্যবহার করে উৎপাদনশীলতা এবং গুণগত মান উন্নত করার লক্ষ্য থাকলে, কেবল এআইকে একটি সরঞ্জাম হিসেবে ব্যবহার করলে প্রকৃত মূল্য পাওয়া যাবে না।
মূল উদ্দেশ্য হলো পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে ফ্লো-ভিত্তিক কাজে রূপান্তরিত করা, এবং তারপর সেই ফ্লো-ভিত্তিক কাজকে পদ্ধতিবদ্ধ করা।
জেনারেটিভ এআই, নমনীয়ভাবে খাপ খাইয়ে নিতে সক্ষম হওয়ায়, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ পরিচালনা করতে পারে। তবে, তা মানুষ দ্বারা বা জেনারেটিভ এআই দ্বারা সম্পাদিত হোক না কেন, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজের উৎপাদনশীলতা এবং গুণগত মানের সীমাবদ্ধতা রয়েছে।
এ কারণেই ফ্লো-ভিত্তিক রূপান্তর এবং পদ্ধতিবদ্ধকরণের লক্ষ্য রাখা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
কেউ যুক্তি দিতে পারেন যে, যদি মানব কর্মী দ্বারাও ফ্লো-ভিত্তিক রূপান্তর উৎপাদনশীলতা ও গুণগত মান উন্নত করতে পারে, তবে জেনারেটিভ এআই আসার আগেও এমন উদ্যোগ নেওয়া যেত।
তবে, মানব কর্মীদের উপর ভিত্তি করে ফ্লো-ভিত্তিক রূপান্তর আসলে একটি অত্যন্ত কঠিন সমস্যা। মানব কর্মীরা কাজের বরাদ্দ বা বিষয়বস্তুর পরিবর্তনে তাৎক্ষণিকভাবে খাপ খাইয়ে নিতে পারে না।
অন্যদিকে, যখন কর্মী জেনারেটিভ এআই হয়, তখন পরীক্ষা-নিরীক্ষার মাধ্যমে বরাদ্দ এবং কাজের বিষয়বস্তু পুনর্গঠন করা সহজ হয়।
মানুষের থেকে ভিন্ন, জেনারেটিভ এআই পূর্ববর্তী ধাপগুলি ভুলে যেতে পারে, নতুন পদ্ধতিগুলি তাৎক্ষণিকভাবে পড়তে এবং বুঝতে পারে, এবং সেগুলির উপর ভিত্তি করে কাজ করতে পারে।
অতএব, ব্যবসায় জেনারেটিভ এআই ব্যবহারের মূল পদ্ধতি হবে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে ফ্লো-ভিত্তিক কাজে রূপান্তরিত করা এবং তার পরবর্তী পদ্ধতিবদ্ধকরণ।
জেনারেটিভ এআই ব্যবহার করে ব্যবসায়িক দক্ষতা বৃদ্ধি
আসুন, জেনারেটিভ এআই ব্যবহার করে ব্যবসায়িক দক্ষতা বৃদ্ধির একটি উদাহরণ বিবেচনা করি।
উদাহরণস্বরূপ, কোম্পানির নিয়মকানুন সম্পর্কে কর্মচারীদের জিজ্ঞাসার উত্তর দেওয়ার কাজটি বিবেচনা করুন।
জেনারেটিভ এআই ব্যবহার করে, কোম্পানির নিয়মগুলো অনুসন্ধান করা এবং উত্তরগুলোর খসড়া তৈরি করা যেতে পারে।
তবে, একটি সম্ভাবনা থাকে যে জেনারেটিভ এআই পুরনো নিয়ম উল্লেখ করতে পারে অথবা ভুল করে নিয়মে স্পষ্টভাবে উল্লেখ নেই এমন উত্তর কল্পনা করে দিতে পারে।
এছাড়াও, জিজ্ঞাসা বিভিন্ন আকারে আসে, যেমন ইমেল, মেসেঞ্জার টুলস, ফোন কল, বা মৌখিক যোগাযোগ।
সুতরাং, জিজ্ঞাসা গ্রহণকারী কর্মচারীদের আগের মতোই সেগুলো গ্রহণ করতে হবে।
এটি ধারণা করা যেতে পারে যে, তাৎক্ষণিকভাবে যে প্রশ্নগুলোর উত্তর দেওয়া যায় সেগুলোর উত্তর দিয়ে এবং নিয়ম যাচাইয়ের প্রয়োজন এমন প্রশ্নগুলোর ক্ষেত্রে জেনারেটিভ এআই-এ জিজ্ঞাসার বিষয়বস্তু ইনপুট করে খসড়া উত্তর তৈরি করে দক্ষতা উন্নত করা যেতে পারে।
অতিরিক্তভাবে, প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নগুলোর জন্য, কোম্পানির অভ্যন্তরীণ হোমপেজে সেগুলোকে FAQ (প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন) হিসাবে পোস্ট করা প্রয়োজন।
জেনারেটিভ এআই ব্যবহার করে সাধারণ প্রশ্ন ও উত্তর ইনপুট করে ওয়েবসাইটে প্রকাশের জন্য বুলেট পয়েন্ট আকারে খসড়া তৈরি করাও যেতে পারে।
তাছাড়া, নিয়মের সংশোধন প্রয়োজন হলে, জেনারেটিভ এআই প্রস্তাবের খসড়া তৈরির জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।
এই ধরনের অ্যাপ্লিকেশনগুলো জিজ্ঞাসার হ্যান্ডলিং কাজের একটি নির্দিষ্ট শতাংশকে আরও কার্যকর করতে পারে।
তবে, এটি কেবল জিজ্ঞাসা হ্যান্ডলিংকে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ হিসাবে রেখে দেয় এবং জেনারেটিভ এআইকে একটি সরঞ্জাম হিসাবে ব্যবহার করে।
ফলস্বরূপ, দক্ষতার উন্নতি খুবই সীমিত।
ফ্লো-ভিত্তিক কাজের রূপান্তর
উদাহরণ হিসেবে দেওয়া জিজ্ঞাসার নিষ্পত্তি করার কাজটির দক্ষতা সর্বোচ্চ করতে হলে, এই কাজটিকে একটি ফ্লো-তে রূপান্তরিত করতে হবে।
এটি করার জন্য, জিজ্ঞাসা নিষ্পত্তি করার সময় দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি যে কাজগুলো করেন সেগুলোকে বিস্তারিত এবং আনুষ্ঠানিক রূপ দিতে হবে।
- বিভিন্ন চ্যানেলের মাধ্যমে জিজ্ঞাসা গ্রহণ করুন।
- যদি জিজ্ঞাসাটি পূর্বে উত্তর দেওয়া প্রশ্নের অনুরূপ হয় এবং সংশ্লিষ্ট নিয়মে কোনো পরিবর্তন না থাকে, তবে একই উত্তর দিন।
- নতুন জিজ্ঞাসা বা নিয়ম পরিবর্তনের সাথে জড়িত জিজ্ঞাসার জন্য, নিয়মগুলো নিশ্চিত করুন এবং একটি উত্তর খসড়া করুন।
- যাচাই করুন যে খসড়া উত্তরে পুরনো নিয়ম উল্লেখ করা হয়নি বা নিয়মে উল্লেখ নেই এমন কোনো তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা হয়নি।
- উত্তর দেওয়ার আগে অনুমোদনের প্রয়োজন আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন এবং প্রয়োজন হলে অনুমোদন নিন।
- যে চ্যানেলের মাধ্যমে জিজ্ঞাসাটি গ্রহণ করা হয়েছিল সেটির মাধ্যমেই উত্তর দিন।
- জিজ্ঞাসার বিষয়বস্তু, অনুমোদনের ফলাফল এবং উত্তরের ফলাফল জিজ্ঞাসা ইতিহাস ডেটাতে নিবন্ধন করুন।
- নিয়মিতভাবে জিজ্ঞাসা ইতিহাস ডেটা পরীক্ষা করুন এবং প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন ও উত্তর হালনাগাদ করার জন্য খসড়া তৈরি করুন।
- অনুমোদন পাওয়ার পর অভ্যন্তরীণ কোম্পানির হোমপেজ হালনাগাদ করুন।
- নিয়ম হালনাগাদ করা হলে উল্লেখিত নিয়ম ডেটা হালনাগাদ করুন।
- একই সাথে, অতীতের জিজ্ঞাসা ইতিহাস ডেটাতে রেকর্ড করুন যে সংশ্লিষ্ট উত্তর এবং নিয়ম হালনাগাদ হয়েছে।
- নিয়ম পরিবর্তনের কারণে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন ও উত্তরের পর্যালোচনার প্রয়োজন আছে কিনা তা নিশ্চিত করুন এবং প্রয়োজন হলে হালনাগাদ করুন।
উপরে বর্ণিত হিসাবে, সম্পাদিত কাজগুলোর বিবরণ স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করার মাধ্যমে, এই কাজগুলোকে সংযুক্ত করা যেতে পারে, যা নমনীয় পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে একটি স্পষ্ট ফ্লো-ভিত্তিক প্রক্রিয়ায় রূপান্তরিত করবে।
পদ্ধতিবদ্ধকরণের উদাহরণ
এই কর্ম-প্রবাহ তৈরি করার মাধ্যমে পদ্ধতিবদ্ধকরণের পথ পরিষ্কার হয়ে যায়।
পদ্ধতিবদ্ধকরণের জন্য, যদি কর্মীদের কিছু সুবিধার ত্যাগ গ্রহণযোগ্য হয়, তবে একটি বিকল্প হল জিজ্ঞাসার চ্যানেলগুলিকে একীভূত করা।
বিপরীতভাবে, যদি কর্মীদের সুবিধার অগ্রাধিকার দেওয়া হয়, তবে সিস্টেমকে সমস্ত চ্যানেলের মাধ্যমে জিজ্ঞাসা গ্রহণ করার ক্ষমতা বজায় রাখতে হবে।
মূলত, সিস্টেম সরাসরি জিজ্ঞাসা গ্রহণ করবে। শুধুমাত্র মৌখিক জিজ্ঞাসার জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি সেগুলিকে সিস্টেমে ইনপুট করবেন।
একটি জিজ্ঞাসা গ্রহণ করার পর, আইটি সিস্টেম এবং জেনারেটিভ এআই প্রবাহ অনুসরণ করে পরবর্তী কাজের যতটা সম্ভব কার্যকর করবে। প্রাথমিকভাবে, মানব পরীক্ষা এবং অনুমোদন সিস্টেমের জুড়ে ছড়িয়ে থাকবে, এবং মানব অপারেটররা সংশোধন করতে সক্ষম হবেন।
তারপর, জিজ্ঞাসা নিষ্পত্তির জন্য সিস্টেম ব্যবহার করার সময়, যদি জেনারেটিভ এআই কোনো ভুল করে, তাহলে জেনারেটিভ এআই-এর নির্দেশাবলী সতর্কতা, যাচাই করার বিষয়, ভুলের উদাহরণ এবং সঠিক উদাহরণ সহ আপডেট করা উচিত যাতে পুনরাবৃত্তি রোধ করা যায়।
এটি জেনারেটিভ এআই-এর ত্রুটি হ্রাস করতে সহায়তা করে। জেনারেটিভ এআই-এর জন্য নির্দেশাবলী হালনাগাদ করার এই প্রক্রিয়াটি আরও কার্যকর করা যেতে পারে যদি এটিকে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজের পরিবর্তে ফ্লো-ভিত্তিক কাজে রূপান্তরিত করা হয়।
এইভাবে, ফ্লো-ভিত্তিক কাজকে পদ্ধতিবদ্ধ করার মাধ্যমে, এমনকি যে কাজগুলিতে দৃশ্যত মানুষের হস্তক্ষেপের প্রয়োজন হয়, সেগুলিও জেনারেটিভ এআই-কেন্দ্রিক একটি সিস্টেম দ্বারা প্রতিস্থাপিত হতে পারে।
সাধারণ ভুল ধারণা
অনেকের ধারণা, জেনারেটিভ এআই-এর ব্যবসায়িক প্রয়োগ বর্তমানে খুব বেশি কার্যকর নয়, অথবা এটি এখনো প্রাথমিক পর্যায়ে রয়েছে।
তবে, এই ব্যক্তিদের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ প্রায়শই দুই ধরনের ভুল ধারণায় ভোগেন।
প্রথম ভুল ধারণাটি জেনারেটিভ এআইকে একটি সরঞ্জাম হিসেবে ব্যবহারের উপর মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করার ফলে সৃষ্টি হয়।
এখানে যেমন দেখানো হয়েছে, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজের জন্য জেনারেটিভ এআইকে একটি সরঞ্জাম হিসেবে ব্যবহার করলে ব্যবসায়িক দক্ষতা উল্লেখযোগ্যভাবে বাড়ে না। এই অভিজ্ঞতা বা শোনা থেকে এই ভুল ধারণা তৈরি হয়।
দ্বিতীয় ভুল ধারণাটি জেনারেটিভ এআইকে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ সম্পাদনের উপর মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করার ফলে উদ্ভূত হয়।
প্রকৃতপক্ষে, বর্তমান জেনারেটিভ এআইকে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ সম্পাদন করানোর চেষ্টা করলে তা ভালোভাবে কাজ করে না। ফলস্বরূপ, জেনারেটিভ এআই মানুষের দ্বারা সম্পাদিত দায়িত্বগুলি সম্পূর্ণরূপে গ্রহণ করতে পারে না, এবং শুধুমাত্র এই বিষয়টির উপর মনোযোগ দিলে ভুল ধারণা তৈরি হয়।
পরিশেষে
এখানে যেমন আলোচনা করা হয়েছে, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে ফ্লো-ভিত্তিক কাজে রূপান্তরিত করে এবং এটিকে পদ্ধতিবদ্ধ করার মাধ্যমে, নিছক সরঞ্জাম ব্যবহারের চেয়েও বেশি দক্ষতা আশা করা যেতে পারে।
এছাড়াও, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ নিজেই সম্পূর্ণরূপে পরিচালিত না হলেও, একটি ফ্লো-ভিত্তিক প্রক্রিয়ার মধ্যে অনেক স্বতন্ত্র কাজ বর্তমান জেনারেটিভ এআই দ্বারা পরিচালিত হতে পারে। এমনকি প্রাথমিকভাবে অনেক ত্রুটি থাকলেও, নির্দেশাবলী হালনাগাদ করার মাধ্যমে ক্রমাগত উন্নতি অর্জন করা যেতে পারে।
বিকল্পভাবে, প্রয়োজন অনুযায়ী কাজগুলিকে ভাগ করা যেতে পারে, যেমন খসড়া তৈরি করা থেকে যাচাই করাকে আলাদা করা, অথবা বহু-পর্যায়ের যাচাইকরণ বাস্তবায়ন করা।
যদি এই পদ্ধতিতে পদ্ধতিবদ্ধকরণ অর্জন করা যায়, তবে প্রতিটি কাজের সাথে উন্নতি হতে থাকবে এবং সময়ের সাথে সাথে অপারেশনগুলি আরও কার্যকর হবে।
এটি এমন একটি কাজের পদ্ধতি যা স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াটির ধারাবাহিক উন্নতি সক্ষম করে, যেমন কারখানার উৎপাদন এবং আইটি সিস্টেম বাস্তবায়ন।
জেনারেটিভ এআই ব্যবহার করার জন্য, মানসিকতার পরিবর্তন প্রয়োজন: কেবল আপনার নিজের পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি উন্নত না করে, আপনাকে আপনার কাজকে উদ্দেশ্যমূলকভাবে ফ্লো-ভিত্তিক প্রক্রিয়ায় রূপান্তরিত করতে হবে এবং সেগুলিকে পদ্ধতিবদ্ধ করতে হবে।