هل فكرت يومًا في الفرق بين الأداة والنظام؟
الأدوات هي ما نستخدمه لأداء المهام. والأنظمة بالمثل تبسّط المهام.
قد يتخيل البعض أن النظام هو مجرد أداة أكثر تعقيدًا.
ومع ذلك، عندما تُصنّف المهام إلى نوعين — العمل التكراري والعمل المتدفق — يصبح التمييز بين الأدوات والأنظمة واضحًا.
العمل التكراري والعمل المتدفق
العمل التكراري هو عملية إنشاء المخرجات تدريجيًا من خلال التجربة والخطأ المرنة.
في العمل التكراري، تعد مجموعة الأدوات التي يمكن استخدامها بالتبادل لمهام محددة مفيدة.
وعلى العكس من ذلك، فإن العمل المتدفق هو عملية تتقدم تدريجيًا، وتنتج مخرجًا في المرحلة النهائية.
في العمل المتدفق، يساهم وجود نظام لتوجيه تدفق المهام في تحسين الإنتاجية والجودة بشكل كبير.
تحويل العمل المتدفق والمنهجة
العديد من المهام التي يؤديها البشر هي إما عمل تكراري أو جزء من عمل متدفق مُمنهج.
من خلال تحويل العمل التكراري إلى عمل متدفق ثم منجهته، يمكن تعزيز الإنتاجية والجودة بشكل كبير.
الثورة الصناعية وثورة تكنولوجيا المعلومات
تعد الثورة الصناعية وثورة تكنولوجيا المعلومات أمثلة رئيسية لكيفية تحويل العمل التكراري إلى عمل متدفق، ومن ثم منجهته، مما أدى إلى تحسين هائل في الإنتاجية والجودة.
قبل الثورة الصناعية، كان التصنيع يتم كعمل تكراري، حيث كان البشر يستخدمون الأدوات بمهارة ويغيرون الترتيبات والإجراءات بحرية في كل مرة.
وبالمثل، قبل ثورة تكنولوجيا المعلومات، كانت معالجة المعلومات تتضمن استخدام البشر للأدوات بطريقة غير منظمة وتكرارية.
من خلال منجهة هذه العمليات، تمامًا مثل خطوط الإنتاج في المصانع أو أنظمة تكنولوجيا المعلومات التجارية، تم تعزيز الإنتاجية والجودة بشكل كبير.
ومع ذلك، ليس فقط المنهجة بل أيضًا تحويل العمل التكراري إلى عمل متدفق أمر بالغ الأهمية. كانت القدرة على التحويل إلى عمل متدفق هي التي جعلت المنهجة ممكنة في المقام الأول.
ثورة الذكاء الاصطناعي التوليدي
عندما يكون الهدف تحسين الإنتاجية والجودة من خلال الاستفادة من الذكاء الاصطناعي التوليدي في العمليات التجارية، فإن مجرد استخدام الذكاء الاصطناعي كأداة لن يطلق قيمته الحقيقية.
الهدف الأساسي هو تحويل العمل التكراري إلى عمل متدفق، يليه منجهة ذلك العمل المتدفق.
يمكن للذكاء الاصطناعي التوليدي التعامل مع العمل التكراري نظرًا لقدرته على التكيف. ومع ذلك، سواء تم أداؤه بواسطة البشر أو الذكاء الاصطناعي التوليدي، هناك حدود لإنتاجية وجودة العمل التكراري.
لذلك، فإن السعي لتحويل العمل المتدفق ومنجهته أمر بالغ الأهمية.
قد يجادل البعض بأنه لو كان تحويل العمل المتدفق يمكن أن يحسن الإنتاجية والجودة للعاملين البشريين، لكانت مثل هذه المبادرات قد اتخذت حتى قبل ظهور الذكاء الاصطناعي التوليدي.
ومع ذلك، فإن تحويل العمل المتدفق، عندما يعتمد على العاملين البشريين، هو في الواقع مشكلة صعبة للغاية. فالعاملون البشريون لا يستطيعون التكيف الفوري مع التغييرات في مهام العمل أو محتواه.
على العكس من ذلك، عندما يكون العامل ذكاءً اصطناعيًا توليديًا، فمن السهل إعادة تشكيل الأدوار ومحتوى المهمة بشكل تكراري.
على عكس البشر، يمكن للذكاء الاصطناعي التوليدي نسيان الخطوات السابقة، وقراءة وفهم الإجراءات الجديدة على الفور، وأداء المهام بناءً عليها.
لهذا السبب، فإن النهج السائد للاستفادة من الذكاء الاصطناعي التوليدي في الأعمال سيكون تحويل العمل التكراري إلى عمل متدفق ومنجهته لاحقًا.
كفاءة الأعمال باستخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي
دعنا نأخذ مثالاً على كفاءة الأعمال التي تتحقق من خلال الذكاء الاصطناعي التوليدي.
على سبيل المثال، لننظر في مهمة الرد على استفسارات الموظفين حول القواعد الداخلية للشركة.
يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي للبحث في القواعد الداخلية وصياغة الإجابات.
ومع ذلك، هناك احتمال أن يشير الذكاء الاصطناعي التوليدي إلى قواعد قديمة أو أن يولد عن طريق الخطأ إجابات بناءً على معلومات متخيلة غير موجودة في القواعد.
علاوة على ذلك، يمكن أن تأتي الاستفسارات عبر قنوات مختلفة، مثل البريد الإلكتروني، أو أدوات المراسلة، أو الهاتف، أو شخصيًا.
لذلك، لا يزال يتعين على الموظف الذي يتعامل مع الاستفسارات استلامها كما كان من قبل.
يمكن تصور أن الكفاءة يمكن تحسينها من خلال قيام الموظفين بالإجابة على الاستفسارات فورًا عندما يكون ذلك ممكنًا، وبالنسبة لتلك التي تتطلب التحقق من القواعد، إدخال محتوى الاستفسار في الذكاء الاصطناعي التوليدي لتوليد مسودات للإجابات.
بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة للأسئلة المتكررة، من الضروري نشرها على الموقع الداخلي للشركة كـ "الأسئلة الشائعة".
يمكن أيضًا استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي لإدخال أسئلة وأجوبة تمثيلية وتوليد مسودات بنقاط لتضمينها على الموقع الإلكتروني.
علاوة على ذلك، يمكن الاستفادة من الذكاء الاصطناعي التوليدي لمراجعة صياغة المسودة عند الحاجة إلى تعديلات على القواعد.
قد تؤدي مثل هذه الاستخدامات إلى تبسيط نسبة معينة من مهام معالجة الاستفسارات.
ومع ذلك، هذا مجرد تعامل مع معالجة الاستفسارات على أنها عمل تكراري ويستخدم الذكاء الاصطناعي التوليدي كأداة.
وبالتالي، فإن مكاسب الكفاءة من هذا النهج محدودة للغاية.
تحويل العمل المتدفق
لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في مهمة الاستجابة للاستفسارات المذكورة كمثال، يجب تحويل هذه المهمة إلى عمل متدفق.
يتطلب هذا تفصيل وتوثيق الخطوات التي يتخذها الشخص المسؤول عند التعامل مع الاستفسارات:
- استقبال الاستفسارات عبر قنوات متنوعة.
- إذا كان الاستفسار هو نفسه الذي تم الرد عليه مسبقًا ولم تطرأ أي تغييرات على القواعد ذات الصلة، فقدم نفس الإجابة السابقة.
- بالنسبة للاستفسارات الجديدة، أو تلك التي تتضمن تغييرًا في القواعد، قم بمراجعة القواعد وإعداد مسودة رد.
- تحقق مما إذا كانت مسودة الرد تشير إلى قواعد قديمة أو تتضمن معلومات غير منصوص عليها في القواعد.
- تحقق مما إذا كانت الموافقة مطلوبة قبل الرد، واحصل على الموافقة إذا لزم الأمر.
- الرد عبر القناة التي تم من خلالها استلام الاستفسار.
- تسجيل محتوى الاستفسار، ونتيجة الموافقة، ونتيجة الرد في بيانات سجل الاستفسارات.
- فحص بيانات سجل الاستفسارات بشكل دوري لإنشاء تحديثات مقترحة للأسئلة والأجوبة المتكررة.
- تحديث الموقع الداخلي للشركة بعد الحصول على الموافقة.
- عند تحديث القواعد، قم بتحديث بيانات القواعد المشار إليها.
- في نفس الوقت، سجل في بيانات سجل الاستفسارات السابقة أنه قد حدثت ردود ذات صلة وتحديثات للقواعد.
- تحقق مما إذا كانت الأسئلة والأجوبة المتكررة تحتاج إلى مراجعة بسبب تغييرات في القواعد، وقم بالتحديث إذا لزم الأمر.
من خلال توضيح تفاصيل هذه المهام وربطها، يمكن تحويل العمل التكراري المرن إلى عمل متدفق واضح.
مثال على المنهجة
من خلال تحويل المهام إلى عمل متدفق، يصبح المسار نحو المنهجة واضحًا.
عند المنهجة، إذا كان هناك بعض التضحية براحة الموظف مقبولة، فإن أحد الخيارات هو توحيد قنوات الاستفسار.
وعلى العكس من ذلك، إذا كانت راحة الموظف هي الأولوية القصوى، فيجب أن تظل جميع قنوات الاستفسار مفتوحة.
من الأساس، يجب أن يستقبل النظام الاستفسارات مباشرة. فقط في حالة الاستفسارات الشفهية يقوم الإنسان بإدخال التفاصيل إلى النظام.
بعد استلام الاستفسار، سيقوم نظام تكنولوجيا المعلومات والذكاء الاصطناعي التوليدي بأداء أكبر قدر ممكن من المهام اللاحقة وفقًا للتدفق. في البداية، يجب أن تتخلل النظام عمليات تحقق وموافقات بشرية، ويجب أن يكون المشغلون البشريون قادرين على إجراء التصحيحات.
ثم، مع استخدام النظام للتعامل مع الاستفسارات، إذا ارتكب الذكاء الاصطناعي التوليدي خطأً، فيجب تحديث إرشادات الذكاء الاصطناعي بنقاط الحذر، والعناصر التي يجب التحقق منها، وأمثلة الأخطاء، والأمثلة الصحيحة لمنع تكرار الخطأ.
يمكن لهذه العملية أن تقلل من أخطاء الذكاء الاصطناعي التوليدي. ويمكن جعل تحديث إرشادات الذكاء الاصطناعي هذه أكثر كفاءة من خلال تحويلها من عمل تكراري إلى عمل متدفق.
وبهذه الطريقة، من خلال منجهة المهام المحولة إلى عمل متدفق، حتى العمليات التي قد تبدو في البداية تتطلب تدخلًا بشريًا يمكن استبدالها بنظام يركز على الذكاء الاصطناعي التوليدي.
مفاهيم خاطئة شائعة
يعتقد الكثيرون أن التطبيق التجاري للذكاء الاصطناعي التوليدي حاليًا له تأثير ضئيل، أو أنه سابق لأوانه.
ومع ذلك، فإن معظم هؤلاء الأفراد غالبًا ما لديهم نوعان من المفاهيم الخاطئة.
ينبع المفهوم الخاطئ الأول من التركيز على استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي كأداة مجردة.
وكما وضحنا هنا، فإن الاستفادة من الذكاء الاصطناعي التوليدي كأداة للعمل التكراري لا يعزز كفاءة الأعمال بشكل كبير. وينشأ هذا المفهوم الخاطئ من تجربة أو ملاحظة مثل هذه النتائج المحدودة.
ويأتي المفهوم الخاطئ الثاني من التركيز على جعل الذكاء الاصطناعي التوليدي يؤدي العمل التكراري.
في الواقع، غالبًا ما تكون محاولة جعل الذكاء الاصطناعي التوليدي الحالي يؤدي العمل التكراري غير ناجحة. وبالتالي، يستنتج الناس خطأً أن الذكاء الاصطناعي التوليدي لا يمكنه تولي المهام التي يؤديها البشر، بناءً على هذه الملاحظة وحدها.
الخلاصة
كما نوقش، من خلال تحويل العمل التكراري إلى عمل متدفق ومنجهته، يمكن توقع كفاءة أكبر مما لو استخدمت الأدوات وحدها.
علاوة على ذلك، حتى لو لم يتمكن الذكاء الاصطناعي التوليدي من أداء العمل التكراري، فإنه يستطيع التعامل مع العديد من المهام الفردية ضمن عملية العمل المتدفق. وحتى لو كانت هناك العديد من الأخطاء في البداية، يمكن تحقيق تحسين مستمر من خلال تحديث التعليمات.
بدلاً من ذلك، إذا لزم الأمر، يمكن تقسيم المهام، وفصل الصياغة عن التدقيق، أو تنفيذ عمليات تدقيق متعددة المراحل.
إذا أمكن تحقيق المنهجة بهذه الطريقة، فإن التحسينات ستتقدم مع كل مهمة يتم أداؤها، وستصبح العمليات أكثر كفاءة بمرور الوقت.
هذه طريقة عمل تسمح بالتحسين المستمر للآلية نفسها، على غرار إنتاج المصانع ومنجهة أنظمة تكنولوجيا المعلومات.
للاستفادة الفعالة من الذكاء الاصطناعي التوليدي، يلزم تحول في طريقة التفكير: فبدلاً من محاولة تحسين العمل التكراري الخاص بالفرد، يجب على المرء تحويل مهامه بشكل موضوعي إلى عمل متدفق ومنجهتها.