هل فكرت يومًا في الفرق بين الأداة والنظام؟
الأدوات هي أشياء نستخدمها عندما نعمل. والأنظمة، بالمثل، تجعل العمل أكثر كفاءة.
قد يتخيل البعض أن النظام هو مجرد أداة أكثر تعقيدًا.
ومع ذلك، إذا صنفنا العمل إلى نوعين - العمل التكراري والعمل القائم على التدفق - يصبح التمييز بين الأداة والنظام واضحًا بشكل ملحوظ.
التكرار والتدفق
العمل التكراري هو عملية إنشاء مخرج بشكل تدريجي من خلال التجربة والخطأ، مع التكيف بمرونة أثناء التقدم.
بالنسبة للعمل التكراري، تعد مجموعة الأدوات التي تتيح لك اختيار الأداة المناسبة للمهام المحددة مفيدة.
من ناحية أخرى، يتضمن العمل القائم على التدفق التقدم عبر مراحل، وإنتاج المخرج في المرحلة النهائية.
بالنسبة للعمل القائم على التدفق، فإن وجود نظام لتوجيه العمل على طول التدفق يحسن الإنتاجية والجودة بشكل كبير.
تحويل العمل إلى تدفقات وعمليات وتوحيدها
كثير من العمل الذي يؤديه البشر هو إما عمل تكراري أو جزء من عملية تدفق منهجية.
إن تحويل العمل التكراري إلى عمل قائم على التدفق، ومن ثم توحيد منهجيته، يساهم بشكل كبير في تحسين الإنتاجية والجودة.
الثورة الصناعية وثورة تكنولوجيا المعلومات
تُعد الثورة الصناعية وثورة تكنولوجيا المعلومات أمثلة رئيسية على الزيادة الكبيرة في الإنتاجية والجودة من خلال تحويل العمل التكراري إلى عمل قائم على التدفق ومن ثم توحيد منهجيته.
قبل الثورة الصناعية، كانت عملية التصنيع تُنجز كعمل تكراري، حيث كان البشر يستخدمون الأدوات بمهارة، ويغيرون الترتيبات والإجراءات بحرية في كل مرة.
وكانت معالجة المعلومات قبل ثورة تكنولوجيا المعلومات أيضًا عملاً تكراريًا، حيث كان البشر يستخدمون الأدوات ويمضون في العمل بطريقة غير موحدة.
من خلال توحيد منهجية هذه العمليات، مثل خطوط الإنتاج في المصانع وأنظمة تكنولوجيا المعلومات التجارية، تم تعزيز الإنتاجية والجودة.
ومع ذلك، لم يكن التوحيد المنهجي وحده، بل إن تحويل هذا العمل التكراري إلى عمل قائم على التدفق هو أمر بالغ الأهمية. فبسبب تحقيق التحول القائم على التدفق تحديدًا، أصبح التوحيد المنهجي ممكنًا.
ثورة الذكاء الاصطناعي التوليدي
عندما يكون الهدف هو تحسين الإنتاجية والجودة من خلال استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي في الأعمال التجارية، فإن مجرد استخدام الذكاء الاصطناعي كأداة لن يحقق قيمة حقيقية.
الهدف الرئيسي هو تحويل العمل التكراري إلى عمل قائم على التدفق، ومن ثم توحيد منهجية هذا العمل القائم على التدفق.
يمكن للذكاء الاصطناعي التوليدي، القادر على التكيف بمرونة، التعامل مع المهام التكرارية. ومع ذلك، سواء تم تنفيذها بواسطة البشر أو الذكاء الاصطناعي التوليدي، هناك حدود لإنتاجية وجودة العمل التكراري.
لهذا السبب من الأهمية بمكان السعي لتحقيق التحول القائم على التدفق والتوحيد المنهجي.
قد يجادل البعض بأنه إذا كان التحول القائم على التدفق يمكن أن يحسن الإنتاجية والجودة حتى مع العاملين من البشر، لكانت مثل هذه المبادرات قد تم اتخاذها قبل ظهور الذكاء الاصطناعي التوليدي.
ومع ذلك، فإن التحول القائم على التدفق الذي يعتمد على العاملين من البشر يمثل في الواقع مشكلة صعبة للغاية. لا يمكن للعاملين من البشر التكيف فورًا مع التغييرات في المهام أو المحتوى.
من ناحية أخرى، عندما يكون العامل هو الذكاء الاصطناعي التوليدي، يكون من السهل إعادة تكوين المهام ومحتوى المهام من خلال التجربة والخطأ.
على عكس البشر، يمكن للذكاء الاصطناعي التوليدي أن ينسى الخطوات السابقة، ويقرأ ويفهم الإجراءات الجديدة على الفور، ويعمل بناءً عليها.
لذلك، سيكون النهج السائد للاستفادة من الذكاء الاصطناعي التوليدي في الأعمال التجارية هو تحويل العمل التكراري إلى عمل قائم على التدفق وتوحيد منهجيته لاحقًا.
تحسين كفاءة الأعمال باستخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي
دعونا ننظر في مثال على تحسين كفاءة الأعمال باستخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي.
على سبيل المثال، لننظر في مهمة الرد على استفسارات الموظفين حول قواعد الشركة.
باستخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي، يمكن للمرء البحث في قواعد الشركة وصياغة الإجابات.
ومع ذلك، هناك احتمال أن يشير الذكاء الاصطناعي التوليدي إلى قواعد قديمة أو يتخيل ويقدم إجابات غير مذكورة صراحة في القواعد عن طريق الخطأ.
علاوة على ذلك، تأتي الاستفسارات بأشكال مختلفة، مثل البريد الإلكتروني، أو أدوات المراسلة، أو المكالمات الهاتفية، أو التواصل الشفهي.
لذلك، لا يزال يتعين على الموظفين الذين يتعاملون مع الاستفسارات تلقيها كما كان من قبل.
من المتصور أن الكفاءة يمكن تحسينها من خلال الإجابة على الأسئلة التي يمكن معالجتها على الفور، وبالنسبة لتلك التي تتطلب التحقق من القواعد، إدخال محتوى الاستفسار في الذكاء الاصطناعي التوليدي لتوليد مسودات الإجابات.
بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة للأسئلة المتكررة، من الضروري نشرها على الصفحة الرئيسية الداخلية للشركة كـ "أسئلة متكررة" (FAQs).
يمكن أيضًا استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي لإدخال الأسئلة والإجابات النموذجية وإنشاء مسودات ذات نقاط لغرض النشر على الموقع الإلكتروني.
علاوة على ذلك، عندما تكون هناك حاجة إلى مراجعات للقواعد، يمكن الاستفادة من الذكاء الاصطناعي التوليدي لصياغة المقترحات.
قد تجعل مثل هذه التطبيقات نسبة معينة من مهام معالجة الاستفسارات أكثر كفاءة.
ومع ذلك، فإن هذا يترك معالجة الاستفسارات مجرد عمل تكراري ويستخدم الذكاء الاصطناعي التوليدي كأداة.
وبالتالي، فإن مكاسب الكفاءة محدودة للغاية.
تحويل العمل القائم على التدفق
لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في مهمة معالجة الاستفسارات المعطاة كمثال، يجب تحويل هذه المهمة إلى تدفق.
للقيام بذلك، يجب تفصيل وتوحيد المهام التي يؤديها الشخص المسؤول عند معالجة الاستفسارات:
- استقبال الاستفسارات عبر قنوات مختلفة.
- إذا كان الاستفسار هو نفسه الذي تم الرد عليه مسبقًا ولا توجد تغييرات في القواعد ذات الصلة، فقدم نفس الإجابة.
- بالنسبة للاستفسارات الجديدة أو الاستفسارات التي تتضمن تغييرات في القواعد، قم بتأكيد القواعد وصياغة إجابة.
- التحقق من أن مسودة الإجابة لا تشير إلى قواعد قديمة أو تتضمن معلومات غير منصوص عليها في القواعد.
- التحقق مما إذا كان الموافقة مطلوبة قبل الإجابة، والحصول على الموافقة إذا لزم الأمر.
- الرد عبر القناة التي تم من خلالها استلام الاستفسار.
- تسجيل محتوى الاستفسار، ونتيجة الموافقة، ونتيجة الإجابة في بيانات سجل الاستفسارات.
- التحقق بانتظام من بيانات سجل الاستفسارات وإنشاء مسودات لتحديث الأسئلة والأجوبة المتكررة.
- تحديث الصفحة الرئيسية الداخلية للشركة بعد الحصول على الموافقة.
- تحديث بيانات القواعد المرجعية عند تحديث القواعد.
- في الوقت نفسه، تسجيل في بيانات سجل الاستفسارات السابقة أن الإجابات ذات الصلة وتحديثات القواعد قد حدثت.
- التأكد مما إذا كانت الأسئلة والأجوبة المتكررة تحتاج إلى مراجعة بسبب تغييرات في القواعد، وتحديثها إذا لزم الأمر.
من خلال تحديد تفاصيل المهام التي يتم تنفيذها بوضوح، كما هو موضح أعلاه، يمكن ربط هذه المهام، وتحويل العمل التكراري المرن إلى عملية أكثر وضوحًا قائمة على التدفق.
مثال على المنهجية
من خلال إنشاء سير العمل هذا، يصبح الطريق إلى المنهجية واضحًا.
لأغراض المنهجية، إذا كان التضحية ببعض راحة الموظف مقبولة، فإن أحد الخيارات هو توحيد قنوات الاستفسار.
وعلى العكس من ذلك، إذا كانت راحة الموظف ذات أولوية، فيجب أن يحافظ النظام على القدرة على تلقي الاستفسارات عبر جميع القنوات.
بشكل أساسي، يجب أن يتلقى النظام الاستفسارات مباشرة. فقط بالنسبة للاستفسارات الشفهية يجب على الشخص المسؤول إدخالها في النظام.
بعد تلقي الاستفسار، يجب أن يقوم نظام تكنولوجيا المعلومات والذكاء الاصطناعي التوليدي بتنفيذ أكبر قدر ممكن من العمل اللاحق، باتباع سير العمل. في البداية، يجب أن تتخلل الفحوصات والموافقات البشرية النظام، ويجب أن يتمكن المشغلون البشريون من إجراء التصحيحات.
ثم، مع استخدام النظام لمعالجة الاستفسارات، إذا ارتكب الذكاء الاصطناعي التوليدي خطأً، فيجب تحديث التعليمات الموجهة إلى الذكاء الاصطناعي التوليدي بتحذيرات، ونقاط للتحقق، وأمثلة على الأخطاء، وأمثلة صحيحة لمنع تكرارها.
يتيح هذا تقليل أخطاء الذكاء الاصطناعي التوليدي. ويمكن جعل عملية تحديث التعليمات للذكاء الاصطناعي التوليدي أكثر كفاءة إذا تم تحويلها إلى مهمة قائمة على التدفق بدلاً من مهمة تكرارية.
وبهذه الطريقة، من خلال توحيد العمل القائم على التدفق، يمكن استبدال المهام التي تبدو وكأنها تتطلب تدخلاً بشريًا بنظام يتمحور حول الذكاء الاصطناعي التوليدي.
مفاهيم خاطئة شائعة
يرى الكثيرون أن تطبيقات الذكاء الاصطناعي التوليدي في مجال الأعمال ليست فعالة جدًا في الوقت الحالي، أو أنها سابقة لأوانها.
ومع ذلك، يقع عدد كبير من هؤلاء الأفراد غالبًا في نمطين من سوء الفهم.
ينشأ سوء الفهم الأول من التركيز على استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي كأداة.
كما هو موضح هنا، فإن الاستفادة من الذكاء الاصطناعي التوليدي كأداة للمهام التكرارية لا يعزز كفاءة الأعمال بشكل كبير. وتجربة ذلك أو السماع عنه يؤدي إلى هذا المفهوم الخاطئ.
ينبع سوء الفهم الثاني من التركيز على جعل الذكاء الاصطناعي التوليدي ينفذ المهام التكرارية.
في الواقع، فإن محاولة جعل الذكاء الاصطناعي التوليدي الحالي يؤدي المهام التكرارية لا يعمل بشكل جيد. وبالتالي، لا يمكن للذكاء الاصطناعي التوليدي أن يتولى بشكل كامل المهام التي يؤديها البشر، والتركيز فقط على هذه النقطة يؤدي إلى سوء الفهم.
أخيراً
كما نوقش هنا، من خلال تحويل العمل التكراري إلى عمل قائم على التدفق وتوحيد منهجيته، يمكن توقع كفاءة أكبر مما يمكن تحقيقه باستخدام الأدوات المجردة.
علاوة على ذلك، حتى لو لم يكن بالإمكان التعامل مع العمل التكراري نفسه بشكل كامل، فإن العديد من المهام الفردية ضمن عملية قائمة على التدفق يمكن إدارتها بواسطة الذكاء الاصطناعي التوليدي الحالي. وحتى لو كانت هناك العديد من الأخطاء الأولية، يمكن تحقيق التحسين المستمر من خلال تحديث التعليمات.
بدلاً من ذلك، يمكن تقسيم المهام حسب الحاجة، وفصل الصياغة عن التدقيق، أو تنفيذ تدقيق متعدد المراحل.
إذا أمكن تحقيق المنهجية بهذه الطريقة، فإن التحسينات ستتقدم مع كل مهمة، وستصبح العمليات أكثر كفاءة بمرور الوقت.
هذه طريقة عمل تتيح التحسين المستمر للآلية نفسها، على غرار الإنتاج في المصانع وتنفيذ أنظمة تكنولوجيا المعلومات.
للاستفادة من الذكاء الاصطناعي التوليدي، يتطلب الأمر تحولاً في العقلية: بدلاً من مجرد تحسين مهامك التكرارية، تحتاج إلى تحويل عملك بشكل موضوعي إلى عمليات قائمة على التدفق وتوحيد منهجيها.